Sélecteur de sites par l'étudiant

Guide concernant les organismes demandeurs (GCOD)

Sommaire:
Les responsables de programmes d'études peuvent permettre aux étudiants de chercher leurs milieux de stage, de consulter les offres disponibles ou de le faire à partir d'une liste de sites disponibles. Les étudiants peuvent ainsi sauvegarder jusqu'à dix préférences classifiées. Celles-ci peuvent être utilisées plus tard pour guider le processus d'attribution au cours de l'affectation manuelle faite par le coordonnateur demandeur ou par le biais de l'affectation automatisée des étudiants de HSPnet.

Généralités
L'accès aux étudiants à HSPnet peut améliorer la communication pour les responsables des programmes d'études, les étudiants et les sites receveurs. Accroître l'accès des étudiants en offrant d'utiliser la fonction Sélecteur de sites leur fournit un processus de sélection en ligne des leurs milieux préférés à partir :

D'une liste de stages disponibles ou d'offres ou,
D'une série prédéfinie de sites possibles (même si les demandes n'ont pas été envoyées).

Le sélecteur de sites permet à l'étudiant de chercher des stages disponibles et d'enregistrer jusqu'à 10 préférences classifiées et (tant que le sélecteur de sites est ouvert aux étudiants) de voir des statistiques sur les préférences des autres étudiants de sa classe.

Le coordonnateur demandeur (CD) peut consulter les préférences des étudiants pendant l'affectation manuelle des étudiants ou peut configurer HSPnet pour effectuer l'affectation automatisée en fonction des préférences des étudiants ou d'autres varaibles (voir le guide de consultation rapide intitulé Affectation automatisée des étudiants).

Étape 1 – Activation du Sélecteur de stages de l'étudiant par le centre d'assistance

Contactez le centre d'assistance HSPnet à assistance@hspcanada.net afin d'activer le sélecteur de sites pour votre ou vos programme(s).

Étape 2 – Configurez vos cours par défaut

Pour chaque cours autorisant les étudiants de faire des sélections, on devra préciser les paramètres par défaut pour le sélecteur de sites, le nombre maximum de préférences (d'un à dix) et des options telles que permettre aux étudiants de voir les statistiques des autres étudiants de sa classe. NOTE – ces paramètres par défaut peuvent être changés depuis l'écran Cohortes avant chaque début de cours.

Cliquez Maintenance  Cofiguration  Cours, afficher le Profil de cours pour activer le sélecteur de sites.

Afficher l'onglet pour le Sélecteur de stages par l'étudiant et cliquez sur pour changer les paramètres par défaut.

Dans cet exemple, les étudiants:

peuvent sauvegarder jusqu'à quatre sélections;
peuvent voir seulement les stages acceptés ou confirmés, aucune nouvelle demande ou en attente;
ne peuvent pas sélectionner les mêmes stages (c-à-d, ils ne peuvent pas sélectionner deux fois le même stage sauf s'il offre deux places distinctes)
ne peuvent pas sélectionner des stages retenus (c-à-d ils ne peuvent pas voir de stages s'ils sont « retenus » par le CD – voir étape 4).
Peuvent voir des statistiques des autres étudiants de sa classe ( anonymes) pour chaque préférence sauvegardée. Quand cette option est activée, les étudiants qui ont sauvegardé un site pour 2^ème préférence peuvent voir le nombre d'étudiants qui ont sauvegardé le même site pour leur 2^ème préférence et voir le nombre pour tous les classements (1^er, 2^ème, etc.)

NOTE: Sélectionnez "N/A" comme maximum de sélections pour désactiver le sélecteur de sites pour tout cours.

Étape 3 – Terminez les paramètres du sélecteur de sites dans Cohortes

Lorsqu'un cours est ajouté à une cohorte, il acquiert par défaut les paramètres du sélecteur de sites ( p.ex. un maximum de 4 sélections). Ces paramètres devraient être terminés à chaque fois qu'un cours est offert et les dates d'ouverture et de fermeture du sélecteur devraient être définies. Dans l'exemple ci-dessous, le Profil de cours indique qu'un cours est configuré pour utiliser le sélecteur de sites:

Cliquez pour un cours pour réviser les paramètres par défaut et évaluer si des changements sont nécessaires pour la session choisie.

NOTE : Comme indiqué sur l'écran, le sélecteur de sites devrait être ouvert aux étudiants durant les jours de la semaine seulement afin que ceux-ci puissent bénéficier de l'aide du centre d'assistance si nécessaire.

2. Modifiez au besoin les paramètres par défaut ( par ex. augmenter le nombre de sélections à cinq pour cette session seulement) et définir les dates et heures d'ouverture et de fermeture du sélecteur de sites.

3. Cliquez sur sauvegarder pour continuer. L'icône du sélecteur de site changera pour indiquer le statut actuel pour chaque cours et session:

- Le sélecteur est disponible pour ce cours
- Le sélecteur est configuré avec des dates d'ouverture/fermeture, il est « prêt » mais n'est pas ouvert
- Le sélecteur est ouvert et la sélection est en cours
- Le sélecteur est fermé (la sélection est terminée)

Étape 4 – Réviser les stages disponibles avant l'ouverture du sélecteur de sites

Option #1 – Les étudiants peuvent sélectionner seulement les stages acceptés ou confirmés

La fiche d'affectation ou affiche une liste de stages disponibles pour l'étudiant et elle devrait être passée en revue avant l'ouverture du sélecteur.

