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Créer un accès invité pour un organisme demandeur non-utilisateur

Guide concernant les organismes receveurs (GCOR) 
Les organismes invités pourront se référer à l'aide en ligne disponible dans l'assistant à l'accès invité (étapes 1 à 9 ci-dessous).

Sommaire :
Un coordonnateur receveur peut, via le menu de navigation Raccourci, inviter la personne-ressource d'un organisme demandeur non-utilisateur à accéder HSPnet en tant qu'utilisateur "invité" temporaire. L'utilisateur invité pourra soumettre une ou plusieurs demande(s) de stage pour un milieu spécifique grâce à son compte temporaire et recevra par la suite des courriels d'information lorsque ses demandes auront été acceptées, refusées ou annulées.

Généralités
Les organismes receveurs (OR) peuvent gérer les demandes de stage (DS) d'organismes demandeurs (OD) non-utilisateurs grâce à l'écran Raccourci qui leur permet d'entrer les informations relatives aux stages et aux étudiants (après avoir obtenu leur consentement). Les OR peuvent aussi confirmer pour l'OD une demande de stage acceptée.

Un coordonnateur receveur (CR) peut également utiliser l'écran Raccourci pour envoyer par courriel à une personne-ressource d'un établissement non-utilisateur un lien vers l'accès invité. Le lien mène à un assistant qui guide la saisie des informations requises (informations de l'étudiant , formulaire de consentement, etc.). Une fois soumise, la demande de stage créée par l'invité est envoyée à la boîte d'entrée du coordonnateur receveur où elle sera traitée de la même manière que les autres demandes.

Le lien vers l'accès invité est valide pendant 7 jours et l'invité peut envoyer une ou plusieurs demandes de stage à un site spécifié par le CR pendant toute cette durée. Une fois la demande envoyée, l'invité sera averti par courriel lorsque le statut de la demande devient AccR (acceptée par l'organisme receveur), RefR (refusée par l'organisme), ou Ann (annulée).

Envoyer une invitation à l'accès invité

 

Pour inviter un non-utilisateur à accéder à HSPnet: 

  1. Cliquez sur Raccourci dans le menu de navigation à gauche.
  2. Dans la Vue actuelle, sélectionnez l'organisme qui correspond le mieux à l'établissement du demandeur (ex. Organismes demandeurs - Québec Non utilisateurs ou encore Organismes demandeurs - Alberta, etc.)
  3. Sélectionnez le département et le programme d'études relatifs à la demande de la personne non utilisatrice. **Si le programme d'études n'est pas disponible dans le menu déroulant, utilisez le lien pour demander l'ajout de ce nouveau programme au centre d'assistance de HSPnet.

4. Sélectionnez les site et service souhaités ainsi que la destination si elle est connue.

 

NOTE : L'invité peut changer le service ou la destination avant de soumettre sa demande, mais il ne lui est pas possible de changer le site.

 

5. Dans la section Organisme demandeur, entrez les nom et prénom de votre invité ainsi que son adresse courriel. Ces informations sont obligatoires.

6. Cliquez sur Envoyer un courriel d'invitation d'accès invité pour envoyer le lien.


Le lien pour l'accès invité fournit l'accès sécurisé à un assistant équivalent à votre écran raccourci. L'assistant permet à l'invité d'entrer une ou plusieurs demande(s) de stage pour le site que vous avez spécifié.

 

Référez-vous à l'annexe qui contient des captures d'écran de l'assistant à l'accès invité au cas où l'invité aurait des questions à ce sujet ou si vous avez besoin de signaler un problème au centre d'assistance de HSPnet en leur nom.

 

MERCI DE NE PAS DIRIGER LES INVITÉS VERS LE CENTRE D'ASSISTANCE DE HSPnet QUELLE QU'EN SOIT LA RAISON – l'équipe HSPnet n'a pas les ressources pour aider les personnes non utilisatrices de HSPnet.


