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Affectation automatisée des étudiants (AAE)

Guide concernant les organismes demandeurs (GCOD)

Sommaire:
Le processus d'affectation des étudiants peut être accéléré grâce à la fonction Affectation automatisée des étudiants (AAE) qui permet de les jumeler aux milieux de stage en fonction de leurs préférences (choix classés) et d'autres paramètres. L'AAE permet au coordonnateur demandeur d'utiliser une combinaison d'affectation manuelle et automatisée pour chaque cours.

L'annexe 1 offre une liste d'algorithmes de jumelage disponibles et des exemples de scénarios d'utilisation

Généralités

 

L'affectation automatisée des étudiants (AAE) permet de jumeler les places de stage disponibles aux étudiants selon leurs préférences ou selon d'autres variables, ou de façon aléatoire s'ils n'ont pas entré de préférence.

 

Les étudiants peuvent entrer leurs préférences en se connectant à HSPnet et en consultant les stages disponibles sous l'onglet Sélecteur de sites.

 

Communiquez avec le centre d'assistance de HSPnet à assistance@hspcanada.net pour demander qu'on active la fonctionnalité d'affectation automatisée pour vos programmes d'études.

Sélecteur de sites_Etudiants_2.png
Étape 1 – Passer en revue les inscriptions

Avant d'effectuer l'AAE, vous devez réviser les inscriptions des étudiants pour vous assurer qu'ils soient éligibles pour le stage dans le cours.

  • Cliquez sur Cohortes - Inscriptions accéder à la fiche d'incriptions pour le cours à affecter.
  • Passez en revue les étudiants inscrits pour vous assurer qu'ils soient tous éligibles et inscrits dans la fiche appropriée (statut « Grpe » ou « Indiv »).

 

 

Cohorte_Insc.png

Si certains étudiants ne sont pas éligibles, plusieurs choix s'offrent à vous. 

 

  • Sélectionnez dans le menu déroulant l'option qui est appropriée comme par exemple : « Retirer les étudiants de la fiche de travail » ou encore « Retirer de cette cohorte (tous cours non-affectés) ».
  • Cochez les cases des étudiants visés et cliquez sur Soumettre.
 Menu_deroul_Inscr.png

Si vous utilisez des Sections pour créer des sous-groupes dans la cohorte révisez-les pour vous assurer qu'elles soient mises à jour.

  • Cliquez sur le crayon modifierpour modifier un  ou plusieurs étudiant. 

  • Sélectionnez une section dans le menu déroulant d'un étudiant ou plus et cliquez sauvegarderpour sauvegarder.

Sections.png

Astuce :  Les sections peuvent être utilisées durant l'AAE pour mélanger ou combiner les étudiants lors d'un jumelage aléatoire pour un stage de groupe.  Par exemple :

- Mélanger les étudiants avec des besoins d'apprentissage différents; ou
- Combiner les étudiants qui veulent être placés ensemble par exemple pour covoiturer.
Étape 2 – Gérer les exceptions

Il est recommandé de gérer les exceptions avant d'utiliser l'AAE.  Voir le guide de consultation rapide Sélecteur de sites par l'étudiant pour plus de détails sur les étapes nécessaires pour retenir un site avant le jumelage.  Les exceptions peuvent inclure :

 

  • Retenir des sites de l'AAE pour les garder « en réserve» pour les étudiants ayant des conditions particulières;
  • Affecter manuellement si nécessaire, par exemple pour :
    • Répondre à une demande de considération particulière;
    • Répondre aux besoins des étudiants qui présentent des lacunes dans leurs parcours scolaire.
Étape 3 - Activer le sélecteur de site

 

Afin que les étudiants puissent faire leurs choix de stage vous devez ouvrir le sélecteur de site  pour qu'ils puissent avoir accès aux offres disponibles.

Conf_Sel_Stage.png
  1. Cliquez sur l'icône le sélecteur n'est pas configuré Sélecteur de sites pour un cours afin de réviser les paramètres par défaut et entrer les dates d'ouverture et de fermeture du sélecteur.
  2. Modifiez au besoin les paramètres par défaut (par ex. augmenter le nombre de sélections à quatre pour une session seulement) et définir les dates et heures d'ouverture et de fermeture du sélecteur de sites.
  3. Cliquez sur sauvegarder sauvegarder pour continuer. 

