Horaire de stage du groupe

Guide concernant les organismes demandeurs et receveurs (GCOD GCOR)

Sommaire

L'horaire de stage du groupe fournit :

Un horaire quotidien pour tous les groupes avec enseignant d'une unité, permettant une programmation des quarts de jour, de soir, de fins de semaine et d'autres moyens de résolution de conflits d'horaire
L’identification d'autres types de quarts tels que « orientation » ou « observation seulement ».

Généralités

Les difficultés de programmation pour concilier les groupes avec enseignant nécessitent la possibilité de faire des modifications détaillées à l'horaire habituel d'un stage de groupe.

Des exemples de modifications détaillées sont :

L'horaire de stage habituel du groupe est les lundi/mardi mais certains quarts de fin de semaine sont nécessaires;
Certains quarts d'un horaire peuvent être supprimés tels les jours fériés ou les congés d'études;
Deux groupes partagent une unité en alternant les quarts de jour et de soir.

Exigences pour voir l'horaire de stage du groupe Afin d'être affiché correctement dans l'horaire de stage, les détails de l'horaire habituel doivent spécifier les jours de la semaine (par ex. LMV) et heures (code du quart ou heures de début et fin).
Les groupes ayant un horaire habituel vide ou des jours et des heures variés ne seront pas affichés (les heures pour les quarts seront « 0 ») et un avertissement orange sera affiché :
L'utilisation de codes pour les quarts (tels que J8 ou J7) augmentera grandement l'efficacité de l'horaire de stage du groupe, particulièrement pour effectuer des modifications tels que l'alternance jour/soir. Si votre programme désire activer les codes de quart, vous devez cocher la case « utiliser les codes de quart » dans la configuration du département.
Voir l'horaire de stage (tous les utilisateurs) Cliquez l'icône Horaire de stage du groupe pour ouvrir la fenêtre Horaire. Surnom des groupes Chaque demande est affichée par son « surnom » formé des premières lettres du nom de l'établissement suivies d'un chiffre (par ex. CgpP-1). Ces surnoms correspondent à un numéro de demande de stage.
Sommaire de groupe Ce tableau montre tous les groupes d'une unité et les renseignements clés tels que la taille du groupe, l'horaire habituel, les jours et le numéro de référence.
Si le total des heures pour les quarts est supérieur ou inférieur à ce qui est exigé par le cours (Inscrit dans les détails du cours) les heures pour les quarts sont affichées en rouge.
Afficher la demande de stage – Choisissez un groupe dans ce menu déroulant pour voir les quarts de ce groupe seulement ou choisissez « Tous » pour voir tous les groupes de l'unité. Quarts de 12 heures – les quarts étendus occupent les espaces jour et soir et affichent un indicateur de quart étendu . Conflits de groupes – Si deux groupes ou plus sont en conflit pour un quart, leurs surnoms apparaissent en rouge.
Modifier l'horaire de stage du groupe *(coordonnateurs demandeurs seulement)* Si le surnom du groupe sur l'horaire est en caractères gras, ce groupe peut être modifié par l'utilisateur. Cliquez sur un surnom pour modifier ce quart – plusieurs icônes apparaîtront : Basculer le quart – modifier un quart de jour en quart de soir ou vice-versa (utilisation des codes du quart nécessaire) Modifier le quart Changer la date du quart (à un autre jour de la semaine) Changer le code de quart (par ex. de J8 à J12) et l'heure de début ou changer les heures de début et de fin si le code de quart n'est pas utilisé. Le choix « aucun quart » est équivalent à supprimer le quart et peut être utilisé en combinaison avec d'autres choix ci-dessous pour supprimer tous les quarts d'une semaine ou d'une semaine sur deux. Changer le type de quart (par ex. pour ajouter une orientation ou une observation). NOTE – si ce quart ne doit pas compter dans les heures de cours exigées de l'étudiant, décocher la case « inclure dans les heures de cours ». Signaler un quart comme non-conflit – par ex. un quart d'orientation peut se passer en même temps qu'un autre groupe. La mention « non-conflit » est marquée avec un crochet vert Effectuer les modifications à tous les quarts d'une semaine (par ex. modifier une semaine entière en quarts du soir) Répéter l'horaire hebdomadaire (par ex. pour alterner quarts de jour et soir une semaine sur deux) Ajouter un quart – pour créer un nouveau quart (par ex. ajouter un quart de fin de semaine) Supprimer un quart – pour supprimer un quart (par ex. supprimer un quart pour un jour férié) Réinitialiser depuis l'horaire par défaut – ceci retirera toutes les modifications et réinitialisera l'horaire à celui indiqué dans l'écran des détails de la demande de stage (dates de début et de fin, code de quart, jours de la semaine) Mettre à jour l'horaire par défaut – ceci mettra à jour l'horaire entré dans l'écran des détails de la demande de stage (dates de début et de fin, code de quart, jours de la semaine) sur la base de l'horaire réel entré dans la grille
Vérification automatique des conflits (pour les organismes utilisant SIIE) Un groupe d'établissements d'enseignement d'une région peut choisir d'activer la vérification automatique des conflits, de telle sorte que les stages de groupe en conflit soient signalés par une icône d'avertissement . Le signe peut être activé : manuellement, par un coordonnateur ou un comité qui identifie et assure le suivi des conflits (et qui peut aussi les résoudre et retirer le signe) ou automatiquement par HSPnet et retiré en modifiant l'horaire par défaut dans les détails du stage (par ex. en transférant les quarts de soirée) ou en résolvant les quarts en conflit individuellement dans l'horaire de stage du groupe et vérifiant les conflits avec le bouton Note – il est important que tous les programmes éducatifs d'une région s'entendent pour utiliser la vérification des conflits au même moment, plutôt que certains programmes soient vérifiés et d'autres pas. Si votre région désire activer la vérification des conflits (manuelle ou automatique), veuillez contacter la directrice (ou le soutien technique) de HSPnet.
Dans l'exemple à droite de l'écran, deux groupes sont en conflit pour le quart de jour du mardi. Quand le conflit est résolu en transférant le CgpH-2 de soirée, le bouton « Vérifier les conflits » devient rouge pour vous rappeler que des modifications ont été effectuées et que les conflits doivent être vérifiés. Une fois que tous les changements ont été effectués, cliquez pour réévaluer toutes les demandes et actualiser le signe. Dans l'exemple ci-dessus, tous les conflits sont réglés et les signaux rouges sont retirés (dans cet écran et la boîte de sortie).
Rappelez-vous Quand l'horaire de stage du groupe est fermé après avoir effectué une ou plusieurs modifications de quarts, la boîte d'entrée et de sortie est mise à jour pour refléter les modifications : Si les quarts ont été modifiés, l'icône Horaire est changée pour montrer que des modifications ont été effectuées. Si l'horaire habituel était précédemment de jour seulement et que des soirées ont été ajoutées, l'icône de quarts est changée pour afficher une combinaison de jours / soirs . Si l'horaire habituel a été modifié pour ajouter des quarts pendant un autre jour de la semaine, l'indicateur des jours de la semaine inclura « » (par ex. lundi / mardi / mercredi ainsi que quelques fins de semaine sera affiché « LMR »).
Version anglaise : Group Shift Schedule