Gestion des étudiants: stage partiellement complété
Guide concernant les organismes demandeurs (GCOD)
Sommaire:
Stage partiellement complété: Gérer le dossier de l'étudiant.
Lorsqu'un étudiant a partiellement complété son stage, son nom ne devrait pas être supprimé de la demande de stage car l'étudiant a déjà été sur le site pour une période de temps et cette information doit être affichée dans son historique de stages. Le nombre d'heures complétées doit être modifié dans l'écran Détails de la demande de stage, via l'onglet Renseignements sur le stage.
- Dans l'éventualité où seulement un (1) étudiant n'aurait pas complété son stage dans une demande de groupe, il faut enregistrer cette information en ajoutant un commentaire dans le profil de l'étudiant.
- Un commentaire peut être ajouté sur le profil de l'étudiant et une deuxième demande de stage devra être créée. L'étudiant devrait toujours demeurer affecté au placement d'origine (partiellement complété).
- Ce guide fournit des instructions pour les étudiants qui ont partiellement complétés leur stage.
- Un stage est identifié comme partiellement complété lorsque l'étudiant est malade, ou une épidémie ou une grève obligent à terminer le stage plus tôt.
Dans le cas d'un évènement indésirable, le personnel de l'organisme receveur (coordonnateur receveur, agent de destination ou autres) doit:
- Communiquer avec l'école pour en informer les responsables (coordonnateur demandeur, enseignant, ou autres), puis
- L’école doit communiquer avec les étudiants qui sont affectés par les évènements tout en modifiant les demandes de stages qui sont mises en cause
- Le coordonnateur demandeur doit suivre les instructions ci-dessous afin de gérer les stages partiellement complétés
- Le coordonnateur receveur doit gérer les demandes qui ont été créées avec le menu Raccourci ou avec le lien d'invité.
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Annulation partielle
- Localisez les stages dans la boîte de sortie ou d'entrée
- Sélectionnez les stages actuels (en cours) qui doivent être terminés en avance
- Sélectionnez l'action Différer, annuler partiellement, ou suspendre
- Entrez la nouvelle Date de fin pour les stages
- Si un horaire de stage est défini pour le stage (typiquement pour les groupes avec enseignant), la durée en heures sera automatiquement mise à jour sur la base de l'horaire de stage et les nouvelles dates.
- Pour les stages où un horaire n'est pas défini (ex. si jours variés est activé), les heures ne seront pas mises à jour.
- Dans ce cas, retirez le crochet de la case Mettre à jour la durée en heures sur la base de l'horaire de stage et mettez à jour la durée de stage .
- Assurez-vous que l'étiquette ANNULPART est activée, et en activez d'autres si c'est approprié
- Sélectionnez la raison pour l'annulation partielle, et entrez un commentaire si nécessaire
- Cliquez Soumettre
- Si des stages n'ont pas été mis à jour au niveau des heures (ex. pour les préceptorat où aucun horaire n'est entré), un message d'avertissement vous indiquera les stages en question.
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- Assurez-vous de mettre à jour les données dans l'écran des détails de ces stages, dans l'onglet des renseignements sur le stage, afin de refléter la durée réelle complétée.
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Un stage partiellement complété: modifier une (1) demande manuellement
- Modifiez la Date de fin dans l'onglet Renseignements sur le stage situé dans l'écran de Détails de la demande de stage
- Fournissez des commentaires pour indiquer que la Date de fin a été changée dû au fait que le stage n'a pas été complété. Par contre, le nom de l'étudiant ne doit pas être ajouté dans un champ de commentaire.
- Cliquez sur Sauvegarder
- Cliquez sur l'icône de l'Horaire de stage du groupe
ou 
- Vérifiez l'Horaire du groupe afin de déterminer combien d'heures de stage ont été complétées
- Cliquez sur Mettre à jour l'horaire par défaut
- Fermez la fenêtre.
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Si l'étudiant est en mesure de retourner au stage après une absence dû à une maladie ou une épidémie, la fonction d'Horaire avancé 
peut être utilisée afin de créer des stages Divisés en définissant de nouvelles Date de début et Date de fin lorsque l'étudiant retournera au site.
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Horaire de stage individuel
Lors d'une demande de stage individuel tel qu'un préceptorat ou un stage terrain, l'écran d'Horaire de stage détaillé apparait . Si l'horaire a été défini par des quarts, l'horaire individuel sera automatiquement modifié.
- Dans la capture d'écran à droite, la demande de stage se termine le 24 avril 2020. La deuxième capture d'écran montre la même demande de stage qui a été raccourcie pour se terminer le 23 mars 2020.
- La durée du stage est passée de 168 à 56 heures pour les 7 quarts qui ont été complétés par l'étudiant avant le changement de la Date de fin.
- Si les quarts ne sont pas affectés à l'horaire, la durée des heures ne sera pas calculée par le système, ce qui vous obligera à entrer les modifications manuellement.
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Fournissez des commentaires pour indiquer que la Date de fin a été changée dû au fait que le stage n'a pas été complété. Par contre, le nom de l'étudiant ne doit pas être ajouté dans un champ de commentaire. |

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Mise à jour de l'horaire
- Cliquer sur l'icône de l'Horaire de stage individuel

- Vérifier l'Horaire de stage individuel afin de déterminer combien d'heures du cours ont été complétées
- Cliquer sur ''Mettre à jour l'horaire par défaut''
- Fermer la fenêtre.
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