Rôles et responsabilités de l'administrateur local

                        1. 
                                <span>[Base de connaissances HSPnet](index.html)</span>
                            
                                                1. 
                                <span>[Base de connaissances HSPnet](file:///c:/temp/31412736-e95d-4f0d-a849-d006bea31dfc/input/Base-de-connaissances-HSPnet_4456787.html)</span>
                            
                                            
                </div>
                # &#10;                                                <span id="title-text">&#10;                            Base de connaissances HSPnet : Rôles et responsabilités de l'administrateur local&#10;                        </span>&#10;                    
            </div>

            <div id="content" class="view">
                <div class="page-metadata">
                    
    


    

    
    
        Created by <span class="author"> Lise Lalonde</span>, last modified on sept. 20, 2023
                    </div>
                <div id="main-content" class="wiki-content group">
                **Guide concernant les organismes demandeurs et receveurs (GCOD) (GCOR)**<div
class="table-wrap"><table
class="wrappedrelative-tableconfluenceTable"style="width:















99.3475%;"><colgroup><col style="width: 37.3977%;"><col style="width: 62.5804%;"></colgroup><tbody><tr><td class="confluenceTd">

Il y a deux niveaux d'utilisateurs dans HSPnet: les utilisateurs réguliers et les administrateurs locaux

 

Les utilisateurs réguliers peuvent gérer le cycle d'un stage c'est à dire:

































## **Coordonnateurs demandeurs**demandeurs

## **Coordonnateurs receveurs**receveurs



Inscrire les étudiants d’une cohorte dans HSPnet;






Gérer les demandes (Réacheminer, accepter, refuser, etc.);






Créer des demandes, les annuler, les confirmer, les modifier;






Changer la destination d’un stage;






Produire les horaires de stage;






Associer une préceptrice à une demande de stage.






Affecter des étudiants inscrits à des stages;



 



Apporter des modifications à un stage.



 




## L'**administrateur local **est responsable de :

























## **Coordonnateurs demandeurs**demandeurs

## **Coordonnateurs receveurs**receveurs



La mise à jour de la configuration des cours (stages), session, cohortes;  






La mise à jour de la configuration des services et destinations;  






La gestion de sa base de données au sein de son département;






La gestion des dossiers et des comptes des utilisateurs lorsqu'il est nécessaire d'ajouter, modifier et archiver leurs renseignements;






**Accompagner l’utilisateur régulier qui souhaite devenir administrateur local : l’informer de la procédure, lui partager le lien de la vidéo à regarder, écrire à HSPnet lorsque l’employé a visionné la vidéo pour demander la promotion de son compte à celui d’administrateur local;**






Soutien aux utilisateurs de son établissement ou département, particulièrement aux nouveaux utilisateurs. (Ex : première connexion, mots de passe)





## Les administrateurs ont accès à toutes les fonctionnalités des utilisateurs réguliers.

## Les bonnes pratiques de gestion HSPnet veulent qu’il y ait au moins un administrateur local par site ou programme. Idéalement, chaque site aura deux administrateurs locaux afin d’assurer du soutien lors d’absences de l'un des deux.
## **

Pour connaître votre rôle,**
-
Allez à *Maintenance > Personnel*Personnel; entrer votre nom > Rechercher; une clef bleue = administrateur local; une clef jaune = utilisateur régulier.

Pour avoir le rôle d’administrateur local,


Il faut avoir un compte utilisateur et visionner le *[Webinaire CR – Formation complète](https://kb.hspcanada.net/pages/viewpage.action?pageId=4456774)*complète, puis contacter HSPnet.




## Voir la feuille de route ci-bas pour tous les détails.

## Pour en savoir plus sur les accès et fonctions rattachées à chaque rôle, consultez [Gérer l’accès des utilisateurs](https://kb.hspcanada.net/pages/viewpage.action?pageId=9011766)**utilisateurs **
## 

Pour en savoir plus sur les différents utilisateurs HSPnet : [Glossaire, rôles des utilisateurs](https://kb.hspcanada.net/x/mA39AQ)**utilisateurs **


# **Comment obtenir le rôle d'administrateur local HSPnet**HSPnet











































# **Étapes et **références
**références**
# **à la Base de connaissances**connaissances

# **Quoi**Quoi

# **Qui**Qui

#Quand **Quand**
  ##   

# **Actions**Actions

## 1.**  Si l’employé n’a pas de compte HSPnet =>** Commencer par la création d'un compte utilisateur pour l'employé.
### [

Configuration de nouveaux comptes d'utilisateur](https://kb.hspcanada.net/x/OYRz)utilisateur 
### 

ou [StaffUsers - User Account Receiving Agency new user set up and editing](https://kb.hspcanada.net/pages/viewpage.action?pageId=7569897)editing
### **(en anglais mais plus détaillé)**

## Deux étapes:
-

Création d'un compte utilisateur

-

Activation du compte utilisateur




## Administrateur local du département
## (si aucun administrateur local, contactez l’assistance HSPnet)

## Lorsque l'employé doit gérer les stages

## Courriel automatique envoyé à l'employé avec nom d'utilisateur et mot de passe provisoire, instructions pour faciliter la première connexion et orientation  en ligne à compléter.

