Aide-Mémoire | Maintien à jour de la base de données pour OD
AIDE MÉMOIRE
1. Maintenance
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Assurez-vous qu'une personne-ressource pour le département a été affectée et que cette personne occupe toujours ce rôle.
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Téléversez votre logo sous le profil du département.
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2. Maintenance des programmes
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Afin d’ajouter un programme actif, vous devez compléter un formulaire d’implantation de programme (contactez assistance@hspcanada.net)
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Ajouter votre adresse Web sous l’onglet Général.
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Ajouter une description du programme sous l’onglet Description.
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Sous l’onglet Documents, ajouter le profil du programme et toute autre information.
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Sous l’onglet Congé, ajouter des dates pour les congés scolaires et fériés.
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Vérifiez la liste de vos cours pour chaque programme afin d’éliminer un cours si celui-ci n'est plus offert. Pour connaître la date de création du cours, consultez l'onglet Historique dans le profil du cours.
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Ajoutez une description du cours sous l’onglet Général > Focus.
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Sous l’onglet Personnes-ressources, mettez à jour les informations auxquelles les étudiants auront accès via leur compte étudiant.
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Ajoutez ou mettez à jour les Commentaires qui seront inclus dans toutes les demandes de stage pour ce cours.
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Mettez à jour vos sessions pour chaque programme lorsque vous désirez ajouter des dates/années supplémentaires ou supprimez celles des années précédentes.
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Inactivez une cohorte 6 mois après que tous les cours ont été complétés.
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Retirez les étudiants non-affectés sous l’écran de la Fiche d’affectation.
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Retirez les étudiants non-affectés sous votre Fiche d’inscriptions.
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Diplômez les étudiants sous la Fiche d’inscriptions.
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Inactivez la cohorte sous l’écran Maintenance des cohortes.
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Pour chaque cohorte inactivée, assurez-vous que les demandes de stage avec le statut Envoyé ou Nouvelle sont annulées ou supprimées (Nouv).
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Annulez une demande sous le statut Confirmée si aucun étudiant n’a été affecté à cette demande (très important pour la facturation).
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Sous chaque département, inactivez les profils et/ou les comptes utilisateurs du personnel qui ne sont plus dans leur poste.
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Pour toutes questions ou renseignements supplémentaires, contactez l’équipe HSPnet à assistance@hspcanada.net
