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Module de facturation

Guide concernant les organismes receveurs (GCOR)

Sommaire: Certains établissements d'enseignement peuvent payer une compensation aux sites receveurs, pour chaque stage de leurs programmes d'études ou sur la base du nombre de quarts ou d'heures de stage.

Ce guide explique aux:

  • organismes demandeurs – comment configurer les frais de facturation
  • organismes demandeurs et receveurs – comment produire des rapports de facturation et comment faire un suivi sur l'état de la facturation.

Généralités
HSPnet offre un ensemble d'outils pour assister les processus de facturation et de paiement de compensation pour les stages aux sites receveurs. La compensation peut être payée pour :

  • Chaque stage (ex. un préceptorat) quel que soit le nombre d'heures
  • Le nombre de quarts ou d'heures dans un stage.

Les étapes clés dans le processus de facturation sont :

  • Configurer les détails de la facturation pour votre programme ou votre site
  • Produire des rapports pour valider les stages et les frais pour une période financière
  • Faire le suivi et la mise à jour du statut des factures dans votre boîte d'entrée ou de sortie.

NOTE : Le module de facturation est normalement utilisé au niveau provincial (ex. tous les programmes dans une discipline telle que les soins infirmiers) et doit être activé par le Centre d'assistance avec l'accord de l'Organisme directeur provincial.

Configurer une personne-ressource pour le programme (organismes demandeurs)

  1. Configuration > Programmes – Dans l'écran de  Maintenance des programmes cliquez  ou  pour ouvrir le profil du programme, et affichez l'onglet de Facturation.
  2. Sélectionnez un membre du personnel dans le menu déroulant qui agira en tant que personne-ressource pour la facturation. Ce menu inclut les personnes dans votre organisme (utilisateurs de HSPnet ou non) avec le rôle de coordonnateur demandeur ou d'administrateur du personnel.

Configurer une personne-ressource pour le site (organismes receveurs)

 

Configuration > Sites – Cliquez Modifier  et sélectionnez un membre du personnel qui agira comme personne-ressource pour la facturation. Ce menu inclut les personnes dans votre organisme (utilisateurs de HSPnet ou non) avec le rôle de coordonnateur receveur ou d'administrateur du personnel. 

Configurer les comptes d'utilisateur

Tout utilisateur ayant un rôle de coordonnateur demandeur ou receveur peut consulter les fonctions de facturation, y compris la production de rapports et le suivi de l'état de la facturation. Pour permettre de modifier le statut des factures, par exemple pour faire le suivi quand les factures sont validées ou payées : 

 

Configuration > Personnel – Cliquez modifier  et cochez la case pour permettre la modification du statut de facturation

Si l'utilisateur fait seulement le suivi des factures payées ou du paiement reçu, modifiez le menu déroulant pour sélectionner un seul statut :

    • Les coordonnateurs demandeurs peuvent être limités à changer le statut à «payé» seulement
    • Les coordonnateurs receveurs peuvent être limités à changer le statut à «paiement reçu» seulement.


IMPORTANT – tous les comptes d'utilisateur devraient avoir un niveau approprié à leur rôle dans la coordination des stages. Par exemple, un représentant financier dont le rôle est limité au suivi du statut des paiements devrait être configuré en « lecture seule » afin de ne pas pouvoir modifier les demandes de stage. Voici quelques scénarios et la configuration recommandée :

Configurer les frais de facturation pour votre programme (organismes demandeurs)

  1. Configuration > Programmes – Dans l'écran de  Maintenance des programmes cliquez  ou pour ouvrir le profil du programme, et affichez l'onglet de Facturation.
  2. Cliquez Ajouter  pour entrer un nouveau type de stage et montant, ou cliquez  Modifier pour réviser une entrée existante.
  3. Sélectionnez un type de stage en entrez la date d'entrée en vigueur du montant.

IMPORTANT : Ne modifiez pas une entrée existante quand un nouveau montant est configuré car cela modifiera toutes les demandes de stage facturées à l'ancien montant.

