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Divulgation des numéros d'étudiant

Guide concernant les organismes demandeurs et receveurs (GCOD GCOR)

Sommaire :

L'organisme receveur (OR) peut obtenir le numéro d'étudiant (identifiant de l'établissement d'enseignement ou code permanent)  via le rapport Liste d'accès/sécurité.  Il doit activer cette fonction dans chacun de ses sites.

Le formulaire de consentement HSPnet inclut une clause sur la divulgation des codes permanents aux organismes receveurs. 



Généralités
Le formulaire de consentement doit obligatoirement avoir été signé par l'étudiant avant de divulguer son code permanent.

standardisé de HSPnet, basé sur les politiques nationales de HSPnet, ne permet de divulguer aux sites receveurs que le nom de l'étudiant.e.  Le numéro d'étudiant (code permanent) de l'organisme demandeur ne sera pas divulgué.

Une province peut choisir d'ajouter au formulaire de consentement standardisé, une section permettant la divulgation du numéro d'étudiant ou code permanent utilisé par l'organisme demandeur. Ce numéro peut être spécifique à l'organisme demandeur, ou être un numéro provincial (tel que le code permanent, utilisé au Québec). Si le formulaire modifié est utilisé, les sites receveurs dans la province auront l'option d'utiliser le numéro HSPnet ou de recevoir le numéro d'étudiant utilisé par l'organisme demandeur.

Les organismes receveurs peuvent générer, via le Menu des rapports (assistant Liste d'accès/sécurité), une liste des étudiant.e.s, dont les stages sont confirmés, comprenant leur code permanent, permettant de gérer l'accès aux systèmes informatiques, aux bâtiments ou à d'autres activités nécessitant un identifiant unique.

Pour ce faire, les conditions suivantes doivent être remplies :

  • La province a adopté un formulaire de consentement augmenté qui inclut la divulgation du numéro d'étudiant
  • Le site est configuré pour afficher les numéros d'étudiant (voir l'étape pour les organismes receveurs plus bas)
  • L'organisme demandeur a affecté l'étudiant à un stage, et le statut du stage est confirmé
Pour les organismes demandeurs

Si vous désirez rendre le code permanent de l'étudiant.e disponible vous devez utiliser le champ No. d'étudiant dans l'écran Maintenance : ­Étudiants pour chaque registre d'étudiant.e. 

 

1Notez que le numéro alternatif (Autre no. d'étudiant) n'est pas divulgué.

 

Si vous avez plusieurs numéros à entrer, vous avez aussi la possibilité de téléverser un fichier Excel en utilisant le modèle de téléversement standard.  Vous pouvez consulter le guide Téléversement automatisé des étudiant.e.s (TAE)

 

image.png

  • Le nom et le numéro de l'étudiant.e sont divulgués aux sites receveurs quand le stage est confirmé. Vous devez donc vous assurer que les étudiant.e.s sont affectés et les stages confirmés avant l'échéance des sites receveurs qui ont besoin de cette information.
 OR_Demander No Etud.jpg


Le numéro d'étudiant (code permanent) n'est pas divulgué pour les étudiant.e.s entré.e.s avec seulement leurs initiales dans HSPnet, car les initiales indiquent que l'étudiant.e n'a pas consenti à la divulgation de ses données aux sites receveurs.  De plus, il ne peut être modifié, si vous avez fait une erreur vous devez contacter le bureau d'assistance pour la corriger.
Pour les organismes receveurs

Les organismes receveurs qui ont besoin des codes permanents doivent activer cette fonction pour chaque sites qui le requièrent dans Maintenance - Configuration > Sites :

  • Cliquez Modifier modifier pour modifier l'entrée du site.
  • Cochez la case « Demander l'utilisation du numéro d'étudiant pour fins de sécurité ou accès » et
  • Cliquez Sauvegarder sauvegarder.

 

OR_Demander No Etud.jpg

Sortir la liste des codes permanents

 

Pour obtenir la liste avec les codes permanents vous pourrez la construire dans Rapports > Menu des rapports sous le lien Liste d'accès/sécurité. 

  • Cliquez ajouter pour construire un nouveau rapport.  Dans la fenêtre contextuelle entrez le nom du rapport et sa description, puis sélectionnez le Type de rapport dans le menu déroulant et cliquez sur Démarrer l'assistant.
  • Sélectionnez les dates de stage à venir  par le menu déroulant ou entrez les dates de votre choix puis cliquez Suivant.

Créer un rapport_CP.jpg
  • Dans l'écran du Type de rapport, sélectionnez l'une des utilisations permises des données des étudiants, telle que l'accès aux bâtiments ou la gestion des comptes d'utilisateur informatiques.
  • Si le rapport doit être envoyé à une autre personne (par ex. au bureau de la sécurité), entrez le nom du récipiendaire ou sa position.

Type de rapport.jpg

Complétez les autres étapes de l'assistant pour produire une liste des stages confirmés. Pour les sites configurés pour recevoir les numéros d'étudiant, le rapport inclut les détails du stage ainsi que les deux numéros d'étudiant.

Affichage du CP.jpg

Rappelez-vous

  • Les coordonnateurs demandeurs doivent affecter les étudiants et confirmer chaque stage pour divulguer le nom de l'étudiant ainsi que ses numéros.
  • Les coordonnateurs receveurs doivent activer chaque site qui nécessite l'utilisation du numéro d'étudiant.
  • L'assistant Liste d'accès/sécurité effectue un suivi sur les utilisations permises des données des étudiants pour s'assurer qu'elles adhèrent aux politiques nationales de HSPnet. Pour plus d'informations sur le consentement des étudiants ou les politiques, rendez-vous à Vie privée et sécurité
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