Courriels planifiés aux superviseurs

Guide concernant les organismes demandeurs (GCOD)

Sommaire:
Les coordonnateurs demandeurs peuvent planifier une communication par courriel selon un modèle construit dans le module de correspondance pour tous les superviseurs (précepteurs) affectés à un cours.

Généralités
L'écran de maintenance des cohortes vous permet de planifier une communication par courriel pour un cours à venir ou récent (s'étant terminé dans les 30 derniers jours).Les courriels seront envoyés à tous les superviseurs affectés à condidtion que la demande de stage ait été acceptée par l'organisme (AccR) ou confirmée.
Cette fonctionnalité est typiquement utilisée pour :

envoyer un courriel de rappel une semaine avant la date de début du stage; ou
envoyer un courriel de remerciements à la fin du stage.

NOTE : Veuillez communiquer avec le centre d'assistance à assistance@hspcanada.net pour activer cette fonctionnalité pour votre programme d'études.

Planifier un courriell Dans l'écran de Maintenance des Cohortes, cliquez sur modifier pour un cours. Cochez la case "Envoyer un courriel automatique aux précepteurs" et sélectionner une date d'envoi. Dans l'exemple ci-dessous, le courriel sera envoyé une semaine avant le début du stage Sélectionnez un modèle de correspondance dans le menu déroulant et sauvegardez vos changements
Un drapeau apparaîtra maintenant sur votre écran pour indiquer qu'une communication à venir est planifiée. Passez votre souris sur le drapeau pour afficher la date d'envoi. Éditez le cours pour changer la date d'envoi ou pour annuler la communication en décochant la case de l'étape 2.
Rappelez-vous Une communication planifiée peut être changée ou annulée à tout moment avant la date planifiée d'envoi. Il n'est possible de planifier qu'un courriel à la fois, cependant vous pouvez modifier le cours pour planifier une nouvelle communication un fois que la date de communication planifiée courante est passée. Les courriels sont envoyés à 8 pm heure du Pacifique le soir précédent la date planifiée afin de permettre la livraison avant le début des heures ouvrées dans tous les fuseaux horaires.