Activation de l'accès étudiant

Guide concernant les organismes demandeurs (GCOD)

NOTE: pour l'accès AVANCÉ pour étudiants, veuillez consulter ce guide Accès avancé des étudiants

Sommaire:
L'accès des étudiants à HSPnet peut être mis en place en suivant l'aide-mémoire détaillant les étapes permettant une première activation réussie.
L'accès aux étudiants devrait être désactivé après que l'étudiant est diplômé ou après une longue période d'absence. Un compte d'étudiant peut être réactivé après un retour d'absence, ou pour "réinitialiser" le compte après une longue période d'inactivité.

Généralités Les coordonnateurs demandeurs et les administrateurs des étudiants peuvent permettre l'accès des étudiants à HSPnet à partir de la fiche d'inscriptions, générant ainsi un courriel automatique envoyé à l'étudiant(e) avec un nom d'utilisateur (leur numéro d'étudiant) et un mot de passe temporaire. L'accès aux étudiants est offert en lecture seule et sert à afficher l'information sur les stages et les horaires qui leurs sont attribués, ainsi qu'à communiquer avec les personnes-ressources clés (enseignant et précepteur).

L'accès étudiant peut aussi être requis pour activer des fonctions avancées de HSPnet pour étudiants, telles que le sélecteur de site et le suivi des activités. Voir l'annexe 3 pour une liste des avantages de l'accès étudiant et des fonctionnalités avancées disponibles.

IMPORTANT: HSPnet a été développé pour être utilisé avec Internet Explorer et autres navigateurs respectueux des standards tels que Chrome ou Safari). A ce moment HSPnet n'est pas conçu et n'a pas été testé sur des navigateurs mobiles et peut ne pas fonctionner correctement sur des appareils portables.

Étape 1 – Réviser la liste de vérification (annexée)

Assurez-vous d'avoir terminé toutes les étapes, y compris un courriel test par le biais de HSPnet aux comptes étudiants. Veuillez faire cela plusieurs jours avant la date limite pour l'accès à vos étudiants, dans le cas où vous avez besoin d'aide de votre service informatique en raison de pare-feux qui pourraient empêcher la livraison des courriels provenant de HSPnet.

Étape 2 – Activer l'accès étudiant pour votre programme d'études
Communiquer avec le centre d'assistance HSPnet à assistance@hspcanada.net pour faire activer cette configuration pour vos programmes d'études.

Étape 3 – Distribuer les guides de consultation rapide aux étudiants
Distribuer le Guide de consultation rapide intitulé Accès étudiant à HSPnet aux étudiants. Vous pouvez inclure une brève explication des raisons de leur accès à HSPnet suivant l'utilisation que votre programme d'études prévoit faire du système.
Un exemple de script pour le courriel aux étudiants est présenté en annexe 2 et comprend les instructions pour accéder à HSPnet par le biais d'un navigateur respectueux des standards tel qu'Internet Explorer.

Étape 4 – Activer l'accès étudiant à partir de la fiche d'inscriptions

Après avoir testé la livraison de courriels par le biais de HSPnet (étapes 5 à 7 de la liste de vérification), vous êtes prêts à activer l'accès étudiant.

À partir de Cohortes, cliquez le bouton d'accès de la fiche d'inscriptions pour la cohorte/session/cours ayant des étudiants nécessitant l'accès à HSPnet.
Dans la Fiche d'inscriptions:
- Cochez la case pour un ou plusieurs étudiants requérant un accès.
- Sélectionnez "Activer / réinitialiser l'accès des étudiants" à partir du menu déroulant Action et cliquez sur .

Dans l'exemple ci-dessus:

- L'étudiant Blouin a une adresse courriel entrée et l'accès étudiant est déjà activé ;
- L'étudiante Côté a une adresse courriel entrée mais n'a pas encore d'accès étudiant ;
- L'étudiant Dinard n'a pas d'adresse courriel et n'a donc pas non plus d'accès étudiant.

NOTE : Les étudiants doivent avoir une adresse courriel entrée dans HSPnet avant d'obtenir un accès étudiant. Si l'icône courriel est invisible, éditez le profil étudiant en cliquant le lien du nom de l'étudiant.

Pour aider un étudiant qui nécessite la mise à jour de son mot de passe, cliquez leur icône d'accès pour voir leur écran de Maintenance étudiant utilisateur et cliquez .

alert IMPORTANT:

Si le compte est toujours nécessaire, choisissez l'action "Activer / réinitialiser l'accès des étudiants " pour réinitialiser la période d'activité et pour générer un nouveau mot de passe temporaire qui sera envoyé par courriel.
Si le compte n'est plus nécessaire, il devrait être désactivé comme expliqué à l'étape 5.