Sel_Site_Cohort.png
Étape 4 – Effectuer l'affectation automatisée

Pour vous préparer à l'affectation automatisée sur la base des choix des étudiants :

 

1.  Assurez-vous que le sélecteur de site du cours soit fermé, c'est-à-dire que l'icône s'affiche en vert le sélecteur est fermé dans l'écran des Cohortes.

2.  Révisez les sélections des étudiants dans la Fiche d'affectation accéder à la fiche de stage individuel ou accéder à la fiche de groupepour vérifier que tous les étudiant.e.s ont entré leurs sélections. 

Statut_Sel_Stage.png
  • Placez votre curseur sur l'icône Commentaires commentairepour voir les « circonstances particulières».
  • Voyez les choix de l'étudiant.e en cliquant sur Préférences de l'étudiant ; cela ouvre une copie de ses choix sauvegardés (en lecture seule).
  • Si vous devez modifier les choix d'un.e étudiant.e, par exemple pour vous assurer que les exigences du programme sont respectées, cliquez sur le cadenas.
    • Un avertissement vous rappellera que les modifications par le responsable du programme d'études sont inscrites dans l'historique à des fins de vérification.
  • Lorsque vous avez terminé la révision vous êtes maintenant prêt.e.s à procéder au jumelage.
 Choix_Etud.png

3.  Cochez les cases des étudiant.e.s éligibles, et

 

4.  Choisissez l'action « Jumeler les étudiants sélectionnés ».

 

5.  Sélectionnez l'algorithme à utiliser; dans l'exemple, les étudiants seront affectés sur la base de leurs choix; aucune autre variable ne s'appliquera. Cliquez sur l'icône du glossaire glossaire pour voir une explication des algorithmes disponibles.

6. Sélectionnez le statut des demandes à jumeler aux étudiants :

  • Acceptée ou confirmée pour finaliser le jumelage des étudiants aux places de stage déjà acceptées par les sites receveurs;
  • Tous statuts actifs pour un pré-jumelage des étudiants dans l'attente de l'acceptation des demandes (inclus les demandes nouvelles, envoyées, ou réacheminées en plus de celles acceptées et confirmées).

7.  Cliquez sur Soumettre pour effectuer le jumelage automatisé, qui sera fait cinq fois.

  Jumelage.png

Une fois complété, une fenêtre affichera les cinq ensembles de résultats :

  • Pour appliquer l'un des résultats, sélectionnez le résultat préféré parmi les choix (1 à 5) sous le résultat préféré et cliquez 

NOTE : Quand un résultat est préféré, les autres résultats ne sont plus disponibles.

Result_Affec_Autom.png

9. Fermez la fenêtre pour actualiser la fiche d'affectation et afficher les affectations suggérées. Les étudiants jumelés avec succès ont une icône  « affectation automatisée » (qui peut être cliquée pour afficher les choix des étudiants).

 

RAPPEL : Les affectations ne sont pas finalisées à ce point et ne sont pas visibles tant qu'elles ne sont pas confirmées.

10. Vous pouvez réviser les affectations à n'importe quel moment après que l'AAE a été utilisée, en cliquant le lien pour Résultats de l'affectation automatisée des étudiants. La fenêtre affiche les statistiques du jumelage (pour le résultat sélectionné) et des boutons pour:

  • Imprimer une liste Excel de tous les étudiants, leur affectation automatisée et le rang de celle-ci dans leurs préférences.

  • Annuler le résultat

    • Cliquez  pour rejeter les résultats de l'affectation automatisée et retournez à la fiche d'affectation d'où vous pourrez affecter les étudiants manuellement ou refaire un nouveau jumelage.
    • Si vous avez déjà confirmé** des stages ayant été jumelés à des étudiants par le biais de l'AAE (voir étape 5) et que vous voulez également annuler ces affectations, cochez la case « Inclure les étudiants avec une affectation AAE confirmée ».

Étape 5 – Finaliser les affectations
  1. Pour finaliser les affectations, cochez la case d'un ou plusieurs étudiants et sélectionnez l'action appropriée :
  • Finaliser les affectations et transmettre le nom des étudiants : ceci finalise l'affectation, la rend visible dans la page de bienvenue de l'étudiant (sous l'onglet « stages actuels »), et transmet le nom de l'étudiant au site receveur;
  • Affecter temporairement (fiche individuelle seulement) : ceci complète l'affectation et rend le nom de l'étudiant visible dans votre boîte de sortie, mais le statut de la demande n'est pas confirmé et le nom de l'étudiant n'est pas transmis.
  • Si vous devez modifier manuellement une affectation automatisée, cliquez Modifier  et choisissez un stage dans le menu déroulant (ou l'espace « libre » pour affecter manuellement plus tard). Cliquez  Tout sauvegarder pour continuer et voir les résultats.

