Accès invité pour OD

Envoyer une invitation à l'accès invité

Pour inviter un non-utilisateur à l'accès invité: 

1. Cliquez sur Raccourci dans le menu de navigation à gauche.
2. Sélectionnez l'organisme demandeur, le département et le programme d'études relatifs à la demande de la personne non utilisatrice. Si**le programme d'études n'est pas disponible dans le menu déroulant, utilisez le lien pour demander l'ajout de ce nouveau programme au centre d'assistance de HSPnet.

3. Sélectionnez les site et service demandés, ainsi que la destination si elle est connue.

NOTE : L'invité peut changer le service ou la destination avant de soumettre leur demande, mais il ne leur est pas possible de changer le site.

4. Entrez les nom et prénom de l'invité ainsi que son adresse courriel. Ces informations sont obligatoires.

5. Cliquez sur Envoyer un courriel d'invitation d'accès invité pour envoyer le lien.

Le lien pour l'accès invité fournit l'accès sécurisé à un assistant équivalent à votre écran raccourci. L'assistant permet à l'invité d'entrer une ou plusieurs demande(s) de stage pour le site que vous avez spécifié.

Référez-vous à l'annexe qui contient des captures d'écran de l'assistant à l'accès invité au cas où l'invité aurait des questions à ce sujet ou si vous avez besoin de signaler un problème au centre d'assistance de HSPnet en leur nom.

MERCI DE NE PAS DIRIGER LES INVITÉS VERS LE CENTRE D'ASSISTANCE DE HSPnet QUELLE QU'EN SOIT LA RAISON – l'équipe HSPnet n'a pas les ressources pour aider les personnes non utilisatrices de HSPnet.

Gérer les demandes issues de l'accès invité

Une demande envoyée par un invité peut être gérée de la même manière que les autres demandes de stage créées dans l'écran raccourci :

1. La nouvelle demande de stage apparaîtra avec les autres demandes en attente dans votre écran de bienvenue et peut être acceptée/refusée ou réacheminée à un agent de destination.
2. Si le formulaire de consentement est téléversé par l'invité ou envoyé par la suite par télécopie ou courriel, le CR a l'autorisation de gérer les données étudiant y compris le(s) profil(s) étudiant.
3. Si la demande de stage est acceptée, un CR doit confirmer la demande à la place de l'invité.

Rappelez-vous

• Le lien vers l'accès invité expire après 7 jours. Si l'invité n'utilise pas le lien durant cette période, un CR devra lui envoyer une nouvelle invitation.
• Les invités ont la permission d'entrer le nom et l'adresse courriel d'un étudiant si le formulaire de consentement de l'étudiant est téléversé lors de la création de la demande. Si le formulaire de consentement n'est pas téléversé, ils devront seulement entrer les initiales de l'étudiant.
• Les invités ne peuvent pas éditer une demande après sa création (par ex. pour corriger des erreurs, affecter ou réaffecter des étudiants ou téléverser un formulaire de consentement). Tous les changements devront être relayés au CR par courriel ou par un autre moyen afin qu'il puisse mettre à jour la demande dans HSPnet si nécessaire.
• Comme pour toute demande créée dans l'écran Raccourci, si un formulaire de consentement étudiant est téléversé par l'invité ou envoyé ultérieurement, le CR peut gérer les données de l'étudiant dans HSPnet y compris le profil étudiant.
• L'invité recevra de façon automatique un courriel de HSPnet lorsqu'ils auront soumis avec succès une demande de stage en utilisant l'assistant d'accès invité. Le courriel fournira le numéro de référence de la demande qui pourra être utilisé par la suite pour toute correspondance avec le CR.
• L'invité recevra également un courriel lorsque le statut de la demande sera changé en AccR, RefR ou Ann. Tous les courriels automatisés incluent l'avertissement "Ne pas répondre" ainsi que des instructions pour communiquer avec le CR pour obtenir de l'aide concernant l'utilisation de l'assistant. Assurez-vous de conseiller l'invité de vérifier son dossier Pourriel s'il ne reçoit pas les courriels automatisés de HSPnet.

Assistance
Les utilisateurs invités ne sont pas éligibles à obtenir l'aide du centre d'assistance car ils ne sont pas des utilisateurs de HSPnet ils sont les invités du coordonnateur receveur qui les invite. 

Les utilisateurs de HSPnet peuvent communiquer avec assistance@hspcanada.net pour obtenir de l'aide concernant l'envoi d'un courriel d'invitation à un organisme demandeur non utilisateur ou pour signaler un problème de la partd'un invité si ce problème concerne le système HSPnet. Le centre d'assistance HSPnet n'est pas disponible pour aider directement les utilisateurs invités ou pour traiter des problèmes en lien avec leur navigateur, leur courriel, etc.