Étape 5 – Désactiver l'accès étudiant (à la fin du cours / programme)

Dans la fiche d'inscriptions pour n'importe lequel cours de la cohorte de l'étudiant:
- Cochez la case pour un ou plusieurs étudiants dont vous voulez désactiver l'accès;
- Sélectionnez l'action "Désactiver l'accès HSPnet" à partir du menu déroulant et cliquez sur . .

L'accès étudiant peut également être activé ou désactivé depuis l'écran Maintenance: Étudiants par le biais de l'icône compte d'utilisateur de l'étudiant

Rappelez-vous

Les stages seront visibles à l'écran de bienvenue des étudiants seulement si l'étudiant y a été affecté à partir de la fiche Affectation (groupe ou stage individuel) et confirmés (pour finaliser l'affectation et divulguer le nom des étudiants) ou si la demande à été créée spécifiquement pour un étudiant (pré-affecté) à partir de la Fiche d'inscriptions.
L'écran de bienvenue des étudiants est configuré pour afficher tous les stages à venir qui sont confirmés incluant tous les stages déjà en cours.
Depuis leur écran de bienvenue, les étudiants peuvent:
- Voir l'historique de leurs stages;
- Voir le statut de leur formulaire de consentement HSPnet et accepter de divulguer leur courriel de l'école aux différentes personnes-ressources de stage (responsable de site/ d'unité, précepteur);
- Changer leur mot de passe HSPnet;
- Voir l'aide en ligne ou envoyer un courriel à l'assistance HSPnet ou encore, transmettre des commentaires.
- Accéder aux guides de consultation rapide ou vidéos de formation disponibles aux étudiants.

Une fois que compte de l'étudiant a été configuré et que l'étudiant s'est connecté pour changer son mot de passe temporaire, un coordonnateur demandeur peut utiliser la Vue de surveillance pour accéder aux écrans de l'étudiant (en lecture seule) afin de s'assurer que la configuration est correcte, ou pour aider un étudiant à l'avenir.
Depuis la vue de surveillance, vous pouvez revenir à votre propre écran en cliquant Retour à nom d'utilisateur principal.

Annexe 1 : Exemple de script pour le courriel aux étudiants

Annexe 2 : Avantages et fonctionnalités de l'accès des étudiants à HSPnet

L'accès des étudiants à HSPnet permet une communication facilitée entre les étudiants et les organismes demandeurs et receveurs à travers :

des informations de stage à jour comprenant des horaires détaillés et les coordonnées des personnes-ressource
des informations en ligne et des documents publiés par les organismes receveurs dans les profils des sites et des destinations
un sommaire de l'historique des stages
l'affichage du numéro HSPnet unique de l'étudiant, qui peut être utilisé par les organismes receveurs pour gérer l'accès aux comptes informatiques.

Les comptes des étudiants peuvent être étendus en activant des fonctionnalités avancées pour les étudiants y compris :

les prérequis des sites
le sélecteur de site par l'étudiant
le journal des activités de l'étudiant

Un compte étudiant basique fournit un accès en lecture seule à (au) :

des informations sur les stages en cours ou à venir y compris les horaires, les personnes-ressource (enseignant, personne-ressource pour le site ou la destination et superviseur/précepteur) et des liens vers les différents profils.
Un résumé de leur historique de stage comprenant les cours relatifs aux stages passés et ceux à venir conformément à leur programme scolaire.
statut de leur formulaire de consentement HSPnet. Cet onglet permet également à l'étudiant de divulguer leur adresse courriel aux personnes-ressource du site.

Les programmes d'étude peuvent aussi permettre aux étudiants de mettre à jour le respect des prérequis des sites tels que la maîtrise d'une langue ou l'accès à un véhicule ou à un ordinateur portable.

Avec l'aide du centre d'assistance, les programmes d'étude peuvent offrir un compte étudiant étendu possédant des fonctionnalités avancées telles que le sélecteur de site par l'étudiant et le journal des activités de l'étudiant. Merci de vous référer aux guides de consultation rapide pour plus d'informations sur ces fonctionnalités avancées (une formation additionnelle pourra être requise pour activer ou utiliser ces fonctionnalités).

Veuillez communiquer avec assistance@hspcanada.net si vous avez des questions concernant l'accès étudiant à HSPnet.