Facturation des stages
Sommaire:
Certains organismes receveurs peuvent facturer un programme d'études pour recouvrer les coûts associés avec les stages des étudiants, tels que les coûts de supervision ou d'équipement. HSPnet permet à chaque programme d'études de gérer un barème de tarifs à payer pour chaque type de stage, et offre des rapports pour assister le processus de création ou validation de factures par les organismes demandeurs et receveurs.
Configurer les taux de facturation (organismes demandeurs seulement)
NOTE – ce menu déroulant contient le personnel de votre département avec un rôle de coordonnateur demandeur / receveur ou administrateur du personnel. La personne-ressource n'a pas à être un utilisateur de HSPnet. |
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Cliquez Ajouter pour ajouter un nouveau tarif à la table des Frais de facturation.
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La nouvelle entrée sera ajoutée à la table de Frais de facturation :
Dans l'exemple ci-dessus, ce programme paie un tarif de 500,00 $ pour chaque stage en préceptorat et 524,00 $ par 164 quarts de stage de groupe. |
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Gérer les heures des étudiants (organismes demandeurs seulement) Quand le montant facturé est payé par heure ou quart, il peut être important d'assurer que les heures de chaque étudiant reflètent les heures de stage réelles plutôt que les heures par défaut du cours.
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2. Cliquez Modifier pour ajuster les heures d'un stage confirmé. Par exemple, si le cours est de 128 heures (16 quarts de 8 heures) par défaut et l'étudiant a manqué deux quarts, ajustez les heures réelles à 112. |
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3. Entrez une note si nécessaire, par exemple pour inscrire la date du quart manqué. 4. Cliquez Sauvegarder pour continuer.Une fois sauvegardées, les heures de l'étudiant apparaissent en rouge si elles diffèrent des heures par défaut du cours : |
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Vous pouvez ajuster les heures de multiples étudiants d'un cours dans la Fiche d'inscriptions.
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Dans l'exemple ci-dessus, les heures du second étudiant sont les mêmes que celles de la demande de stage car il a eu un quart de remplacement pour le quart manqué. Valider les coûts par le rapport de facturation (organismes demandeurs et receveurs)
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2. Choisissez le rapport Facturation.
3. Sélectionnez le département et le programme pour le rapport. 4. Choisissez de produire les données pour une session scolaire, tel que configurée dans l'écran de maintenance du programme, ou une période par dates. 5. Sélectionnez un organisme receveur si nécessaire. 6. Si une session scolaire est sélectionnée, sélectionnez un ou plusieurs cohortes/cours dans cette session et cliquez pour l'ajouter à la liste « Inclus ». Si vous entrez une plage de dates, sélectionnez plutôt un ou plusieurs types de stage.7. Si un organisme receveur est sélectionné, vous pouvez ajouter un ou plusieurs sites à inclure. 8. Sélectionnez les statuts des demandes de stage à inclure dans le rapport (ex. Confirmée) et retirez le premier crochet si vous désirez exclure les demandes entrées par votre écran raccourci. |
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9. Pour les groupes avec enseignants, le second crochet donne une ligne séparée dans le rapport pour chaque étudiant. Retirez ce crochet si vous désirez rassembler chaque groupe en une seule entrée avec le total de tous les étudiants affectés. 10. Choisissez le format de sortie du rapport : CSV (pour ouvrir dans Excel) ou PDF. 11. Cliquez pour produire les données.
Quand l'écran est actualisé, le rapport peut être téléversé par le lien correspondant.
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Le rapport de facturation donne le numéro identifiant de l'étudiant (ex. numéro HSPnet) et les détails de chaque stage (lieu de stage, dates, type de demande) ainsi que les données tarifaires du profil du programme : |
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Rappelez-vous
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