Division, Liaison, et fusion des demandes de stage

Guide concernant les organismes demandeurs (GCOD)

Sommaire:
Ce guide fournit des scénarios et des instructions pour les demandes de stage divisées, fusionnées et liées.

Stage divisé	La divison de la demande est effectuée à l'aide de la fonction horaire avancé. Une demande existante est modifiée pour ajouter une autre demande de stage divisée (pour différentes destinations ou différentes dates dans une rotation). Pour de plus amples renseignements sur la fonction de l'Horaire avancé, consultez le guide rapide intitulé: Horaire avancé dans la Base de connaissances. L'action de diviser les stages ne peut pas être annulée !
Stage f~~usionné~~fusionné	La fusion d'un stage, consiste à prendre deux demandes individuelles et à les transformer en une demande divisée (sans utiliser l'horaire avancé pour créer la division, mais lorsque la fusion est terminée, l'horaire avancé s'ouvrera afin de permettre la gestion de la fusion comme une demande divisée). L'action de la fusion des stages ne peut pas être annulée !
Stage lié	Lier un stage vous donne une icône visuelle qui « enchaîne » deux demandes afin que l'organisme receveur puisse les considérer ensemble. L'action de stage lié peut être annulée.
Si un stage divisé ou fusionnné a été créé par erreur, vous devez annuler la demande de stage divisée ou fusionnée et la remplacer dans la fiche de travail par une nouvelle demande principale.

Icônes	Description
	Horaire avancé sans un stage divisé
	Horaire avancé avec une division de stage
	Des stages divisés existent
	La demande de stage est marquée pour un stage lié, mais n'est pas encore liée
	La demande de stage est liée avec la demande apparaissant au-dessus/au-dessous dans la boîte d'entrée/sortie
	L'icône utlisée lorsque vous voulez annuler l'action de stage lié.

Généralités
Dans certaines situations, les demandes de stage impliquent plus d'une destination, telles que:

Stage divisé (parmi des destinations)	Stage lié
Un groupe d'étudiants est divisé entre deux destinations et supervisé par un seul enseignant;les étudiants ont la possibilité de se déplacer entre les deux unités. Exemple : La rotation dans la salle d'opération n'est disponible que pour les étudiants de ce groupe. Exemple : Un étudiant en préceptorat sera en stage à hôpital, puis dans la communauté. Les étudiants et les enseignants sont affectés sur la fiche de travail uniquement à la demande initiale/primaire/parentale ; par défaut, les mêmes étudiants et enseignants seront affectés à chaque division effectuée à partir de la demande principale.	Deux groupes sur des destinations différentes seront supervisés par un seul enseignant et les étudiants ne se déplacent PAS entre les destinations. Une rotation au bloc opératoire peut être ajoutée par une division du groupe A et du groupe B pour rendre la rotation en bloc opératoire disponible pour les deux groupes d'étudiants. Exemple : Deux étudiants en préseptorat seront à être considérés ensemble (par ex. pour covoiturage). Des étudiants individuels sont affectés à chaque demande de stage liée.

