Courriels d'annulation (automatiques)

Guide concernant les organismes demandeurs et receveurs (GCOD GCOR)

Sommaire:
Une province peut activer la fonction de courriels d'annulation pour s'assurer que toutes les personnes associées à une demande de stage seront averties automatiquement lorsque celle-ci est annulée (voir les exceptions ci-dessous).

NOTE – Cette fonction doit être activée par le centre d'assistance pour tous les utilisateurs de la province à la demande de l'organisme directeur provincial.

Généralités

Si la fonction de courriels d'annulation est activée pour votre province, un courriel sera envoyé automatiquement lorsqu'une demande de stage (DS) est annulée à toutes les personnes associées à cette identifiées dans l'écran Détails de la demande de stage. La personne-ressource pour le service (coordonnateur receveur) ou l'agent de destination qui apparaissent dans les détails de la demande de stage peuvent être différents des personnes-ressources par défaut listées dans l'écran de maintenance des services ou des destinations, car la personne-ressource par défaut peut être changé pour une demande de stage. 

Organisme demandeur

Organisme receveur

• Personne-ressource pour le service (coordonnateur receveur)
• Personne-ressource pour la destination
• (optionnel) Personne-ressource pour la discipline
• Superviseur(s) / précepteur(s)

Exceptions
Dans l'exemple de droite, TOUTES les personnes dont le nom apparaît -– y compris les personnes n'utilisant pas HSPnet – recevront un courriel d'annulation excepté :

1. L'utilisateur de HSPnet qui annule la demande;

2. Toute personne-ressource n'ayant pas d'adresse courriel (aucune icône courriel n'est affichée – voir la flèche bleue ci-dessus);

3. La personne-ressource pour la destination dans le cas où une personne-ressource pour la discipline a été identifiée pour la DS (voir la flèche rouge ci-dessus); Si la personne-ressource pour la discipline n'a pas d'adresse courriel, l'AD recevra le courriel d'annulation.

Veuillez noter qu'aucun courriel n'est envoyé lors de l'annulation si:

• la DS est déjà finie ou ne commencera pas dans les 6 prochains mois;
• le type de DS est une offre générée à partir d'un appel d'offre, et la raison de l'annulation est "offre non utilisée".