Gérer les demandes issues de l'accès invité

Une demande envoyée par un invité peut être gérée de la même manière que les autres demandes de stage créées dans l'écran raccourci :

  1. La nouvelle demande de stage apparaîtra avec les autres demandes en attente dans votre écran de bienvenue et peut être acceptée/refusée ou réacheminée à un agent de destination.
  2. Si le formulaire de consentement est téléversé par l'invité ou envoyé par la suite par télécopie ou courriel, le CR a l'autorisation de gérer les données étudiant y compris le(s) profil(s) étudiant.
  3. Si la demande de stage est acceptée, un CR doit confirmer la demande à la place de l'invité.

Rappelez-vous

  • Le lien vers l'accès invité expire après 7 jours. Si l'invité n'utilise pas le lien durant cette période, le CR devra lui envoyer une nouvelle invitation.
  • Les invités ont la permission d'entrer le nom et l'adresse courriel d'un étudiant si le formulaire de consentement de l'étudiant est téléversé lors de la création de la demande. Si le formulaire de consentement n'est pas téléversé, ils devront seulement entrer les initiales de l'étudiant.
  • Les invités ne peuvent pas éditer une demande après sa création (par ex. pour corriger des erreurs, affecter ou réaffecter des étudiants ou téléverser un formulaire de consentement). Tous les changements devront être relayés au CR par courriel ou par un autre moyen afin que ce dernier mette à jour la demande dans HSPnet.
  • Comme pour toute demande créée dans l'écran Raccourci, si un formulaire de consentement étudiant est téléversé par l'invité ou envoyé ultérieurement, le CR peut gérer les données de l'étudiant dans HSPnet y compris le profil étudiant.
  • L'invité recevra de façon automatique un courriel de HSPnet lorsqu'il aura soumis avec succès une demande de stage en utilisant l'assistant d'accès invité. Le courriel fournira le numéro de référence de la demande qui pourra être utilisé par la suite pour toute correspondance avec le CR.
  • L'invité recevra également un courriel lorsque le statut de sa demande sera changé en AccR, RefR ou Ann. Tous les courriels automatisés incluent l'avertissement "Ne pas répondre" ainsi que des instructions pour communiquer avec le CR pour obtenir de l'aide concernant l'utilisation de l'assistant. Assurez-vous de mentionner à l'invité qu'il doit vérifier son dossier Pourriel s'il ne reçoit pas les courriels automatisés de HSPnet.

 

Assistance
Les utilisateurs invités ne peuvent pas obtenir l'aide du centre d'assistance car ils ne sont pas des utilisateurs de HSPnet.  

 

Seuls les utilisateurs de HSPnet peuvent communiquer avec assistance@hspcanada.net pour obtenir de l'aide concernant l'envoi d'un courriel d'invitation à un organisme demandeur non utilisateur ou pour signaler un problème de la part d'un invité si ce problème concerne le système HSPnet. Le centre d'assistance HSPnet ne peut pas aider directement les utilisateurs invités ni traiter des problèmes en lien avec leur navigateur, leur courriel, etc.

ANNEXE – Écrans de l'accès invité

Assistant – Étape 1: Écran d'accueil et instructions

Assistant – Étape 2: coordonnées des personnes-ressources

Assistant – Étape 3: Programme d'études y compris nom du cours, année du programme et type de stage

 Assistant – Étape 4: Lieu du stage – l'invité peut seulement changer le service et la destination

Assistant – Étape 5: Renseignements sur le stage (dates, horaires et durée totale du stage en heures)

Assistant – Étape 6A: Données de l'étudiant – initiales seulement si le formulaire de consentement n'est pas téléversé

Assistant – Étape 6B: Données de l'étudiant – nom complet et adresse courriel optionnelle si le formulaire de consentement est téléversé

Assistant – Étape 7: Commentaires


Assistant – Étape 8: Réviser– l'invité a une dernière chance d'effectuer des changements dans les écrans précédents avant de soumettre la demande

Assistant – Étape 9: Remerciements et notification de la référence de la demande de stage l'invité peut cliquer sur le lien pour envoyer une autre demande