Division d'un groupe d'étudiants sur plusieurs destinations (horaire avancé)
Dans cet exemple, un groupe de 6 étudiants sera divisé de sorte que 4 étudiants soient placés dans une unité de médecine et 2 étudiants soient placés dans une clinique, et les étudiants se déplaceront d'une destination à l'autre. Créez la demande de stage principale pour le groupe et copiez-la dans la boîte de sortie: Dans la boîte de sortie, cliquez sur l'icône pour ouvrir l'écran de l'horaire avancé.
3. Cliquez l'icône pour Ajouter une nouvelle destination divisée :
4. Entrez la taille du groupe de destination: c'est à dire le nombre d'étudiants en rotation à tout moment, ici 2/6. 5. Dans ce scénario, ne cocher pas la « Rotation facultative », car les étudiants seront présents à la clinique pour tous les quarts de travail. Les définitions de l'option de rotation « facultatif » par rapport à « obligatoire »: Rotation obligatoire : la demande divisée sera utilisée à chaque quart de travail ; réduisez la taille du groupe du milieu dans la demande principale pour indiquer que 4 étudiants seulement seront présents à la fois sur la demande principale. Rotation facultative : la demande divisée ne sera pas nécessairement utilisée à chaque quart de travail : cochez la case pour indiquer qu'il s'agit d'une rotation facultative ; la demande principale doit indiquer que 6 étudiants seront présents. Entrez le maximum d'étudiants pouvant assister à la division à tout moment (2 dans ce scénario). Dans cet exemple, les nombres totaliseront jusqu'à 8 (6 sur la DS 7354 et jusqu'à 2 dans la nouvelle demande divisée en cours de création). Le mot "Option" apparaîtra. 6. Dans le menu déroulant, sélectionnez l'organisme, le site, le service et la destination. Il est possible de répartir une demande entre deux ou plusieurs organimes différents. 7. Dans ce scénario, les dates seront exactement les mêmes que celles de la demande originale 7354, car il s'agit d'une rotation et toutes les dates entre la date de début et la date de fin auront deux étudiants. 8. Cliquez le cochet vert pour sauvegarder et continuer.
9. Cliquez l'icône du crayon sous la demande principale de stage afin de modifier la taille du groupe principal pour réduire la taille à 4 étudiants (au lieu de 6), ce qui sera la taille maximale du groupe qui participera à cette destination à tout moment.
10. Cliquez le cochet vert pour sauvegarder.
L'écran de l'Horaire avancé affiche: La taille du groupe principal pour la destination est de 4 étudiants La taille du groupe de la rotation obligatoire est de 2 étudiants, et que La taille des groupes sont en équilibre: 4/6 + 2/6 = 6/6 Les heures de stage pour les étudiants sont partagées. 11. Afin de voir cet écran dans la boite de sortie, cliquez «Retour à Boite de sortie».
La boîte de sortie affiche désormais une petite icône en forme d'éclair. Les stages divisées existent, ce qui indique que la deuxième Demande de Stage 7356 a été créée à partir de la DS au-dessus : 7354. L'autre changement est que l'icône de l'horaire avancée est passée du noir au rouge, indiquant que l'horaire avancé a été activé. Il est possible d'activer l'option « Masquer les autres destinations dans les stages divisés » qui se trouve sur l'écran d'affichage de la boite de sortie.
Diviser un stage individuel (Horaire avancé) Un stage individuel (par ex. préceptorat) devrait être divisé quand l'étudiant passera du temps sur plus d'une destination. Dans la boite de sortie, cliquez sur l'icône de l'horaire avancé Cliquez l'icône pour créer une nouvelle destination divisée.
Sélectionnez le milieu de stage approprié pour cette deuxième rotation. Cliquez sur l'icône du calendrier afin de sélectionner la nouvelle date de début et de fin pour la destination pour ce stage. Cliquez l'icône pour sauvegarder la nouvelle demande de stage qui affiche le nouveau milieu et la nouvelle date de fin et du début.
Le nombre total d'heures s'affiche maintenant en rouge : le cours ne dure que 200 heures, mais nos modifications indiquent maintenant que le stage qui a été ajouté a changé le total d'heures à 400 heures.
Cliquez l'icône du crayon à côté de la demande de stage 7364 afin d'ajuster la date de fin du stage ainsi que les heures de la demande principale.
Modifier la date de fin de la rotation pour la demande principale en cliquant sur l'icône du calendrier. Ajustez les heures pour cette partie de la rotation à cette destination. Cliquez l'icône pour sauvegarder.
Les heures (250) montrent encore plus que le parcours (200). Cliquez sur l'icône du crayon pour effectuer d'autres modifications sur la demande divisée: les heures doivent être réduites.
