Divulgation des numéros d'étudiant (Codes permanents)

Guide concernant les organismes demandeurs et receveurs (GCOD GCOR)

Sommaire :

Le formulaire de consentement HSPnet inclut une clause sur la divulgation des codes permanents aux organismes receveurs. L'organisme receveur (OR) peut activer cette fonction pour tous ses sites, afin d'inclure le numéro d'étudiant (code permanent) de l'organisme demandeur dans la Liste d'accès/sécurité.

Généralités
Le formulaire de consentement standardisé de HSPnet, basé sur les politiques nationales de HSPnet, permet de divulguer aux sites receveurs le nom de l'étudiant seulement; le numéro d'étudiant (code permanent) de l'organisme demandeur ne sera pas divulgué.

Une province peut choisir d'ajouter au formulaire de consentement standardisé, une section permettant la divulgation du numéro d'étudiant utilisé par l'organisme demandeur. Ce numéro peut être spécifique à l'organisme demandeur, ou être un numéro provincial (tel que le code permanent, utilisé au Québec). Si le formulaire augmenté est utilisé, les sites receveurs dans la province auront l'option d'utiliser le numéro HSPnet ou de recevoir le numéro d'étudiant utilisé par l'organisme demandeur.

Les organismes receveurs peuvent générer, via le Menu des rapports (assistant Liste d'accès/sécurité), une liste des étudiants, dont les stages sont confirmés, comprenant leur code permanent, permettant de gérer l'accès aux systèmes informatiques, aux bâtiments ou à d'autres activités nécessitant un identifiant unique.

Pour ce faire, les conditions suivantes doivent être remplies :

La province a adopté un formulaire de consentement augmenté qui inclut la divulgation du numéro d'étudiant
Le site est configuré pour afficher les numéros d'étudiant (voir l'étape 3 plus bas)
L'organisme demandeur a affecté l'étudiant à un stage, et le statut du stage est confirmé

Pour les organismes demandeurs Si vous désirez rendre disponible le code permanent de l'étudiant vous devez utiliser le champ No. d'étudiant dans l'écran Maintenance Étudiants pour chaque registre d'étudiant. Le numéro alternatif n'est pas divulgué. Le nom et le numéro de l'étudiant sont divulgués aux sites receveurs quand le stage est confirmé. Vous devez donc vous assurer que les étudiants sont affectés et les stages confirmés avant l'échéance des sites receveurs qui ont besoin de cette information.
Le numéro d'étudiant (code permanent) n'est pas divulgué pour les étudiants entrés avec seulement leurs initiales dans HSPnet, car les initiales indiquent que l'étudiant n'a pas consenti à la divulgation de ses données aux sites receveurs.
Pour les organismes receveurs 3. Les organismes receveurs qui ont besoin des numéros d'étudiant doivent activer cette fonction pour chaque sites qui le requièrent dans Maintenance - Configuration > Sites : Cliquez Modifier pour modifier l'entrée du site. Cochez la case « *Demander l'utilisation du numéro d'étudiant pour fins de sécurité ou accès* » et Cliquez Sauvegarder .
Pour obtenir la liste avec les codes permanents vous pourrez la construire dans Rapports > Menu des rapports sous le lien Liste d'accès/sécurité. Cliquez pour construire un nouveau rapport. Dans la fenêtre contextuelle entrez le nom du rapport et sa description, puis sélectionnez le Type de rapport dans le menu déroulant et cliquez sur Démarrer l'assistant. Sélectionnez les dates de stage à venir par le menu déroulant ou entrez les dates de votre choix puis cliquez Suivant.
Dans l'écran du Type de rapport, sélectionnez l'une des utilisations permises des données des étudiants, telle que l'accès aux bâtiments ou la gestion des comptes d'utilisateur informatiques. Si le rapport doit être envoyé à une autre personne (par ex. au bureau de la sécurité), entrez le nom du récipiendaire ou sa position.
Complétez les autres étapes de l'assistant pour produire une liste des stages confirmés. Pour les sites configurés pour recevoir les numéros d'étudiant, le rapport inclut les détails du stage ainsi que les deux numéros d'étudiant.
Rappelez-vous Les coordonnateurs demandeurs doivent affecter les étudiants et confirmer chaque stage pour divulguer le nom de l'étudiant ainsi que ses numéros. Les coordonnateurs receveurs doivent activer chaque site qui nécessite l'utilisation du numéro d'étudiant. L'assistant Liste d'accès/sécurité effectue un suivi sur les utilisations permises des données des étudiants pour s'assurer qu'elles adhèrent aux politiques nationales de HSPnet. Pour plus d'informations sur le consentement des étudiants ou les politiques, rendez-vous à http://hspcanada.net/fr/vieprivee/ressources.asp.