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Horaire avancé

Guide concernant les organismes demandeurs et receveurs (GCOD GCOR)

Sommaire:
L'horaire avancé permet de créer et gérer des horaires complexes pour un stage en divisant le stage en plusieurs destinations ou périodes de temps.

Généralités
Certains stages sont divisés sur plusieurs destinations à cause de capacité d'accueil limitée pour les étudiants sur la destination, ou pour remplir les exigences de stage dans plusieurs domaines de pratique. Dans ces situations, le stage peut être divisé entre plusieurs destinations ou périodes de temps. Par exemple :

image.png

  • Un groupe d'étudiants peut être divisé en deux petits groupes sur deux unités, et les étudiants auront l'ala possibilité de travailler sur les deux unités;
  • Un étudiant en préceptorat passera les premières semaines de son stage dans un domainemilieu de pratique et se déplacera dans un autre domaine pour le reste du stage;
  • Un étudiant devra se déplaceraformer dans plusieurs domaines diagnostiques durant son stage àdans un site.

NOTE : Les destinations divisées sont utilisées pour les stages où les étudiants affectés passeront du temps dans toutes les destinations confirmées;confirmées. siSi un groupe d'étudiants seradoit diviséêtre réparti sur deux unités mais que chaque étudiant resterareste sur une destination seulement, il faut créer deux groupes liés sont nécessaires.liés. Référez-vous au guide de consultation rapide Division, liaison, et fusion des demandes de stage pour plus d'informations sur l'utilisation appropriée des divisions versus les liaisons.

Horaire avancé pour stages individuels

 

 L'horaire avancé est affiché depuis la boîte d'entrée/sortie par l'icône  (si aucun horaire avancé n'existe encore) ou  (si un horaire avancé est créé). Dans l'exemple ici, une demande de stage est acceptée pour la seule destination 2 ouestOuest :

 

  • Pour diviser ce stage sur deux rotations (ex. avr. 25-mai 6 et mai 9-mai 20), cliquez pour afficher l'écran d'Horaire avancé, qui montre une « demande principale » au 2 ouest.

  • Cliquez Ajouter pour diviser le stage, et indiquez le nouveau milieu (site, service, et destination). Changez la date de début au 9 mai et réduisez les heures sur ce milieu (par ex. la moitié des 128128h totales du cours).

  •  Cliquez Sauvegarder pour revenir à l'Horaire Avancé. La nouvelle rotation apparait sous « Autres destinations » et les heures totales pour toutes les rotations sont affichées en rouge car elles dépassent les exigences du cours de 128 heures (définies dans l'écran des Cohortes).

  • Cliquez Modifier pour mettre à jour la demande principale; changez la date de fin au 6 mai et réduisez les heures de stage pour la première moitié du stage.

  • Cliquez Sauvegarder pour revenir à l'Horaire Avancé. Le total des heures sur les destinations correspond maintenant aux exigences du cours, et l'avertissement en rouge disparait.

  • Cliquez sur  ou sur  pour voir vos modifications.

 

NOTE IMPORTANTEIMPORTANTE: auxAux coordonnateurs demandeurs – la demande divisée pour la nouvelle destination a un statut « NouveauNouveau » est n'est pas visible par l'organisme receveur tant qu'elle n'est pas envoyée depuis la boîte de sortie.

Vous pouvez revenir à l'Horaire Avancé autant de fois qu'il le faut, pour ajouter par exemple pour ajouter une autre destination divisée ou remplacer une rotation refusée ou annulée.

Dans cet exemple, la demande principale pour 2 ouestOuest est maintenant annulée et remplacée par une rotation acceptée sur 2 est.Est.

Pour « promouvoir » la rotation de remplacement afin d'en faire la demande principale, cliquez  , et le demandes seront interverties. Notez que la nouvelle demande principale prendra le numéro de référence de celle « rétrogradée » et l'historique des deux seront mis à jour afin de prendre en compte ce transfert de contenu des demandes.

Horaire avancé pour stages de groupe

 

Pour les groupes, des avertissements supplémentaires apparaissent si le nombre total d'étudiants sur les destinations est différent de la taille du groupe.

 

Exemple 1 : trop d'étudiants

 

Dans cet exemple, un groupe de 5 étudiants est divisé avec 4 étudiants sur la destination principale (Unité des naissances) et 1 étudiant en bloc opératoire. Après la création de la rotation en bloc opératoire pour 1 étudiant, la destination principale n'est pas encore réduite à 4 étudiants, donc les totaux de taille et heures des étudiants sont en rouge pour rappeler que le total d'étudiants (5 + 1) est supérieur à la taille du groupe (5). En conséquent, les heures totales sont aussi en excès des exigences pour 5 étudiants affectés.

Cliquez Modifier  pour mettre à jour la demande principale et réduire la taille du groupe sur la destination à 4. Les dates et heures restent les mêmes dans cet exemple car les étudiants sont en stage en même temps.

Cliquez Sauvegarder pour revenir à l'Horaire Avancé et vérifier que les avertissements ont disparu.

Exemple 1 : étudiants manquants


Si une rotation est par la suite annulée ou refusée, l'Horaire Avancé affichera une entrée d'ajustement qui fera balancer les totaux et identifiera les étudiants « non-comptabilisés » sur le stage. Pour les organismes demandeurs, ceci apparait sous la forme d'un avertissement avec des suggestions d'addition de destination si nécessaire :

Pour les organismes receveurs, l'entrée d'ajustement donne une explication de l'impact sur les rapports :

Si la rotation refusée est par la suite remplacée, ou si la demande principale est augmentée à 5 étudiants, l'entrée d'ajustement disparaitra.

 

Occasionnellement, le nombre d'étudiants sur toutes les destinations est intentionnellement inférieur à la taille totale du groupe – par exemple quand un grand groupe d'étudiants est en rotation sur la destination un à la fois. Dans l'exemple ci-dessous, une classe de 18 étudiants passera un quart chacun dans une clinique, avec un seul étudiant sur le site à la fois. Les autres 17 étudiants ne sont pas comptés dans les destinations divisées (c.-à-d. ils sont en classe ou dans une autre activité non-clinique) :

 

L'entrée d'ajustement pour les 17 étudiants assure que la destination reçoit un « crédit » adéquat dans les rapports d'activité, en incluant un total de 18 étudiants pour un quart de 8 heures chaque. 

Séparer une demande d'un ensemble divisé

 

Pour convertir une demande divisée en de multiples demandes de stage distinctes (auxquelles de différents étudiants pourront être affectés), localisez l'une des demandes secondaires de l'ensemble dans l'horaire avancé et cliquez l'icône Séparer cette demande de l'ensemble . 

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Dans la boîte de sortie, les demandes apparaîtront alors distinctes (non plus rejointes par l'icône de stage divisé. Tout étudiant affecté à l'ancien ensemble divisé restera affecté à la demande principale seulement. D'autres étudiants peuvent alors être affectés à la demande séparée. Si nécessaire, mettez à jour la taille du groupe et la durée de stage sur les demandes maintenant distinctes, et affectez les étudiants normalement.

Rappelez-vous

  • L'Horaire Avancé peut être utilisé pour ajouter ou modifier des destinations divisées par soit le coordonnateur demandeur soit le coordonnateur receveur. Cependant, pour les groupes avec enseignant, seul le coordonnateur demandeur peut modifier l'horaire (par ex. modifier les heures).
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