  1. Entrez le montant – ex. « 500,00 » ou « 19.25 » sans dénomination.

  2. Entrez un facteur – tel que « 1 » si le montant est facturé pour chaque stage ou quart, ou « 100 » si le montant est facturé pour chaque 100 heures.

  3. Sélectionnez l'unité de facturation : quart, stage, ou heure.

7. Cliquez Sauvegarder pour continuer et révisez votre entrée dans le tableau. Dans cet exemple, il y a deux montants pour les préceptorats, avec des dates d'entrée en vigueur différentes (ex. début de l'année fiscale).

Produire des rapports pour une période financière (organismes demandeurs et receveurs)

  1. Rapports > Menu des rapports – Affichez l'onglet « Stages et horaires » et sélectionnez le rapport de Facturation.

  1. Complétez toutes les entrées et sélections pour produire les données recherchées :
  • Organismes demandeurs – Sélectionnez un département et un programme, et une option de session configurée par votre programme (ex. Automne 2014) ou précisez une plage de dates. Indiquez un organisme receveur ou sélectionnez TOUS.

  • Organismes receveurs – Sélectionnez un ou tous les organismes demandeurs, départements, et programmes, et précisez une plage de dates.

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  1. Sélectionnez un ou plusieurs sites si nécessaire.

  2. Incluez un type de stage ou plus pour le rapport – ex. stages de groupe ou préceptorats.

  3. Complétez le reste des entrées pour préciser ce qui doit être inclus dans le rapport 

  • Statut des demandes – Les rapports de facturation n'incluent normalement que les stages confirmés (une fois les étudiants affectés) mais vous pouvez sélectionner d'autres options pour produire des données plus tôt dans le cycle de demande de stage.
  • État de la facturation – p.ex. : décochez les cases pour vous concentrer uniquement sur les stages payés
  • Écran raccourci – cochez cette case pour inclure les demandes de stage par raccourci.
  • Groupes – cochez la dernière case si vous voulez une ligne distincte pour chaque étudiant; décochez la case si vous voulez avoir un groupe par ligne et voir les destinations divisées obligatoires.
  1. Cliquez  pour produire les données. Le rapport sera accessible par un lien sur l'écran.


NOTE : La configuration de votre rapport est sauvegardée chaque fois que vous produisez le rapport de facturation. Cette fonction est utile si vous trouvez des erreurs (ex. nombre d'heures dans un stage). Vous pouvez corriger les erreurs dans l'écran approprié, revenir au menu des rapports, et produire le rapport de nouveau pour vous assurer que les corrections ont été faites.

Suivre et mettre à jour le statut de facturation (organismes demandeurs et receveurs)

  1. Boîte d'entrée/sortie – Modifiez le filtre de demandes à « État de la facturation ». Il y a plusieurs modifications à l'écran dans ce mode :

    • Nouvelles cases à cocher disponibles pour le statut des factures;
    • Une icône pour l'état de facturation à la droite de chaque demande de stage :

$ - Facture envoyée
$ - Facture validée
$ - Facture payée
$ - Paiement reçu
Aucune icône – facturation pas commencée

  1. Pour changer le statut de facturation :
    • Cochez la case d'une ou plusieurs demandes
    • Sélectionnez une option de facturation dans le menu déroulant et cliquez .



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Rappelez-vous

  • Votre écran de bienvenue affiche un sommaire de l'état de facturation pour toutes les demandes dans la période sélectionnée. Dans cet exemple, l'alerte indique que le processus de facturation n'est pas commencé pour cette période.
  • Les fonctions de facturation dans la boîte d'entrée/sortie (icône « $ » et statuts) ne sont visibles que dans le mode de facturation.
  • Le menu Action change en mode de facturation, donc vous devez quitter le mode de facturation pour effectuer les opérations normales telles de confirmer ou annuler les demandes de stage.
  • Nous vous recommandons de filtrer votre boîte de sortie à un seul organisme receveur, ou boîte d'entrée à un seul organisme demandeur, lorsque vous utilisez le mode de facturation
  • Afin d'assurer des factures exactes, rappelez-vous d'ajuster les heures de stage, ou d'annuler les stages inutilisés avant de produire les rapports.











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