OD - Divulgation des courriels et jour/mois de naissance des étudiant.e.s pour accès informatique

Guide pour organismes demandeurs

Sommaire :
Les organismes demandeurs peuvent divulguer les addresses courriel des étudiantsétudiant.e.s à l'organisme receveur en configurant la fonction dans l'écran de gestion du département.

Généralités :
Plusieurs sites receveurs émettent un compte réseau ou un accès informatique aux étudiantsétudiant.e.s et un mécanisme sécurisé est nécessaire pour livrer leurs coordonnées de connexion. Les coordonnateurs receveurs utilisent le rapport de Liste d'accès/sécurité pour produire une liste des étudiantsétudiant.e.s affectésaffecté.e.s aux stages confirmés à venir et qui nécessitent un accès informatique. L'assistant de rapport comprend les noms des étudiants,étudiant.e.s, leur numéro identifiant HSPnet, le lieu de stage, ainsi que les dates. Si le rapport est produit aux fins de gestion des comptes informatiques, l'addresse courriel de l'étudiantétudiant.e sera incluse dans le rapport.

Notez que la divulgation des adresses courriel des étudiantsétudiant.e.s par le rapport de liste d'accès/sécurité n'est pas automatique. Les organismes demandeurs peuvent configurer cette fonction de divulgation à la demande des sites qui ont besoin de cette information. Si les sites dans votre organisme nécessitent cette information, vous pouvez activer la fonction dans l'écran de gestion de votre Département.   La procédure est la même pour "« Divulguer la date/mois de naissance de l'étudiant"étudiant ». Cette option se situe juste en-dessous de la ligne pour divulguer le courriel.

Notez les principes suivants couvrant la divulgation de l'adresse courriel de l'étudiantétudiant.e pour le rapport de liste d'accès/sécurité:

• Seul le courriel principal de l'étudiantétudiant.e est divulgué; ceci est normalement le courriel émis par l'établissement d'enseignement. Nous recommandons de ne pas entrer les adresses courriel personnelles des étudiantsétudiant.e.s comme courriel principal à leurs dossiers.
• Le nom et adresse courriel de l'étudiantétudiant.e ne sont divulgués que si le stage est accepté et confirmé.
• Le rapport avertit l'organisme receveur que l'accès à ces détails est limité à la configuration de l'accès de l'étudiantétudiant.e pour les besoins de son stage.
• Chaque utilisation de la liste d'accès sécurité est répertoriée dans un historique et cet historique est revu par le comité de gestion des données HSPnet semi-annuellement.