OR - Demande de divulgation du courriel ou jour/mois de naissance de l'étudiant

Guide pour organismes receveurs

Sommaire :
Ce guide explique comment configurer le profil de l'organisme receveur pour demander l'adresse courriel de l'étudiant et/ou du jour/mois de naissance de l'étudiant à des fins d'approvisionnement informatique.

Généralités :

Afin que les organismes receveurs aient accès aux adresses courriel et/ou jour/mois de naissance des étudiants, l'organisme demandeur doit configurer la divulgation du courriel et/ou du jour/mois de naissance à partir de l'écran de Maintenance > Départements. (Voir Rappels ci-bas). L'adresse courriel de l'étudiant et son jour et mois de naissance doivent être saisis par l'organisme demandeur dans le profil de l'étudiant. Ils pourront ensuite être partagés à l'organisme receveur afin que celui-ci puisse configurer l'accès des étudiants au réseau et applications de cet organisme.

Afin d'activer cette fonctionnalité, l'organisme receveur devra signifier ses besoins comme conditions préalables à l'arrivée en stage. Lorsqu'elle est activée, cette fonction a les effets suivants :

• pour les programmes utilisant HSPnet (avec un coordinateur demandeur actif), un message apparaîtra sur la fiche d'affectation lorsque les données demandées (courriel de l'étudiant et/ou jour/mois de naissance de l'étudiant) n'ont pas été saisies dans le profil de l'étudiant.
• pour l'entrée de stages par un programme non-utilisateur de HSPnet par l'écran « invité », les champs de données correspondants deviendront obligatoires.

Configuration de la demande de divulgation des données   Étape 1 Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Maintenance > Configuration Cliquez sur Configuration de l'organisme > Organismes Trouvez votre organisme dans la liste et ouvrez le Profil Notez : vous pouvez ouvrir le profil de l'organisme en cliquant le lien en haut à droite depuis le profil de tout site ou destination dans l'organisme.   NOTE IMPORTANTE : Dans les régions qui comptent plus d'un établissement de santé, sélectionnez votre région. Vous préciserez les sites pour lesquels la demande de divulgation est faite à la prochaine étape.
Étape 2 Cliquez sur Préalables puis sur le bouton Ajouter (signe plus)
Étape 3 Sélectionnez l'option de Préalable standard puis l'une des entrées suivantes : Divulgation du courriel de l'étudiant aux fins d'activation de comptes de réseau/informatiques Divulgation des date/mois de naissance de l'étudiant aux fins d'activation de comptes de réseau/informatiques Si désiré, entrez une section ou description (optionnel) afin d'organiser cette entrée avec les autres préalables sur le profil Sauvegardez avec le crochet vert

Une fois configuré, le préalable sélectionné apparaîtra dans la liste des préalables dans le profil de l'organisme.   Pour les organismes dans une région où se trouvent plusieurs établissements de santé, cliquez sur l'icône verte. Une fenêtre s'ouvrira. Sélectionnez les sites et destinations pour lesquels la demande de divulgation est applicable. Cliquez sur le crochet vert quand vous aurez terminé.
Les utilisateurs de l'accès invité devront compléter les champs de données demandés (courriel et/ou jour/mois de naissance) lors de l'entrée des données de stage.
Les coordonnateurs demandeurs recevront un avertissement si les données demandées ne sont pas présentes au profil des étudiants affectés aux stages.

Rappels

• Le préalable de divulgation du courriel et du jour/mois de naissance peuvent être configurés indépendamment.
• L'organisme demandeur doit configurer la divulgation du courriel et/ou du jour/mois de naissance à partir de leur écran de Maintenance > Départements. Cette configuration sera appliquée à tous leurs programmes sous le département. Veuillez vous référer au guide Divulgation des courriels des étudiants pour accès informatique pour plus de détails.
• Pour plus de détails sur la gestion de Préalables pour les organismes receveurs, consultez le guide Profils des organismes receveurs (OR).