Activation de l'accès des superviseurs

Guide concernant les organismes receveurs (GCOR)

Sommaire:
Ce guide fournit des instructions détaillées pour la création d'un compte en lecture seule pour les superviseurs, afin qu'ils puissent consulter les demandes de stage auxquelles ils sont affectés.
Une liste de contrôle est également fournie aux organismes receveurs qui mettront en place l'accès des superviseurs pour la première fois.

Icônes associées
	Créer un compte (formation en ligne obligatoire requise)
	Compte en attente de l'achèvement de la formation obligatoire
	Utilisateur activé (droits d'accès réguliers)
	Surveiller le compte d'utilisateur (lecture seule)

Généralités
Les coordonnateurs receveurs (CR) peuvent configurer un compte d'utilisateur pour un superviseur, qui recevra alors un courriel contenant son nom d'utilisateur et son mot de passe. Lorsque le superviseur aura complété sa première connexion et changé son mot de passe temporaire, il sera dirigé vers le site de formation en ligne pour compléter le module de formation obligatoire pour les nouveaux utilisateurs. Après avoir complété la formation en ligne, le compte du superviseur sera activé automatiquement et il pourra se connecter à HSPnet et voir son écran de bienvenue.
Le compte de superviseur fournit un accès en lecture seule pour consulter les demandes attribuées, les profils en ligne des étudiants et des sites receveurs, et des personnes-ressources importantes.****

Étape 1 – Envoyer le guide de consultation rapide aux superviseurs Envoyer le guide de consultation rapide intitulé Survol HSPnet pour superviseurs aux membres du personnel qui pourraient bénéficier d'avoir un accès Superviseur à HSPnet. Étape 2 – Ajouter ou mettre à jour un membre du personnel Cliquez Maintenance  Personnel dans le menu de navigation à gauche. Recherchez le superviseur en tapant 2 ou 3 lettres de son nom ou prénom et cliquez . Si un résultat est trouvé, cliquez sur pour mettre à jour ses coordonnées et passez à l'étape 4. Si aucun résultat n'est trouvé, filtrez au département approprié pour le nouveau superviseur et cliquez pour l'ajouter. Remplissez les champs obligatoires *** soit les nom, prénom et adresse de courriel, puis cochez le rôle « Précepteur».
Étape 3 – Créer un nom d'utilisateur et configurer les droits d'accès Cliquez sur pour créer un compte d'utilisateur (ou cliquez sur si le profil de formation du superviseur a été mis à jour manuellement avec l'achèvement du module de formation obligatoire par le centre d'assistance). La fenêtre Maintenance du compte d'utilisateur énumère la liste de pages ou d'étapes à suivre pour créer un compte d'utilisateur. Renseignements sur le compte d'utilisateur - entrez un nom d'utilisateur et son courriel d'affaires obligatoire et cliquez pour passer à la prochaine étape.
NOTE – le nom d'utilisateur est habituellement composé de l'initiale du prénom suivie du nom (par ex. mtremblay). Si un message vous avertit que ce nom est déjà utilisé, vous devrez ajouter une initiale (par ex. mttremblay), ou un chiffre (par ex. mtremblay2) pour vous assurer que l'identifiant soit unique.
Autorisation d'accès de l'utilisateur – à partir de la liste déroulante, sélectionnez le nom de la personne qui a autorisé l'accès à HSPnet. Ce sera normalement le chef du département, ou le coordonnateur receveur si celui-ci est impliqué dans la nomination des superviseurs.
Copier les droits d'accès – pour établir les droits d'accès du superviseur, vous pouvez soit copier les droits d'un autre superviseur ou vous pouvez procéder aux prochaines étapes et sélectionner manuellement ses Disciplines, Sites, Services, et Destinations en les ajoutant dans sa liste « autorisé » Réviser et sauvegarder – cliquez sur pour sauvegarder vos changements; ceci activera le nouveau nom d'utilisateur et un courriel sera envoyé automatiquement au superviseur avec son nom d'utilisateur et mot de passe temporaire.
Étape 4 – Surveiller l'achèvement de la formation obligatoire Note – une clé gris foncée indique que le compte est en attente de l'achèvement du module de formation en ligne obligatoire dans le système de formation en ligne de HSPnet. Lorsque le superviseur se connecte à HSPnet et change son mot de passe temporaire, il sera redirigé vers le site de formation en ligne. Après avoir complété l'orientation, son compte sera activé automatiquement.
Rappelez-vous Notez qu'un stage ne sera visible dans l'écran de bienvenue du superviseur que lorsqu'il est affecté à la demande de stage dans l'écran des détails de la demande de stage. Une fois le compte d'utilisateur configuré, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de vue de surveillance pour accéder aux écrans de l'utilisateur (en lecture seule) pour vous assurer que sa configuration est correcte, ou pour assister l'utilisateur à l'avenir. Lorsque vous êtes en mode de surveillance, cliquez sur Retour à Nom d'utilisateur principal à tout moment pour revenir à votre propre compte.

Vous avez maintenant complété les étapes requises pour activer l'accès aux enseignants. Si vous avez des questions sur la création de comptes d'enseignants, veuillez nous en faire part à assistance@hspcanada.net.