Gestion des services et destinations

Guide concernant les organismes demandeurs et receveurs (GCOD GCOR)

Sommaire:
Ce guide est pour les CR administrateurs locaux qui doivent ajouter, mettre à jour, ou désactiver des lieux de stage (sites, services, et destinations).
Référez-vous au guide de consultation rapide Profils des organismes receveurs pour des instructions sur la gestion des profils en ligne.

Généralités
La structure des données dans HSPnet pour les organismes receveurs a quatre niveaux :

Chaque organisme receveur a un ensemble de sites
Chaque site a un ou plusieurs services
Chaque site a une ou plusieurs destinations
Les destinations sont ajoutées à un service ou plus

Le centre d'assistance HSPnet est responsable de l'ajout de nouveaux organismes et sites. À partir de là, les CR administrateurs locaux sont responsables des mises à jours continues afin d'assurer que les établissements d'enseignement ont accès aux données exactes des lieux de stage disponibles pour placer les étudiants. Cette responsabilité inclut :

Ajouter des services à un site, et ajouter des destinations à ces services
Déplacer des destinations (ex. d'un service à un autre)
Désactiver les services et destinations s'ils ne sont plus en opération ou disponibles aux étudiants.

Ajouter des services Dans Configuration  Services, cochez la case « Afficher les services inactifs » au cas où le service a déjà été ajouté puis désactivé. 1. Si le service est désactivé, cliquez Réactiver . 1. Si le service n'existe pas, cliquez Ajouter . Sélectionnez un service et un Coordonnateur Receveur (utilisateur de HSPnet) ou personne-ressource pour le service (non-utilisateur) dans les menus déroulants. Notez que le crochet changera automatiquement à « Utilisateur HSPnet » si la personne sélectionnée a un compte d'utilisateur actif. Cliquez Sauvegarder pour continuer. À ce point il est toujours possible de désactiver le service s'il a été ajouté par erreur; cependant, une fois que des destinations y sont ajoutées, il ne sera plus possible de le désactiver tant que les destinations ne sont pas retirées (voir section E).
Ajouter des destinations Dans Configuration  Maintenance des destinations, cochez la case « Afficher les destinations inactives » au cas où la destination a déjà été ajoutée puis désactivée. Si la destination est désactivée, cliquez Réactiver . Le nom de la destination apparait en rouge pour indiquer qu'elle est active mais pas encore ajoutée à un service (et donc non disponible pour les stages). Placez votre curseur sur la flèche afin de : 1. Modifier le nom ou 1. La désactiver de nouveau. Voir la section C pour ajouter une destination réactivée à un service.
Si la destination n'existe pas encore pour le site, cliquez Ajouter pour créer une nouvelle destination et l'ajouter à un service en même temps : Changez l'organisme de gouvernance si c'est nécessaire du défaut, qui est typiquement l'organisme receveur. Entrez un nom et une abréviation obligatoires pour la destination; évitez les espaces ou tirets dans l'abréviation afin d'éviter les retours à la ligne dans la boîte d'entrée/sortie. Sélectionnez le service utilisant la destination. Sélectionnez une personne-ressource pour la destination dans le menu déroulant; le crochet changera automatiquement à « Utilisateur HSPnet » si cette personne a un compte d'utilisateur activé. Cliquez Sauvegarder pour continuer.
L'écran de maintenance des destinations affichera maintenant la nouvelle destination et le service qui l'utilise. Dans cet exemple, la personne-ressource est un utilisateur de HSPnet avec le rôle d'agent de destination (AD).
Ajouter des destinations à un service Une destination réactivée doit être ajoutée à un service pour être disponibles aux stages. De façon similaire, une destination active peut être ajoutée à un autre service, par exemple si un centre de santé acceptera maintenant des étudiants dans un nouveau service tel que nutrition ou physiothérapie.
Dans Configuration  Maintenance des destinations cliquez Ajouter dans la colonne de droite donnant les services utilisant chaque destination : Sélectionnez le service et la destination dans les menus déroulants. Sélectionnez une personne-ressource pour la destination (non-utilisateur) ou un agent de destination HSPnet (utilisateur) dans le menu déroulant. Cliquez Sauvegarder pour continuer. L'écran de maintenance des destinations affichera alors que deux services utilisent la destination, et un message d'avertissement orange suggèrera de supprimer la nouvelle entrée si la destination ne doit être utilisée que par un service. Dans cet exemple, la destination U51Méd est utilisée par le service de médecine (soins infirmiers) et physiothérapie, et la personne-ressource pour la physiothérapie est non-utilisatrice.
Mettre à jour les destinations Vous pouvez faire plusieurs modifications dans Configuration  Maintenance des destinations:
Désactiver les destinations Une destination ne peut être désactivée que s'il n'y a aucune demande de stage actuelle ou future qui est active (c.-à-d. où le statut est en attente, réacheminé, accepté, ou confirmé). Le processus de désactivation de destination est l'inverse de celui d'ajout, débutant dans Configuration  Maintenance des destinations: Placez votre curseur sur la flèche et cliquez pour « Retirer de ce service ». Si cette icône n'est pas visible, des demandes de stage actives existent et doivent être d'abord refusées, annulées, ou transférées dans une autre destination avant de continuer. La destination apparaitra alors en rouge dans la colonne de gauche, car elle n'est plus utilisée par aucun service. Placez votre curseur sur la flèche et cliquez pour la désactiver. Quand l'écran est actualisé, la destination sera désactivée et masquée sauf si vous cochez la case « Afficher les destinations inactives ».
Désactiver les services Un service ne peut être désactivé que s'il n'y a aucune destination active; elles doivent d'abord être désactivées comme selon la section E. Dans Configuration  Services: Cliquez pour désactiver le service. Si l'icône n'est pas visible, des destinations utilisent le service et doivent être retirées dans l'écran de maintenance des destinations (voir section E). Quand l'écran est actualisé, les services seront inactivés et masqué sauf si vous cochez la case pour « Afficher les services inactifs ».
Rappelez-vous Une destination n'est disponible pour les demandes de stage que quand elle est ajoutée à un service. Avant de désactiver une destination, assurez-vous qu'il n'y a pas de demandes ou appels d'offre (AdO) courants ou futurs qui sont actifs en révisant la boîte d'entrée et : Mettant à jour les détails de la demande pour la transférer dans une autre destination, Cherchant pour des AdO en changeant le filtre de demande de stage et les transférant par l'écran des détails Refusant ou annulant les demandes qui ne peuvent pas être acceptées ailleurs. Une destination ne peut pas être désactivée tant qu'elle n'est pas retirée de tous les services qui l'utilisent. Un service ne peut pas être désactivé tant que toutes ses destinations ne sont pas retirées.