Réduisez les heures de sorte que le total entre les deux stages s'ajoute au total du cours. Cliquez l'icône pour sauvegarder Si les heures de destination ne sont pas ajustées, chaque destination (et superviseur ou précepteur) recevra le « crédit » complet, ce qui entraînera une duplication des heures. L'organisme receveur peut s'attendre à ce que ces changements soient apportés avant d'accepter le placement.
Modifiez les horaires de la fiche de travail individuelle, si nécessaire. Dans cet exemple, l'étudiant suivra l'horaire du précepteur (différents jours/différentes heures) sur l'unité cardiaque, mais lors du placement à la clinique, les heures seront du lundi au vendredi, durant le jour. Ces informations peuvent être modifiées en ouvrant l'icône des détails (icône « i bulle ») et en modifiant l'onglet d'information sur le placement, ou elles peuvent être modifiées en cliquant et en modifiant l'horaire du fichier individuel. Cliquez : Retour à la boîte de sortie.
Lorsque vous envoyez des demandes divisées, vous devez envoyer la demande principale et toutes les autres destinations, parce que chacune des demandes de stage sont distinctes et nécessitent une réponse provenant de l'organisme receveur.
Séparer une demande d'un ensemble divisé Pour convertir une demande divisée en de multiples demandes de stage distinctes (auxquelles de différents étudiants pourront être affectés), localisez l'une des demandes secondaires de l'ensemble dans l'horaire avancé et cliquez l'icône Séparer cette demande de l'ensemble .
Dans la boîte de sortie, les demandes apparaîtront alors distinctes (non plus rejointes par l'icône de stage divisé. Tout étudiant affecté à l'ancien ensemble divisé restera affecté à la demande principale seulement. D'autres étudiants peuvent alors être affectés à la demande séparée. Si nécessaire, mettez à jour la taille du groupe et la durée de stage sur les demandes maintenant distinctes, et affectez les étudiants normalement.
Lier les demandes(disponible dans la boîte de sortie seulement) Arrière-plan et filtres L'objectif de lier les demandes est de signaler à l'organisme receveur que ces demandes doivent être examinées ensemble, car si une demande n'est pas acceptée, l'autre demande peut ne plus être viable car les deux demandes sont nécessaires. Par example, un instructeur supervise les deux groupes - si un seul groupe est accepté, ce groupe accepté devra peut-être annuler afin que le coordonnateur demandeur puisse réessayer dans un autre établissement où les deux groupes peuvent être acceptés à proximité l'un de l'autre. Seuls les coordonnateurs demanduers peuvent lier ou dissocier des demandes. Les demandes de tout statut peuvent être liées ou non liées. La liaison ne garantit pas que les demandes seront acceptées ou refusées ensemble - chaque destination peut accepter ou refuser sa propre demande selon le cas, quelle que soit la réponse des autres destinations liées. Les demandes liées sont triées en haut de la boîte d'entrée et de la boîte de sortie, quel que soit le tri par paramètre choisi dans les filtres de la boîte d'entrée/boîte sortie avancés. Une case à cocher pour afficher "Grouper les ensembles liés" est disponible à la fois dans la boîte de réception (agence de réception) et dans la boîte d'envoi (agence de placement), et permet aux utilisateurs d'afficher les ensembles liés ensemble (ou non). Marquer les demandes à lier : Trouver les demandes à lier dans votre boîte de sortie, et cochez leurs cases. Sélectionnez « Marquer les demandes à lier » dans le menu Action et cliquez . Si nécessaire, retournez à l'écran Cohortes, ou changez les filtres de la boîte de sortie pour trouver les autres demandes à lier et les marquer aussi.
2. Passez en revue les demandes à lier dans l'encadré. Cliquez Supprimer pour retirer une demande de la section à lier, ou recommencez à zéro en cliquant pour vider l'encadré. 3. Quand toutes les demandes à lier sont marquées, cliquez . Les demandes liées apparaissent maintenant ensemble dans la boîte de sortie et la boîte d'entrée liées par l'icône
4. Pour retirer une demande d'un ensemble lié, cliquez son icône « retirer le lien » . Notez que cela ne retire pas le lien des autres demandes d'un ensemble de 3 ou plus, il retire seulement la demande sélectionnée de l'ensemble. Cependant, si seulement 2 demandes sont liées, retirer le lien d'une demande séparera l'ensemble complet. Retirer le lien peut être utile quand : - Une des demandes liées n'est pas exacte, ou n'est plus requise, et doit être annulée. - Une demande liée a été refusée, mais les autres demandes dans l'ensemble lié sont actives (p.ex. : envoyées ou acceptées). - Une rotation partagée (pour 2 groupes ou plus) est refusée ou annulée, et les étudiants dans les groupes liés n'y ont plus accès.