Il est possible d'exclure ou de retenir tout stage de la sélection des étudiants pour le réserver et l'utiliser plus tard si nécessaire, par exemple pour un étudiant ayant des considérations particulières. Il existe deux façons d'exclure un stage de la sélection des étudiants:

Attribuer manuellement un stage à un étudiant maintenant et confimer son affectation; ceci peut être changé plus tard si le stage devient nécessaire pour un autre étudiant; ou
« Exclure » le stage de la sélection des étudiants:

Dans la liste des places offertes, cliquez pour « Exclure de la sélection des étudiants » .
Cliquez pour défaire cette action et la rendre disponible aux étudiants selon la configuration du sélecteur pour ce cours.

Option #2 – Les étudiants peuvent sélectionner tout stage ayant un statut actif (sauf refusé et annulé)

Certains programmes peuvent vouloir utiliser le sélecteur de sites pour permettre aux étudiants de « voter » pour des sites potentiels plutôt que de leur permettre de sélectionner des stages « réels». Le CD peut créer des places de stage dans la fiche de travail et les copier dans la boîte de sortie et ouvrir le sélecteur de sites pour choisir les demandes ayant un statut:

Nouvelle (non envoyée)
Envoyée ou réacheminée (en attente)
Acceptée ou confirmée (disponible)

NOTE :Il est également possible de retenir des stages réels dans la fiche de travail pour la sélection par l'étudiant (tel qu'indiqué aux étapes 4.a et 4.b) avant même qu'ils ne soient disponibles dans la fiche d'affectation.

Le CD peut utiliser les sélections ou les « votes » des étudiants pour décider quels stages demander (si certains ne sont pas envoyés) ou, si des stages sont en attente, quels stages devraient être considérés en fonction de l'intérêt des étudiants, et supprimer les demandes qui ne sont pas nécessaires.

Étape 5 – Avisez les étudiants admissibles d'utiliser le sélecteur

Si l'accès aux étudiants est déjà activé(voir le guide de conslutation rapide Activation de l'accès étudiant) vous pouvez diffuser un avis par courriel depuis Fiches de travail  Inscriptions.

Réviser la liste de classe depuis Inscriptions afin de vous assurer qu'elle est à jour et que tous les étudiants sont bien copiés dans la fiche appropriée (groupe ou stage individuel). Les étudiants qui ne sont pas autorisés à utiliser le sélecteur ( suite à un retrait ou autres raisons) ne devraient pas être copiés dans la fiche de travail pour le prochain cours et devraient être complètement retirés de la cohorte s'ils ne sont plus actifs.
Assurez-vous que chaque étudiant éligible possède un compte HSPnet actif indiqué par la . Utiliser l'option « Activer/réinitialiser l'accès des étudiants » si l'icône « clé » apparaît sous les formes suivantes :

- aucun compte existant
- le compte est désactivé
- le compte va bientôt être désactivé pour cause d'inactivité.

Un étudiant n'ayant pas d'icône représentant une clé signifie qu'aucune adresse courriel principale n'a été entrée.

3. Cochez la case des étudiants qui doivent être avisés et choisissez l'action « Créer un courriel » pour diffuser un courriel. Vous pouvez téléverser une copie du guide de consultation rapide intitulé Sélecteur de sites par l'étudiant ou leur rappeler que ce guide est disponible depuis leur écran Messages une fois connectés.

Étape 6 – Surveiller les sélections des étudiants et préparer l'affectation

La Fiche d'affectation ou affiche l'icône du sélecteur de sites _"x" lorsqu'un étudiant a sauvegardé ses préférences et le « x » indique le nombre de préférences qu'il a bien sauvegardé. Dans l'exemple ci-dessous, un étudiant a sauvegardé deux préférences et l'autre en a sauvegardées trois. Passez votre souris sur l'icône verte de commentaire pour voir les « considérations particulières » inscrites pour ce cours.

Cliquez _"x" pour voir le nombre de sélections faites par l'étudiant.
Si vous devez modifier les préférences choisies lorsque le sélecteur de site est fermé, vous devez cliquer sur pour déverrouiller le sélecteur de sites. Voir le guide de consultation rapide intitulé Guide de l'Étudiant: Sélecteur de sites par l'étudiant pour obtenir des instructions détaillées sur la façon de chercher des stages disponibles et pour ajouter ou mettre à jour la classification des préférences des étudiants.
Si vous modifiez les préférences des étudiants, vos entrées seront répertoriées sous l'onglet Historique (visible seulement aux responsables des programmes d'études dans le profil étudiant) en tant que piste de vérification des changements fait par le responsable du programme d'études.

Lorsque vous êtes satisfait de la révision des sélections des étudiants, vous pouvez procéder en utilisant :

L'affectation manuelle des étudiants selon le guide consultation rapide Survol du cycle d'une demande de stage pour les Coordonnateurs demandeurs; ou
L'affectation automatisée selon le guide de consultation rapide Affectation automatisée des étudiants.