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Affecter/désaffecter ou réaffecter un étudiant via l'écran des Cohortes

Guide concernant les organismes demandeurs (GCOD)

Sommaire:
Ce guide présume que les profils des étudiants sont déjà saisis dans la base de données des étudiants.

Affecter un étudiant

Les profils des étudiants doivent être copiés dans la fiche de stage individuel ou de groupe.

 

Afin de vérifier :

Sous l’écran des Cohortes, cliquez sur l’icône de la fiche d’inscriptions accéder à la fiche d'incriptions

Sur la Fiche d'inscriptions, regardez sous la colonne Action :

  • En mode écran, sélectionnez la liste déroulante : Gérer les étudiants et les préférences.
  • Regardez sous la colonne Action :
    • Les cours de groupes doivent être indiqués comme étant des cours de groupes (Grpe) dans la colonne d'action.
    • Les cours individuels doivent porter la mention Indiv sous la colonne d'action.
  • S'il n'y a rien sous la colonne Action :
    • Cliquez sur : Sélectionner tout, ou cliquez pour cocher la ou les cases adjacentes afin de sélectionner des étudiants individuels.
    • Dans le menu déroulant Action, sélectionnez Copier l'élève dans une feuille de travail collective ou individuelle (collective pour les placements collectifs et individuelle pour les placements individuels).
    • Cliquez sur : Soumettre.
    • Il se peut que vous deviez cliquer sur Rafraîchir l'affichage.

La colonne « Action » doit maintenant être remplie, ce qui signifie que les élèves se trouvent également sur la « Fiche d'affectation ».

 

Vous pouvez cliquer sur le bouton  de la Fiche d'inscriptions pour naviguer dans la Fiche d'affectation.

Si vous êtes sur la page « Maintenance des cohortes » : vous pouvez accéder à la « Fiche d'affectation» en cliquant sur l'une des deux icônes ci-dessous :

    icône jaune avec un A pour la fiche d'affectation individuelle.

     icône rouge avec un A pour la fiche d'affectation de groupe.

Sur la Fiche d'affectation :

  • Sélectionner l'onglet « Étudiants » et choisir un ordre de tri
  • Cliquez sur « Tout modifier »

  • Sélectionnez les demandes de placement dans la liste déroulante pour chaque étudiant (individuel) ou groupe.
  • Enregistrez les modifications une fois qu'elles sont terminées, ou enregistrez et reprenez-les lorsque vous en faites une série. Les places disponibles commenceront à diminuer après chaque sauvegarde, au fur et à mesure qu'elles sont utilisées, pour n'afficher que celles qui sont encore disponibles.
  • Toute destination fractionnée, créée à partir d'une demande primaire, ne sera pas disponible pour l'affectation ; tous les étudiants affectés à la demande primaire sont automatiquement affectés à tous les fractionnements créés à partir de la demande initiale.

Pour finaliser et publier les noms des étudiants :

 

  • Cliquez sur : Sélectionnez tout ou cliquez pour cocher la case afin de sélectionner des étudiants spécifiques.
  • Dans le menu déroulant « Action » situé en bas de la page, sélectionnez : « Finaliser l'affectation et transmettre le nom des étudiants ».
  • Cliquez sur Soumettre.

Si vous devez valider un CV avant son acceptation :

  • Cliquez pour cocher la case permettant de sélectionner des étudiants spécifiques.
  • Dans le menu déroulant Action, sélectionnez : Affecter l'étudiant temporairement.
  • Cliquez sur soumettre.
  • Si cette option a été sélectionnée, le nom de l'étudiant sera automatiquement finalisé et confirmé lorsque la demande sera confirmée ; dans le cas contraire, les étapes ci-dessus s'appliquent normalement pour libérer le nom de l'étudiant (Finaliser et libérer le nom de l'étudiant)

Lorsque les étudiants seront confirmés, ils n'apparaitront plus sur la "Fiche d'affectation individuelle". 

Pour les voir à nouveau:

  • Cochez "Afficher les étudiants confirmés"
  • Cliquez sur "Actualiser"

 

Désaffecter un étudiant

Accédez à l'écran Cohortes et utilisez le bouton « aller à »  pour atteindre la fiche d'affectation individuelle ou de groupe et sélectionnez l'onglet « Étudiants ». 

  • Cochez la case Afficher les étudiants confirmés.
  • Cliquez sur : Actualiser.
  • Cliquez pour cocher la case adjacente à l'étudiant que vous souhaitez désassigner.
  • Dans la liste déroulante Action, sélectionnez : Désaffecter l'étudiant.
  • Cliquez sur : Soumettre.

Réaffecter un étudiant

Pour réassigner un étudiant :

Cliquer sur 








Version anglaise:  Student Admin - Assigning/Un-assign or Reassigning via Cohorts




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