Fusionner les demandes (disponible dans la boîte de sortie seulement, quand filtrée à un seul cours) Il y a des situations où deux demandes ou plus doivent être fusionnées, pour former une seule possibilité de stage pour un étudiant ou groupe. Par exemple : Deux groupes en salle d'accouchement et obstétrique peuvent fusionner pour offrir une seule expérience combinée; Un préceptorat en communauté est fusionné avec un stage à l'hôpital pour offrir une rotation améliorée. La fusion est disponible comme action dans la boîte de sortie visible SEULEMENT quand vous filtrez à un seul cours (typiquement par le bouton d'accès , mais aussi accessible par le filtre de cours). Sélectionnez une ou plusieurs demandes et choisissez l'action de « Fusionner les demandes sélectionnées » puis cliquez .
Un message affiche les conditions principales pour une fusion réussie : Les étudiants et enseignants (du groupe) doivent être non-affectés; Le statut des stages ne peut être annulé ou refusé; Les tailles totales des groupes (dénominateur) doivent correspondre – par ex. une fusion de groupes de taille « 4/4 » et « 5/5 » ne réussira pas; Les demandes ne peuvent être fusionnées si elles avaient été créées directement depuis la fiche d'inscriptions (car les étudiants sont déjà affectés de façon permanente). Si la fusion est réussie, les demandes sélectionnées seront maintenant combinées en un ensemble divisé, et l'écran Horaire avancé sera ouvert automatiquement avec l'avertissement en rouge habituel recommandant de réviser les dates de début et de fin, heures sur la destination/totales, et tailles du groupe si nécessaire.
Rappelez-vous Diviser des demandes se fait depuis l'Horaire avancé et permet aux étudiants de se déplacer dune destination à l'autre dans le cadre d'un même stage. Rappelez vous d'envoyer toutes les destinations divisées une fois qu'elles sont créées, afin d'assurer qu'elles soient visibles dans la boîte d'entrée du site receveur. Lier des demandes se fait dans la boîte de sortie et permet aux coordonnateurs demandeurs d'indiquer aux organismes receveurs que ces demandes sont reliées (p.ex. : même enseignant) et, si possible devraient être considérées ensemble. Seuls les coordonnateurs demandeurs peuvent lier ou retirer les liens des demandes. Les demandes de n'importe quel statut peuvent être liées ou déliées. Lier ne garantie pas que les demandes seront acceptées ou refusées ensemble – chaque destination peut accepter ou refuser les demandes, quelle que soit la réponse des autres destinations. Les demandes liées apparaissent en haut de la boîte d'entrée et la boîte de sortie quelle que soit l'option de tri choisie. Une case pour « Grouper les demandes liés » dans la boîte d'entrée et la boîte de sortie, permet d'afficher les demandes liées ensemble ou non. Si la case est cochée, les demandes liées sont affichées ensemble en haut de la boîte d'entrée et la boîte de sortie, suivies des autres demandes triées par l'ordre choisi dans le filtre « Trier par : » (par exemple par date de début ou par destination). Si la case est décochée, les demandes liées gardent les icônes pour retirer les liens mais n'apparaissent pas ensemble, et sont triées selon le filtre choisi. Cette option permet un tri complet de toutes les demandes dans la boîte d'entrée et la boîte de sortie, liées ou non. Les icônes pour retirer le lien sont visibles en tout temps mais ne fonctionnent seulement quand l'option « Montrer les ensembles liés » est cochée. Cela signifie que vous ne pouvez retirer le lien seulement quand les demandes liées sont affichées ensemble afin que vous puissiez réviser les autres demandes de l'ensemble avant de retirer le lien.
Fusionner des demandes se fait dans la boîte de sortie et permet de combiner deux demandes séparées en une seule demande sur plusieurs destinations. La demande originale avec le numéro de référence inférieur devient la nouvelle demande principale, quel que soit l'ordre de tri de la boîte de sortie. L'ordre peut être inversé dans l'Horaire avancé si nécessaire (par exemple si la demande principale est par la suite refusée et une autre destination doit devenir la demande principale). Si une des demandes sélectionnées fait déjà partie d'un ensemble divisé avant la fusion, toutes les destinations dans l'ensemble divisé seront fusionnées. Comme indiqué dans le message d'avertissement, une fusion ne peut pas être annulée. Si une fusion a été effectuée par erreur, vous devez annuler la demande fusionnée et la remplacer dans la fiche de travail par une nouvelle demande principale.

Division, Liaison, et fusion des demandes de stage

Division d'un groupe d'étudiants sur plusieurs destinations (horaire avancé)