Survol HSPnet SIMPLIFIÉ pour Agent de Destination (AD)

Guide concernant les organismes receveurs (GCOR)

Sommaire:
Ce guide présente l'écran de bienvenue pour les agents de destination (AD) qui contient les messages de HSPnet, la boîte d'entrée des demandes pour ses destinations, des rapports, et des outils pour gérer les profils de destination et la base de données de superviseurs.

Icônes associées
	Détails des demandes
	Commentaire
	Condition
	Alerte
	Moniteur requis

Généralités
Les agents de destination (AD) sont responsables d'accepter ou de refuser les demandes de stages dans leurs unités et d'affecter un superviseur (ou précepteur) si requis. Les AD peuvent aussi mettre à jour les profils de leur destination pour offrir aux programmes d'études et aux étudiants des informations pertinentes sur leur unité ou service.

Comme AD, vous n'avez pas besoin de vous connecter à HSPnet de façon quotidienne – un courriel vous sera envoyé s'il y a des demandes en attente dans votre boîte d'entrée ou si vous ne vous êtes pas connecté depuis plus de trois jours.

Étape 1 – Première connexion à HSPnet

Une fois votre compte d'utilisateur créé, vous recevrez un courriel intitulé « Bienvenue à HSPnet » contenant votre nom d'utilisateur et un mot de passe temporaire.
Visitez le site HSPnet à http://hspcanada.net/fr/index.asp et cliquez sur votre province sur la carte du Canada.
Sur la page de connexion, entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.
Suivez les instructions pour configurer un nouveau mot de passe et une question de sécurité, et pour accepter les responsabilités en tant qu'enseignant conformément aux politiques nationales de HSPnet.
Visitez le site de formation en ligne afin de compléter l'orientation de 5 minutes (obligatoire pour tout nouvel utilisateur).

Étape 2 – Afficher votre écran de bienvenue

Lorsque vous vous connecterez une nouvelle fois après avoir complété le module d'orientation en ligne, vous serez accueilli par l'écran de bienvenue, organisé en différents onglets. Cet écran présente également les liens suivants :

Assistance en ligne – un lien vers les guides de consultation rapides et les vidéos de formation.

Assistance par courriel – ouvre un nouveau courriel au centre d'assistance depuis votre système de messagerie habituel, avec un objet qui nous permettra de vous identifier et d'identifier l'écran que vous utilisez.

Changer le mot de passe – vous permet de changer votre mot de passe (avant la période d'expiration de 90 jours)

Question de sécurité – vous permet de changer la question à laquelle répondre lorsque vous demanderez un nouveau mot de passe.

Étape 3 – Passer en revue les messages

Votre onglet Messages comporte plusieurs sections :

Action nécessaire – une liste de demandes de stage dans votre boîte d'entrée en attente d'être acceptées ou refusées, ou en attente d'affectation d'un superviseur.

Modifications récentes d'autres – une liste de mises à jour et alertes des programmes d'études, telles que des changements de dates de stage ou de destinations, ou une annulation récente.

Cette section affiche un filtre « période de temps » pour afficher les alertes passées que vous aimeriez revoir; les modifications faites « depuis la date de dernière connexion » sont affichées par défaut. Si vous désirez un rappel des changements précédents, modifiez le filtre à « semaine dernière », ou « mois dernier ».

Nouvelles de HSPnet – informations pour AD telles que de nouvelles fonctions ou d'importants changements.

Étape 4 – Surveiller les demandes dans la boîte d'entrée

Chaque jour, votre boîte d'entrée est filtrée automatiquement aux demandes qui sont en attente ou Acc/Conf (acceptées ou confirmées) pour la période de temps d' « aujourd'hui ».

Un chiffre à côté de chaque statut indique le nombre de demandes ayant ce statut, même si l'écran est filtré et ne les affiche pas. Dans l'exemple ci-contre, 5 demandes sont acceptées ou confirmées et 1 est en attente. Le compte des demandes en attente est affiché en rouge comme avertissement.

La session « aujourd'hui » affichera toutes les demandes qui sont actives maintenant, même si elles ont commencé avant aujourd'hui, et pour les quatre prochains mois. Les autres options sont les sessions académiques (hiver, printemps/été, et automne) ainsi que la dernière session.

Assurez-vous de vérifier la session pour vous assurer que vous affichez la bonne période pour l'action nécessaire.

Retirez le crochet tel que celui pour « acc/conf » si vous désirez réduire la liste affichée dans votre boîte d'entrée (par ex. pour vous occuper seulement des demandes en attente) et cliquez pour actualiser la liste.
Cochez la case « ref/annul » pour afficher les demandes inactives.

Votre boîte d'entrée possède d'autres filtres utiles :

Site et Destination – vous permettent de filtrer la vue à une seule destination si vous en avez plus d'une.

Type – vous permet de filtrer les demandes de stage de groupes (avec enseignant) ou non-groupes (tels que préceptorats ou projets). Dans cet exemple, le filtre indique que les groupes sont affichés, et le compte indique 1 demande acceptée.

Notez que la boîte d'entrée n'affiche que 10 demandes à la fois, avec des liens pour les autres pages. Dans cet exemple nous voyons la 1ere page de deux; cliquez sur "Suivant" ou sur le lien 2 pour aller à la deuxième page de demandes.

Étape 5 – Réviser les détails des demandes

Cette boîte d'entrée affiche trois demandes de groupe acceptées et trois demandes de préceptorat (deux confirmées et une en attente).