Dans cet exemple, l'icône d'AAE de l'étudiant a changé de  en , indiquant qu'une affectation manuelle a été faite, et un avertissement rouge est affiché car le stage sélectionné est déjà attribué à un autre étudiant. Avant de confirmer l'affectation manuelle, l'étudiant doit être changé d'affectation à une place disponible, ou l'autre étudiant doit être retiré de l'affectation pour rendre la place disponible.

Rappelez-vous

  • Tous les étudiants sur la fiche de travail devraient avoir une affectation manuelle ou automatisée. Si certains étudiants ne doivent pas être affectés dans ce cours, ils devraient être retirés de la fiche d'affectation (avec le menu déroulant Action) et dispensés du cours ou retirés de la cohorte (dans la fiche d'inscriptions) s'ils ne continuent pas avec leurs collègues de classe.

Annexe 1 – Algorithmes de jumelage disponibles 

NOTE :

  • Tous les algorithmes jumellent les étudiants à un stage spécifique seulement si la demande de stage (DS) est acceptée ou confirmée et si elle n'est pas encore attribuée à un autre étudiant (manuellement ou par AAE)
  • Pour tous les algorithmes, des étudiants resteront non-jumelés après l'AAE si le nombre de places était insuffisant pour le nombre d'étudiants sélectionnés pour le jumelage.


1. a – Algorithmes basés sur les préférences sauvegardées des étudiants

  • Les étudiants resteront non-jumelés après l'AAE si ils n'avaient pas de préférence sauvegardée.

1. b – Algorithmes aléatoires (non basés sur les préférences sauvegardées des étudiants

  • Le jumelage aléatoire est utilisé quand les préférences de l'étudiant ne s'appliquent pas, soit parce que les préférences ne sont pas entrées dans le sélecteur de sites par l'étudiant (et donc pas entrées dans HSPnet) ou si les préférences ne sont pas prises en considération dans le processus d'affectation.
  • Tant qu'il y a des places disponibles, les étudiants seront jumelés même s'ils n'ont pas sauvegardé de préférences.

Annexe 2 –Résultats d'AAE multiples

Dans l'exemple ci-dessous, quelques étudiants ont été jumelés, mais le reste des étudiants n'a pas pu l'être car leurs choix n'étaient pas disponibles. Suivez les étapes pour exécuter à nouveau l'AAE afin d'affecter les étudiants restants aux demandes de stage encore disponibles.

A.  Confirmez l'affectation pour les étudiants qui ont été affectés pendant le premier jumelage (indiqués par l'icône de l'AAE « jumelé dans le résultat d'AAE actuel »  ) en choisissant l'action "Finaliser l'affectation et transmettre le nom des étudiants".

B. Les étudiant confirmés disparaîtront de l'écran; cochez la case "Afficher les étudiants confirmés" si vous souhaitez afficher tous les étudiants.

 

C. Ouvrez la fenêtre Résultats de l'affectation automatisée des étudiants et cliquez sur pour effacer les résultats de jumelage courants. Si vous souhaitez conserver le premier groupe de jumelages confirmés, NE cochez PAS la case « Inclure les étudiants avec une affectation AAE confirmée ».

 

D. À côté de chaque étudiant confirmé après le premier jumelage apparaîtra l'icône «jumelé dans un résultat d'AAE précédent » 

E. En suivant l'étape 4 de ce guide, sélectionnez les étudiants non-jumelés restants et exécuter l'AAE à nouveau en utilisant un algorithme identique ou différent.

F. Sélectionner l'un des résultats de jumelage et cliquez sur pour affecter les étudiants sélectionnés.

G. Le second groupe d'étudiants jumelés affichera maintenant l'icône « jumelé dans le résultat d'AAE actuel »  alors que l'icône « jumelé dans un résultat d'AAE précédent »  apparaîtra à côté de chaque étudiant du premier jumelage.

H. Répétez les étapes A à F afin de générer un autre jumelage partiel, ou sélectionnez l'action "Retirer les étudiants de cette affectation" pour annuler l'affectation pour n'importe quel étudiant.

Version anglaise : Student Admin - Automated Student Matching part 1 (Random Match only - No Student Site selector needed)

                           : Student Admin - Automated Student Matching part 2 (Student Site Selector)







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