Moniteurs/monitrices (pour enseignant de groupe)

Guide concernant les organismes demandeurs et receveurs (GCOD GCOR)

Sommaire:
Le responsable d'un programme d'études peut négocier une entente avec un site receveur pour qu'un membre du personnel du site supervise un groupe avec enseignant («moniteur/monitrice»), au lieu d'affecter un enseignant de groupe de l'organisme demandeur.

Généralités

Les groupes avec enseignant sont un type courant de stage dans les disciplines telles que les soins infirmiers. Typiquement, un employé (ou une personne engagée sous contrat du programme d'études) est affecté comme enseignant de groupe pour superviser les étudiants et le responsable du programme garde le contrôle sur l'horaire du groupe.

Cependant dans certaines régions, le responsable du programme peut demander à l'organisme receveur d'affecter un membre de leur personnel pour superviser le groupe. Cette entente peut être soutenue par un remboursement des coûts du site par l'établissement d'enseignement. Si le site est d'accord, le coordonnateur receveur ou agent de destination peut affecter un membre du personnel comme moniteur, et garder ensuite le contrôle sur l'horaire du groupe (selon la disponibilité du moniteur).

Ce guide couvre le processus de gestion de moniteurs, y compris les responsabilités du coordonnateur demandeur (CD) et du coordonnateur receveur (CR) ou agent de destination (AD).

Étape 1 – Activer la fonction moniteur (organisme demandeur) Communiquez avec l'assistance HSPnet à assistance@hspcanada.net pour que cette fonction soit activée pour vos programmes.
Étape 2 – Configurer les demandes de groupe pour solliciter un moniteur (organisme demandeur) Si cette fonction est activée dans votre programme, l'option de demander un moniteur est automatiquement disponible pour chaque demande de groupe, dans la fiche de groupes :
Depuis Cohortes, naviguez à la fiche de groupes pour le cours désiré.
Dans la fiche de groupe, ajoutez ou modifiez une demande de stage. Consultez le guide Cycle des demandes de stage pour OD pour plus d'explications.
Cochez la case "Demander un moniteur" si nécessaire. Cette étape masquera le menu déroulant ~~"Enseignant"~~Enseignant de groupe. Si vous décidez par la suite d'affecter un enseignant de groupe, le crochet devra être retiré. Sauvegardez pour continuer; la fiche de groupe affichera pour indiquer qu'un «moniteur est demandé».
Cette demande de moniteur sera affichée de plusieurs façons : Pour les organismes demandeurs : Dans votre écran de bienvenue : Action nécessaire: XX à confirmer en cliquant sur l'hyperlien - dans le menu contextuel: vous verrez pour la demande ou encore; À suivre: Dans les éléments en attente.
Pour les organismes receveurs : Dans votre écran de bienvenue : "Action nécessaire" : "xx besoin d'affectation - Moniteur"; vous verrez pour la demande ou encore; À suivre : Dans les éléments en attente ou à confirmer.
Pour les agents de destination : Dans le nouvel écran de bienvenue : Sous "Type de modification", cliquez sur "Prévisualiser" ou encore; Dans la "Boite d'entrée".

Étape 3 – Affecter les moniteurs (organisme receveur) - à compléter par le coordonnateur demandeur si le site n'utilise pas HSPnet Si le site ne peut PAS affecter un moniteur, le CR ou AD peut : Refuser la demande (avec la raison « Aucun superviseur disponible »), ou Ajouter une condition dans les détails de la demande de stage pour indiquer que le groupe peut être reçu si le responsable du programme retire la demande d'un moniteur (et affecte un enseignant). Si un moniteur est disponible, le CR ou AD peut entrer l'affectation dans les détails dans le menu déroulant Moniteur normalement nommé Superviseur ou Précepteur. Vous pouvez affecter plusieurs superviseurs en cliquant si nécessaire. Référez-vous au guide de consultation rapide Superviseurs multiples pour plus de détails sur cette fonction. Lorsqu'un moniteur est affecté, la boîte d'entrée affichera pour indiquer qu'un « moniteur est affecté ». Placez votre curseur sur l'icône pour afficher le nom du moniteur. Le CR et l'AD sont maintenant responsables de modifier l'horaire du groupe (dans les détails et l'horaire de stage du groupe) pour refléter la disponibilité du moniteur et si nécessaire, résoudre les conflits d'horaire avec d'autres groupes à la destination. Consultez le guide de consultation rapide Horaire de stage du groupe pour plus de détails sur cet écran.
Étape 4 – Surveiller l'affectation des moniteurs (organisme demandeur) Si le site ne peut PAS affecter un moniteur, le CR peut : - Remplacer la demande refusée (dans la fiche de groupe) avec un autre site ou destination ou un moniteur peut être disponible; ou - Répondre à une condition en retirant la demande de moniteur (dans la fiche de groupe) et affectant un enseignant de groupe disponible. Si le site peut affecter un moniteur : - La boîte de sortie et fiche de groupe afficheront , et le CD pourra placer son curseur dessus pour afficher le nom du moniteur (visible seulement si le statut de la demande est acceptée). - L'écran de bienvenue affichera une alerte dans les « modifications faites par d'autres » pour indiquer qu'un moniteur a été ajouté.
Étape 5 – Imprimer des horaires et rapports (organismes demandeurs et receveurs) Sur les rapports donnant le nom du superviseur, le terme « Moniteur » remplacera « Enseignant de groupe» si un est déjà affecté. Si un moniteur est demandé mais pas n'est pas affecté, un message d'alerte sera inscrit.
Rappelez-vous Organismes demandeurs – si le site receveur n'utilise pas HSPnet, le CD doit entrer ses informations en son nom, y compris : Affectation du moniteur et mise à jour de l'horaire dans les détails ; et Modification de l'horaire de stage du groupe à partir de l'information provenant du site au sujet de la disponibilité du moniteur.