Pour voir plus d'information sur une demande, cliquez sur le pour voir les Détails de la demande de stage. Cet écran vous permet de communiquer avec les personnes-ressources du programme d'études et de votre site:

Placez votre curseur sur l'icône du téléphone pour afficher le numéro de téléphone ; une icône grise indique qu'aucun numéro n'est entré;

Cliquez sur l'icône d'enveloppe pour ouvrir un nouveau courriel adressé à cette personne à partir de votre logiciel de courriel local.

Rappelez-vous : Lorsque le stage est accepté par le site, l'étape finale consiste pour le programme d'études de confirmer le stage et affecter l'étudiant si ce n'est pas encore fait. Le nom de l'étudiant sera divulgué au site quand le stage sera confirmé.

Cliquez le lien du cours, par ex. SI/632, pour voir le profil en ligne du cours entré par le programme d'études, y compris les documents téléversés.

Affichez les commentaires et alertes entrés par un utilisateur. Une alerte entrée apparaîtra dans votre boîte d'entrée et dans la boîte de sortie du programme d'études :

Un commentaire est un message non-urgent (tel que «les étudiants seront en période de relâche du 9 au 15 février»)

Une alerte est un message urgent (tel que "veuillez communiquer avec l'enseignant pour plus d'informations")

Une condition est un message qui requiert une action de votre part avant que le stage ne puisse être accepté (par ex. réduire la taille du groupe).

Étape 6 – Accepter ou refuser les demandes

Dans votre boîte d'entrée, cliquez pour accepter une demande. Un bouton reste affiché au cas où vous auriez fait une erreur ou devriez refuser une demande par la suite.
Cliquez si vous ne pouvez pas recevoir l'étudiant. Vous devrez fournir une raison pour refuser la demande (par exemple « Aucun superviseur disponible »; cliquez pour continuer. Le statut du stage sera mis à jour à « Refusé » mais le bouton demeure au cas où vous seriez en mesure d'accepter la demande par la suite.

Dans la situation inhabituelle où vous devriez annuler un stage avant qu'il ne soit accepté ou confirmé, vous pouvez le faire en cliquant sur "Annuler un stage".

Vous devrez sélectionner une raison dans le menu déroulant. Cliquez pour sauvegarder votre raison et continuer.

Étape 7 – Affecter les superviseurs

Chaque demande dans votre boîte d’entrée n'étant pas une demande de groupe affichera un menu déroulant de personnel à affecter comme superviseur si cela est nécessaire (par exemple préceptorat ou projet). Pour les groupes avec enseignant, le superviseur est fourni par le programme d’études sauf si un accord spécial existe et que l’établissement d’enseignement demande un moniteur (employé par le site) pour accompagner le groupe. Référez-vous au guide de consultation rapide Moniteurs/monitrices si cet accord est en cours dans votre province.

Le menu déroulant affiche une liste de tous les membres du personnel dans votre département (par ex. soins infirmiers). Si le membre du personnel n'est pas dans la liste, vous pouvez l'ajouter dans l'onglet « Mes superviseurs » (voir la page suivante).
Sélectionnez un nom dans le menu déroulant et cliquez pour affecter le superviseur.
Si un second superviseur est nécessaire, cliquez pour ouvrir la fenêtre Superviseur multiples. Cliquez à nouveau pour afficher le menu déroulant et entrez le nombre d'heures pour ce superviseur. Vous devrez ajuster les heures de l'autre superviseur pour équilibrer le nombre total des heures, ou cliquer pour partager les heures.

Pour plus de détails sur l'ajout de superviseurs multiples, référez-vous au guide de consultation rapide Précepteurs/superviseurs multiples sur http://hspcanada.net/fr/ressources/consultation.asp.

Étape 8 – Imprimer les horaires et rapports

L'onglet Rapports offre un menu de rapports PDF qui sont appréciés par les AD, y compris une liste de superviseurs et un horaire de stage pour la prochaine session. Lorsqu'un rapport est demandé dans le menu, il est ajouté à la file d'impression d'où il sera produit selon l'ordre de soumission.

Dans la file d'impression, les rapports sont produits en deux minutes ou moins; cliquez pour actualiser le statut et vérifier si le rapport est prêt.
Quand le statut est Prêt:
- Cliquez l'icône Prévisualiser pour l'ouvrir avec Adobe Reader dans une autre fenêtre, d'où il pourra être imprimé ou sauvegardé localement.
- Cliquez l'icône Courriel pour envoyer le fichier comme pièce jointe à un ou plusieurs destinataires.

Étape 9 – Gérer vos destinations et vos précepteurs

La liste des destinations dont vous êtes responsable apparaît sous l'onglet «Mes destinations». La date de la «dernière mise à jour» apparaîtra en rouge si le profil n'a pas été mis à jour depuis plus d'un an.

Cliquez le lien de la destination (par ex. Salle de réveil) pour ouvrir le profil de destination.
Chaque onglet du profil peut être modifié selon le format de l'information affichée :

- Cliquez pour modifier chaque section de l'onglet, par exemple pour mettre à jour les heures d'opération ou pour entrer une description de votre unité ou programme;
- Cliquez pour ajouter une entrée dans un tableau tel que ceux dans les onglets «Personnes-ressources» et «Personnel typique».

Pour plus d'explications sur la gestion de votre profil de destination, référez-vous au guide : Profil de destination.
Une liste de membres du personnel disponibles pour la supervision est fournie sous l'onglet "Mes Précepteurs".

La section du haut contient la liste des précepteurs qui sont affectés à une «Destination» sous votre responsabilité. Cliquez sur pour le retirer de cette liste.

Vous pouvez modifier le profil des superviseurs dans cette section. La section du bas contient la liste des superviseurs dans d'autres départements. Cliquez sur pour affecter un superviseur à une Destination sous votre responsabilité et le déplacer vers la liste «Mes précepteurs».