Divulgation des numéros d'étudiant.e.s

Guide concernant les organismes demandeurs et receveurs (GCOD GCOR)

Sommaire

L'organisme receveur (OR) peut accéder au numéro d'étudiant.e (identifiant de l'établissement d'enseignement ou code permanent) par le biais du rapport Liste d'accès/sécurité. Cette fonctionnalité doit être activée dans chacun de ses sites.

Au Québec, le nouveau formulaire de consentement HSPnet inclut une clause sur la divulgation des codes permanents aux organismes receveurs et doit obligatoirement avoir été signé par l'étudiant.e avant de le divulguer.

Pour ce faire, les conditions suivantes doivent être remplies :

L'étudiant.e a signé son formulaire de consentement
Le site est configuré pour afficher les numéros d'étudiant.e.s (voir l'étape pour les organismes receveurs plus bas)
L'organisme demandeur a affecté l'étudiant.e à un stage, et le statut du stage est confirmé

Pour les organismes demandeurs Dans le registre de l'étudiant.e il y a deux endroits où on peut entrer un identifiant unique (en plus du numéro HSPnet) : 1. No. d'étudiant : Ce champ se trouve dans l'écran Maintenance : Étudiants pour chaque registre d'étudiant.e. Si vous souhaitez rendre disponible à l'organisme receveur un identifiant unique, vous devez utiliser ce numéro. 2. Autre no. d'étudiant : Notez que le numéro alternatif n'est pas visible pour l'organisme receveur. Si vous avez plusieurs numéros à entrer, vous avez aussi la possibilité de téléverser un fichier Excel en utilisant le modèle de téléversement standard. Vous pouvez consulter le guide Téléversement automatisé des étudiant.e.s (TAE) Le nom et le numéro de l'étudiant.e seront accessibles aux sites receveurs quand le stage est confirmé. Vous devez donc vous assurer que les étudiant.e.s sont affectés et les stages confirmés avant l'échéance des sites receveurs qui ont besoin de cette information.
Le numéro d'étudiant (code permanent) n'est pas divulgué pour les étudiant.e.s entré.e.s avec seulement leurs initiales dans HSPnet, car les initiales indiquent que l'étudiant.e n'a pas consenti à la divulgation de ses données aux sites receveurs. De plus, il ne peut être modifié, si vous avez fait une erreur vous devez contacter le bureau d'assistance pour la corriger.
Pour les organismes receveurs Les organismes receveurs qui ont besoin des codes permanents doivent activer cette fonction pour chaque site qui le requiert dans Maintenance - Configuration > Sites : Cliquez Modifier pour modifier l'entrée du site. Cochez la case « Demander l'utilisation du numéro d'étudiant pour fins de sécurité ou accès » et Cliquez Sauvegarder .
Obtenir la liste des codes permanents Pour obtenir la liste avec les codes permanents vous pourrez la créer dans Rapports > Menu des rapports sous le lien Liste d'accès/sécurité. Cliquez pour construire un nouveau rapport. Dans la fenêtre contextuelle entrez le nom du rapport et sa description, puis sélectionnez le Type de rapport dans le menu déroulant et cliquez sur Démarrer l'assistant. Sélectionnez les dates de stage à venir par le menu déroulant ou entrez les dates de votre choix puis cliquez Suivant.
Dans l'écran du Type de rapport, sélectionnez l'une des utilisations des données des étudiants permises, telle que l'accès aux bâtiments ou la gestion des comptes d'utilisateur informatiques. Si le rapport doit être envoyé à une autre personne (par ex. au bureau de la sécurité), entrez le nom du récipiendaire ou sa position.
Complétez les autres étapes de l'assistant pour produire une liste des stages confirmés. Pour les sites configurés pour recevoir les numéros d'étudiant, le rapport inclut les détails du stage ainsi que les deux numéros d'étudiant (Identifiant HSPnet + No. d'étudiant).
Rappelez-vous Les coordonnateurs demandeurs doivent affecter les étudiants et confirmer chaque stage pour divulguer le nom de l'étudiant ainsi que ses numéros. Les coordonnateurs receveurs doivent activer chaque site qui nécessite l'utilisation du numéro d'étudiant. Dans l'assistant Liste d'accès/sécurité, les utilisations permises s'appuient sur les politiques nationales de HSPnet. Pour plus d'informations sur le consentement des étudiants ou les politiques, rendez-vous à Vie privée et sécurité

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