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Utilisation des logos d'un organisme

Guide concernant les organismes demandeurs et receveurs (GCOD GCOR)

Sommaire:
Les organismes sont encouragés à accroître la reconnaissance de leurs documents produits par HSPnet, en envoyant le logo qui sera utilisé sur leurs formulaires de consentement étudiants, de demande de stage (envoyés au format PDF aux sites n'utilisant pas HSPnet) et leur correspondance personnalisée telle que les lettres et les formulaires. Ce document décrit les usages limités du logo de chaque organisme, et les contrôles qui sont mis en place pour en vérifier l'usage approprié.

Généralités:
Beaucoup d'organismes utilisant HSPnet choisissent de personnaliser les documents utilisés produits par le système comme suit :

Type d'organisme

Utilisation du logo

Détails / utilisations limitées

Organismes demandeurs (établissement d'enseignement)

Téléversement par outil crypté du logo, pour insertion future dans

  • Les formulaires de consentement des étudiants
  • Les formulaires de demande de stage


    Voir exemples A et B
  • Le logo est transmis de façon cryptée lors du téléversement par l'utilisateur (après implémentation) ou un membre de l'équipe HSPnet (avant implémentation) et est conservé dans une partie sécurisée de la base de données
  • Le logo est inséré dans un formulaire de consentement HSPnet de sorte que les étudiants signent une version personnalisée du formulaire pour leur établissement d'enseignement
  • Quand un établissement d'enseignement envoie une demande de stage via HSPnet à un site non-utilisateur, le logo est inséré dans un formulaire de demande de stage au format PDF pour distribution par pièce-jointe ou via courrier/fax par copie papier

Organismes demandeurs ou receveurs

Téléversement par outil crypté du logo, pour utilisation optionnelle dans la correspondance produite par l'utilisateur depuis HSPnet

Voir exemple C

  • L'utilisateur HSPnet développe un modèle de correspondance (p.ex. une lettre type, un avis, un formulaire de dispense pour signature d'étudiant) et choisit d'insérer le logo de l'organisme (disponible en PDF seulement)
  • L'utilisateur produit le document suivant leur modèle et distribue en format PDF par pièce-jointe ou copie papier.


Bénéfices pour les organismes et utilisateurs

  • Les formulaires de consentement personnalisés ont plus de chance d'être reconnus et appréciés des étudiants, donc plus enclins à être signés, quant le programme d'études est clairement identifié sur le formulaire.
  • Les établissements d'enseignement signalent que les sites sont plus portés à considérer ou accepter une demande de stage quand le formulaire (ou la lettre) est familier et personnalisé au moyen d'un logo.
  • Les documents produits depuis le module de correspondance de HSPnet peuvent être personnalisés avec le logo de l'établissement d'enseignement ou du site demandeur pour accroître la reconnaissance par les destinataires et l'aspect professionnel des documents.
  • La production automatisée de documents PDF, avec le logo de l'organisme inséré, permet de diminuer les coûts, l'impact sur l'environnement et de rationaliser l'impression plutôt que d'imprimer sur papier en-tête de l'organisme et de distribuer par moyens traditionnels (fax ou courriel).

Rappelez-vous
  • Le logo doit être au format JPEG et son format doit correspondre à celui indiqué dans la capture d'écran suivante:

  • Il est possible pour l'établissement d'enseignement de permettre une utilisation sélective de son logo, c'est-à-dire de permettre le développement manuel par l'équipe d'HSPnet de formulaires de consentement personnalisés, par opposition à un téléversement pour utilisation future par les utilisateurs de l'établissement d'enseignement.
  • Les logos sont téléversés à HSPnet avec un outil en ligne sécurisé, par un utilisateur autorisé au niveau approprié (coordonnateur demandeur ou receveur avec droits d'administrateur local dans HSPnet). Lors de la préparation pour la mise en œuvre avant que les utilisateurs ne soient formés, le téléversement du logo peut être effectué par un membre de l'équipe HSPnet à la demande d'un utilisateur autorisé de l'organisme.
  • Les documents qui utilisent le logo sont produits par les utilisateurs autorisés d'HSPnet, pour leur(s) propre(s) programme(s) d'études ou sites et pour distribution limitée et spécifique, tel que :
    • Lettres de remerciement aux précepteurs envoyées par les établissements d'enseignement aux sites qui ont accepté des étudiants;
    • Avis de changement de programmes d'études envoyés par les établissements d'enseignement aux sites qui recevront à l'avenir des demandes de stage;
    • Formulaires de consentement ou de dispense de la Santé et sécurité au travail qui sont produits avec les informations spécifiques à un stage pour les prochains stages de chaque étudiant concerné;
    • Notes ou rapports de situation sur les éclosions de maladies transmissibles envoyés par les sites receveurs à tous les établissements d'enseignement qui prévoient envoyer des étudiants cette semaine-là.

Si vous avez des questions au sujet de l'utilisation et de la protection des logos d'organisme insérés dans des documents de HSPnet, n'hésitez pas à nous contacter à assistance@hspcanada.net.


EXEMPLE A – Formulaire de consentement de l'étudiant



EXEMPLE B – Demande de stage envoyée aux sites non-utilisateurs



EXEMPLE C – Documents du module de correspondance