Archivage des données HSPnet

Généralités

Le système HSPnet a été lancé en 2003 et la plupart des provinces ont accumulé jusqu'à plusieurs années de données. Au fur et à mesure que la taille de la base de données augmente, la performance du système affecte tous les utilisateur

Débutant en 2013, un processus annuel d'archivage a été introduit pour résoudre cette question en séparant les données HSPnet en données en ligne maintenues dans le système « actif » pour accès instantané, et en données archivées qui sont disponibles sur une base limitée.

Les données en ligne comprennent :

• Les données de base – tous les dossiers non-stage, y compris les étudiants, le personnel, et les informations de configuration des organismes demandeurs (programmes, cours) et organismes receveurs (sites, services, et destinations).
• Les données de stage – chaque « transaction » de stage qui se passe entre des organismes demandeur et receveur.

Les données archivées comprennent les anciennes données de stage seulement, disponibles pour analyse de données historiques ou si nécessaire, pour être mises à jour manuellement si des corrections importantes sont nécessaires.

Les données archivées ne seront pas disponibles dans les écrans des utilisateurs (par ex. boîte d'entrée / de sortie) ou dans les rapports et assistants de routine qui mettent l'accent sur les stages récents et à venir. Cependant, tous les écrans d'historique de stage des étudiants, des enseignants et des superviseurs/précepteurs conserveront un historique longitudinal complet des stages attribués, disponible en données modifiables en ligne (3-4 années scolaires) et en lecture seule pour les données archivées. Voir l'annexe 1 pour des exemples d'écrans avant et après le processus d'archivage.

Annuellement, le 1^er septembre, une autre année de données de stage anciennes (stages se terminant avant le 31 août) seront ajoutées à l'archive, afin de réduire le système actif à un minimum constant de 3 années scolaires, ainsi que tous les stages à venir ou futurs.

Processus d'archivage annuel

Le processus annuel d'archivage comportera trois activités importantes:

1. Avis aux utilisateurs – le centre d'assistance publiera un « décompte vers l'archivage » affiché sur la page de connexion de chaque province.

2. Publication d'assistants de pré-archivage – le centre d'assistance publiera des modèles dans les assistants principaux pour aider les utilisateurs avec l'étape C – voir l'annexe 3 pour les instructions.

3. Préparation des données par les utilisateurs – selon les besoins, les utilisateurs peuvent se servir de la période d'avis pour :

   • Produire des rapports sur les données anciennes qui ne seront plus en ligne après l'archivage; et
   • Effectuer des mises à jour finales sur les anciens stages qui seront en lecture seule après l'archivage (par ex. mettre à jour les heures de stage d'un étudiant ou précepteur).
   • Archivage planifié :  début septembre (un samedi soir) – toutes les bases de données seront temporairement indisponibles pendant que la plus ancienne année de données est archivée.

Accès aux données après l'archivage

Durant l'archivage, les données de stage anciennes seront restructurées ou « dénormalisées » afin d'assurer qu'elles peuvent être stockées et analysées indépendamment du système actif. La dénormalisation est bénéfique car cela assure que les données archivées peuvent continuer à augmenter au fil du temps sans impact sur la performance, et cela réduit la charge de travail associée au maintien et à recherche dans la base de données. Par contre, les différences structurelles entre les données en ligne et archivées auront un impact quand les données de stage seront analysées au fil du temps. Par exemple, l'accès aux données dans les bases de données en ligne et archivées auront besoin de requêtes différentes pour obtenir des données identiques ou équivalentes. Pour cette raison, des initiatives qui impliquent des données historiques nécessiteront des rapports personnalisés séparés pour chaque base de données.

Par exemple – une analyse de stages confirmés pour 2008/09 et 2009/10 nécessite deux rapports personnalisés :

• 2008/09 – données archivées incluant les stages jusqu'au 31 août 2009;
• 2009/10 – données en lignes incluant les stages à partir du 1^er septembre 2009 ou plus tard.

Pour des raisons de coût, certaines données ne seront pas gardées durant l'archivage car elles ont peu ou pas d'utilité en dehors de la base de données active lors d'analyse courante. Par exemple, un indicateur qui servait à planifier un rappel serait supprimé, tout comme des données utilisées pour créer une fiche de travail qui sera vide après l'archivage. Consultez l'annexe 2 pour une liste des données qui ne seront pas archivées. Notez qu'une sauvegarde complète de la base de données sera faite avant chaque archivage, afin d'assurer, si nécessaire, le rétablissement de la base de données pour répondre à une demande imprévue d'accès (par exemple, des recherches spéciales ou une contestation judiciaire).