## 2. Employé doit compléter une orientation en ligne:
## **[

Première connexion pour nouveaux utilisateurs](https://kb.hspcanada.net/pages/viewpage.action?pageId=4456706)**utilisateurs 
## [**

Vie privée et sécurité**sécurité ](https://kb.hspcanada.net/pages/viewpage.action?pageId=4456714)



## Visionner l'orietation en ligne;
## Accepter les responsabilités d'utilisateur en ce qui concerne la sécurité des renseignements personnels

## Employé

## À la réception du courriel de HSPnet

## Le compte sera créé automatiquement au **niveau régulier**régulier

## 3. **Si l'employé a un compte utilisateur =>** Visionner la Formation de base en ligne
## **[

Webinaire pour coordonnateur receveur (formation complète)](https://kb.hspcanada.net/x/RgFE)**
## **[

Webinaire pour coordonnateur demandeur (formation complète)](https://kb.hspcanada.net/x/OQFE)**

## Webinaire CD ou CR sous la Base de connaissances

## Employé

## L'administrateur local ou l'équipe HSPnet fournira le lien au webinaire et demandera à l'employé de contacter HSPnet lorsque le visionnement sera complété

## L'administrateur local ou l'employé doit contacter HSPnet

## 4. Contacter l'équipe d'assistance HSPnet
## [assistance@hspcanada.net](mailto:assistance@hspcanada.net)net

## Promotion du compte utilisateur au rôle d'administrateur local

## L'équipe HSPnet

## Lorsque le visionnement du webinaire a été complété et que HSPnet en a été informé

## Envoyer courriel à l'équipe HSPnet.  Le compte utilisateur sera promu rapidement et les fonctions d'édition seront accessibles

# Étapes et références ~~références # ~~ à la Base de connaissancesconnaissances	# ~~Quoi~~ Quoi	# ~~Qui~~ Qui	# Quand ~~Quand~~ ##	# ~~Actions~~ Actions
## 1. Si l’employé n’a pas de compte HSPnet => Commencer par la création d'un compte utilisateur pour l'employé. ~~###~~ [ Configuration de nouveaux comptes d'~~utilisateur](https://kb.hspcanada.net/x/OYRz)~~utilisateur ~~###~~ ou [StaffUsers - User Account Receiving Agency new user set up and ~~editing](https://kb.hspcanada.net/pages/viewpage.action?pageId=7569897)~~editing ~~###~~ (en anglais mais plus détaillé)	## Deux étapes: - Création d'un compte utilisateur - Activation du compte utilisateur	## Administrateur local du département ## (si aucun administrateur local, contactez l’assistance HSPnet)	## Lorsque l'employé doit gérer les stages	## Courriel automatique envoyé à l'employé avec nom d'utilisateur et mot de passe provisoire, instructions pour faciliter la première connexion et orientation en ligne à compléter.
## 2. Employé doit compléter une orientation en ligne: ## [ Première connexion pour nouveaux utilisateurs](https://kb.hspcanada.net/pages/viewpage.action?pageId=4456706)utilisateurs ## [ Vie privée et sécuritésécurité ~~](https://kb.hspcanada.net/pages/viewpage.action?pageId=4456714)~~	## Visionner l'orietation en ligne; ## Accepter les responsabilités d'utilisateur en ce qui concerne la sécurité des renseignements personnels	## Employé	## À la réception du courriel de HSPnet	## Le compte sera créé automatiquement au **niveau régulierrégulier**
## 3. Si l'employé a un compte utilisateur => Visionner la Formation de base en ligne ## [ Webinaire pour coordonnateur receveur (formation complète)](https://kb.hspcanada.net/x/RgFE) ## [ Webinaire pour coordonnateur demandeur (formation complète)](https://kb.hspcanada.net/x/OQFE)	## Webinaire CD ou CR sous la Base de connaissances	## Employé	## L'administrateur local ou l'équipe HSPnet fournira le lien au webinaire et demandera à l'employé de contacter HSPnet lorsque le visionnement sera complété	## L'administrateur local ou l'employé doit contacter HSPnet
## 4. Contacter l'équipe d'assistance HSPnet ## [ assistance@hspcanada.~~net](mailto:assistance@hspcanada.net)~~net	## Promotion du compte utilisateur au rôle d'administrateur local	## L'équipe HSPnet	## Lorsque le visionnement du webinaire a été complété et que HSPnet en a été informé	## Envoyer courriel à l'équipe HSPnet. Le compte utilisateur sera promu rapidement et les fonctions d'édition seront accessibles



