Demande de divulgation du courriel ou jour/mois de naissance de l'étudiant

Guide pour organismes receveurs

Sommaire :
Ce guide explique la manière de configurer le profil de l'organisme receveur pour exiger la divulgation de l'adresse courriel de l'étudiant et/ou du jour/mois de naissance de l'étudiant (selon le cas) aux fins d'approvisionnement informatique.

Généralités :

L'adresse courriel de l'étudiant et son jour et mois de naissance peuvent être saisis par l'organisme demandeur dans le profil de l'étudiant et communiqués à l'organisme receveur afin de configurer l'accès de l'étudiant aux réseaux et applications de cet organisme. Ces données ne sont pas obligatoires pour l'organisme demandeur, mais peuvent être requises par l'organisme receveur. En configurant cette demande comme une condition préalable applicable aux stages, l'organisme receveur peut s'assurer que ces données lui seront mises à disposition. Lorsqu'elle est activée, cette fonction a les effets suivants :

• pour les programmes utilisant HSPnet (avec un coordinateur demandeur actif), un avertissement de rappel apparaîtra sur la fiche d'affectation lorsque les données demandées (courriel de l'étudiant et/ou jour/mois de naissance de l'étudiant) n'ont pas été saisies sur le profil de l'étudiant
• pour l'entrée de stages par un programme non-utilisateur de HSPnet par l'écran « invité », les champs de données correspondants deviendront obligatoires.

Configuration de la demande de divulgation des données Étape 1 Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Maintenance > Configuration Cliquez sur Configuration de l'organisme > Organismes Trouvez votre organisme dans la liste et ouvrez le Profil Notez : vous pouvez ouvrir le profil de l'organisme en cliquant le lien en haut à droite depuis le profil de tout site ou destination dans l'organisme.
Étape 2 Cliquez sur Préalables puis sur le bouton Ajouter (signe plus)
Étape 3 Sélectionnez l'option de Préalable standard puis l'une des entrées suivantes : Require release of student email for delivery of network/computer account information Require release of student day and month of birth for delivery of network/computer account information Si désiré, entrez une section ou description afin d'organiser cette entré avec les autres préalables sur le profil Sauvegardez avec le crochet vert

Une fois configurée, le préalable correspondant apparaîtra dans la liste des préalables sur le profil de l'organisme.
Les utilisateurs de l'accès invité devront compléter les champs de données demandés (courriel et/ou jour/mois de naissance) lors de l'entrée des données de stage.
Les coordonnateurs demandeur recevront un avertissement si les données demandées ne sont pas présentes sur le profil des étudiants affectés aux stages.

Rappels

• Le préalable de divulgation du courriel et du jour/mois de naissance peuvent être configurés indépendemment.
• L'organisme demandeur doit configurer la divulgation du courriel et/ou du jour/mois de naissance leur écran de Maintenance > Départements. Cette configuration sera appliquée à tous leurs programmes sous le département. Veuillez vous référer au guide Divulgation des courriels des étudiants pour accès informatique pour plus de détails.
• Pour plus de détails sur la gestion de Préalables sur les profils des organismes receveurs, consulter le guide Profils des organismes receveurs (OR).