OR - Demande de divulgation du courriel ou jour/mois de naissance de l'étudiant

Guide pour organismes receveurs

Sommaire :
Ce guide explique la manière de configurer le profil de l'organisme receveur pour exiger la divulgation de l'adresse courriel de l'étudiant et/ou du jour/mois de naissance de l'étudiant (selon le cas) aux fins d'approvisionnement informatique.

Généralités :

L'adresse courriel de l'étudiant et son jour et mois de naissance peuvent être saisis par l'organisme demandeur dans le profil de l'étudiant et communiqués à l'organisme receveur afin de configurer l'accès de l'étudiant aux réseaux et applications de cet organisme. Ces données ne sont pas obligatoires pour l'organisme demandeur, mais peuvent être requises par l'organisme receveur. En configurant cette demande comme une condition préalable applicable aux stages, l'organisme receveur peut s'assurer que ces données lui seront mises à disposition. Lorsqu'elle est activée, cette fonction a les effets suivants :

• pour les programmes utilisant HSPnet (avec un coordinateur demandeur actif), un avertissement de rappel apparaîtra sur la fiche d'affectation lorsque les données demandées (courriel de l'étudiant et/ou jour/mois de naissance de l'étudiant) n'ont pas été saisies sur le profil de l'étudiant
• pour l'entrée de stages par un programme non-utilisateur de HSPnet par l'écran « invité », les champs de données correspondants deviendront obligatoires.

Configuration de la demande de divulgation des données Étape 1 Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Maintenance > Configuration Cliquez sur Configuration de l'organisme > Organismes Trouvez votre organisme dans la liste et ouvrez le Profil Notez : vous pouvez ouvrir le profil de l'organisme en cliquant le lien en haut à droite depuis le profil de tout site ou destination dans l'organisme.   NOTE IMPORTANTE : Dans les régions qui comptent plus d'un organisme de santé, sélectionnez votre région. Vous préciserez les sites pour lesquels la demande de divulgation est faite à la prochaine étape.
Étape 2 Cliquez sur Préalables puis sur le bouton Ajouter (signe plus)
Étape 3 Sélectionnez l'option de Préalable standard puis l'une des entrées suivantes : Divulgation du courriel de l'étudiant aux fins d'activation de comptes de réseau/informatiques Divulgation des date/mois de naissance de l'étudiant aux fins d'activation de comptes de réseau/informatiques Si désiré, entrez une section ou description afin d'organiser cette entrée avec les autres préalables sur le profil Sauvegardez avec le crochet vert

Une fois configuré, le préalable correspondant apparaîtra dans la liste des préalables au  profil de l'organisme.   NOTE: pour les organismes dans un région où se trouvent plusieurs établissements de santé, cliquez sur l'icône verte. Une fenêtre s'ouvrira. Sélectionnez les sites et destinations de votre organisme pour lesquels la demande de divulgation est applicable. Cliquez sur le crochet quand vous aurez terminé.
Les utilisateurs de l'accès invité devront compléter les champs de données demandés (courriel et/ou jour/mois de naissance) lors de l'entrée des données de stage.
Les coordonnateurs demandeurs recevront un avertissement si les données demandées ne sont pas présentes au profil des étudiants affectés aux stages.

Rappels

• Le préalable de divulgation du courriel et du jour/mois de naissance peuvent être configurés indépendemment.
• L'organisme demandeur doit configurer la divulgation du courriel et/ou du jour/mois de naissance à partir de leur écran de Maintenance > Départements. Cette configuration sera appliquée à tous leurs programmes sous le département. Veuillez vous référer au guide Divulgation des courriels des étudiants pour accès informatique pour plus de détails.
• Pour plus de détails sur la gestion de Préalables sur les profils des organismes receveurs, consultez le guide Profils des organismes receveurs (OR).