                        
                            ## Attachments:
                        

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                            [Cycle des demandes schema.png](attachments/68125928/68125809.png) (image/png)
                              

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                            [Fonctionnement HSPnet schema.png](attachments/68125928/68125810.png) (image/png)
                              

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                            [Base de connaissances schema.png](attachments/68125928/68125811.png) (image/png)
                              

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                            [Copier les stages demandés.PNG](attachments/68125928/68125837.png) (image/png)
                              

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                            [image2019-12-18_8-58-27.png](attachments/68125928/68125838.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2019-12-18_8-42-23.png](attachments/68125928/68125839.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2019-12-18_8-31-28.png](attachments/68125928/68125840.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [goto indv assign.PNG](attachments/68125928/68125841.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [goto group assign.PNG](attachments/68125928/68125842.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [goto outbox.PNG](attachments/68125928/68125843.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Soumettre.PNG](attachments/68125928/68125844.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Pin doc.JPG](attachments/68125928/68125845.jpg) (image/jpeg)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [goto indv.PNG](attachments/68125928/68125846.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [goto group.PNG](attachments/68125928/68125847.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [edit grey.PNG](attachments/68125928/68125848.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [alert.PNG](attachments/68125928/68125849.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2019-12-17_15-17-13.png](attachments/68125928/68125850.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2019-12-18_8-9-28.png](attachments/68125928/68125851.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Inscrire les etudiants.PNG](attachments/68125928/68125852.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [find.PNG](attachments/68125928/68125853.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [goto enrollment.PNG](attachments/68125928/68125854.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 15.PNG](attachments/68125928/68125855.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 14.PNG](attachments/68125928/68125856.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2020-2-3_9-7-10.png](attachments/68125928/68125857.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 13.PNG](attachments/68125928/68125858.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 12.PNG](attachments/68125928/68125859.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 11.PNG](attachments/68125928/68125860.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 10.PNG](attachments/68125928/68125861.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 9.PNG](attachments/68125928/68125862.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 8.PNG](attachments/68125928/68125863.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 7.PNG](attachments/68125928/68125864.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 6.PNG](attachments/68125928/68125865.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 4.PNG](attachments/68125928/68125866.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 5.PNG](attachments/68125928/68125867.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 3.PNG](attachments/68125928/68125868.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 2.PNG](attachments/68125928/68125869.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 1.PNG](attachments/68125928/68125870.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [worddava06bf1063d019717bd0b157f8206ff53.png](attachments/68125928/68125871.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
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Rôles et responsabilités de l'administrateur local

Il y a deux niveaux d'utilisateurs dans HSPnet: les utilisateurs réguliers et les administrateurs locaux

Les utilisateurs réguliers peuvent gérer le cycle d'un stage c'est à dire:

Inscrire les étudiants d’une cohorte dans HSPnet;

Gérer les demandes (Réacheminer, accepter, refuser, etc.);

Créer des demandes, les annuler, les confirmer, les modifier;

Changer la destination d’un stage;

Produire les horaires de stage;

Associer une préceptrice à une demande de stage.

Affecter des étudiants inscrits à des stages;

Apporter des modifications à un stage.

La mise à jour de la configuration des cours (stages), session, cohortes;

La mise à jour de la configuration des services et destinations;

La gestion de sa base de données au sein de son département;

La gestion des dossiers et des comptes des utilisateurs lorsqu'il est nécessaire d'ajouter, modifier et archiver leurs renseignements;

Accompagner l’utilisateur régulier qui souhaite devenir administrateur local : l’informer de la procédure, lui partager le lien de la vidéo à regarder, écrire à HSPnet lorsque l’employé a visionné la vidéo pour demander la promotion de son compte à celui d’administrateur local;

Soutien aux utilisateurs de son établissement ou département, particulièrement aux nouveaux utilisateurs. (Ex : première connexion, mots de passe)

Allez à **Maintenance > PersonnelPersonnel; entrer votre nom > Rechercher; une clef bleue = administrateur local; une clef jaune = utilisateur régulier.

Il faut avoir un compte utilisateur et visionner le [Webinaire CR – Formation complète](https://kb.hspcanada.net/pages/viewpage.action?pageId=4456774)complète, puis contacter HSPnet.

Création d'un compte utilisateur

Activation du compte utilisateur