Rôles et responsabilités de l'administrateur local

Guide concernant les organismes demandeurs et receveurs (GCOD) (GCOR)

Il y a deux niveaux d'utilisateurs dans HSPnet: les utilisateurs réguliers et les administrateurs locaux

Les utilisateurs réguliers peuvent gérer le cycle d'un stage c'est-à-dire:

Coordonnateurs demandeurs	Coordonnateurs receveurs
Inscrire les étudiants d’une cohorte dans HSPnet;	Gérer les demandes (Réacheminer, accepter, refuser, etc.);
Créer des demandes, les annuler, les confirmer, les modifier;	Changer la destination d’un stage;
Produire les horaires de stage;	Associer une préceptrice à une demande de stage.
Affecter des étudiants inscrits à des stages;
Apporter des modifications à un stage.

L'administrateur local est responsable de :

Coordonnateurs demandeurs	Coordonnateurs receveurs
La mise à jour de la configuration des cours (stages), session, cohortes;	La mise à jour de la configuration des services et destinations;
La gestion de sa base de données au sein de son département;
La gestion des dossiers et des comptes des utilisateurs lorsqu'il est nécessaire d'ajouter, modifier et archiver leurs renseignements;
Accompagner l’utilisateur régulier qui souhaite devenir administrateur local : l’informer de la procédure, lui partager le lien de la vidéo à regarder, écrire à HSPnet lorsque l’employé a visionné la vidéo pour demander la promotion de son compte à celui d’administrateur local;
Soutenir les utilisateurs de son établissement ou département, particulièrement aux nouveaux utilisateurs. (Ex : première connexion, mots de passe)

Les administrateurs locaux ont accès à toutes les fonctionnalités des utilisateurs réguliers.

Les bonnes pratiques de gestion HSPnet veulent qu’il y ait au moins un administrateur local par site ou programme. Idéalement, chaque site aura deux administrateurs locaux afin d’assurer du soutien lors d’absences de l'un des deux.

Pour connaître votre rôle,

Allez à Maintenance > Personnel; entrer votre nom > Rechercher; une clef bleue = administrateur local; une clef jaune = utilisateur régulier.

Pour avoir le rôle d’administrateur local,

Il faut avoir un compte utilisateur et visionner le Webinaire CR – Formation complète, puis contacter HSPnet;
Il faut avoir un compte utilisateur et visionner le Webinaire CD - Formation complète, puis contacter HSPnet.

Voir la feuille de route ci-bas pour tous les détails.

Pour en savoir plus sur les accès et fonctions rattachées à chaque rôle, consultez Gérer l’accès des utilisateurs

Pour en savoir plus sur les différents utilisateurs HSPnet : Glossaire, rôles des utilisateurs

Comment obtenir le rôle d'administrateur local HSPnet

Étapes et références à la Base de connaissances	Quoi	Qui	Quand	Actions
1. Si l’employé n’a pas de compte HSPnet => Commencer par créer un compte utilisateur pour l'employé. Configuration de nouveaux comptes d'utilisateur ou StaffUsers - User Account Receiving Agency new user set up and editing (en anglais mais plus détaillé)	Deux étapes: Création d'un compte utilisateur Activation du compte utilisateur	Administrateur local du département (si aucun administrateur local, contactez l’assistance HSPnet)	Lorsque l'employé doit gérer les stages	Courriel automatique envoyé à l'employé avec nom d'utilisateur et mot de passe provisoire, instructions pour faciliter la première connexion et orientation en ligne à compléter.
2. Employé doit compléter une orientation en ligne: Première connexion pour nouveaux utilisateurs Vie privée et sécurité	Visionner l'orientation en ligne; Accepter les responsabilités d'utilisateur en ce qui concerne la sécurité des renseignements personnels	Employé	À la réception du courriel de HSPnet	Le compte sera créé automatiquement au niveau régulier.
3. Si l'employé a un compte utilisateur => Visionner la Formation de base en ligne Webinaire pour coordonnateur receveur (formation complète) Webinaire pour coordonnateur demandeur (formation complète)	Webinaire CD ou CR dans la Base de connaissances	Employé	L'administrateur local ou l'équipe HSPnet fournira le lien au webinaire et demandera à l'employé de contacter HSPnet lorsque le visionnement sera complété	L'administrateur local ou l'employé doit contacter HSPnet.
4. Contacter l'équipe d'assistance HSPnet assistance@hspcanada.net	Promotion du compte utilisateur au rôle d'administrateur local	L'équipe HSPnet	Lorsque le visionnement du webinaire a été complété et que HSPnet en a été informé	Envoyer courriel à l'équipe HSPnet. Le compte utilisateur sera promu rapidement et les fonctions d'édition seront accessibles.