Mise à jour du profil des étudiants par les organismes receveurs

Guide concernant les organismes receveurs (GCOR)

Sommaire

Quand un étudiant est affecté à une demande de stage confirmée, certaines sections de son profil étudiant en ligne peuvent être mises à jour par le coordonnateur receveur du site.

La plus grande partie du profil des étudiants est en lecture seule, mais certaines informations peuvent être mises à jour par le coordonnateur receveur s'il offre une activité directement aux étudiants et souhaite enregistrer cette information pour chaque étudiant. Par exemple, un site peut enregistrer les formulaires qu'il recueille auprès des étudiants ou encore les aviser qu'une session d'orientation a été organisée.
Le profil de l'étudiant contient des informations qui peuvent être mises à jour par son programme d'études. Si une demande de stage est créée par l'organisme receveur par le biais de l'écran Raccourci, le profil complet de l'étudiant peut être mis à jour par le site au nom du programme d'études non-utilisateur.

Navigation dans le profil de l'étudiant Le profil étudiant apparaît en cliquant sur le lien indiquant le nom de l'étudiant, soit dans votre boîte d'entrée (dans le cas de demandes de stage individuelles) ou dans l'onglet Étudiants de la fenêtre Détails de la demande de stage (pour tous types de demandes).
Dans le profil de l'étudiant, on retrouve des onglets correspondant à plusieurs catégories d'informations, dont 3 onglets en lecture seule : Profil – de l'information entrée par le programme d'études concernant le stage ou l'expérience de l'étudiant. Cette information est divulguée dès que l'étudiant est affecté. Documents – des fichiers téléversés tels qu'un CV ou une description de projet. Si le nom de l'étudiant n'a pas été divulgué, uniquement la version anonyme du CV sera divulguée aux sites. Historique – une liste en lecture seule des stages de l'étudiant : Si le stage est pour un site figurant dans vos droits d'accès, un historique complet sera fourni y compris le service ou la destination, le nom de l'enseignant ou du précepteur et une icône pour accéder à la fenêtre des détails de la demande de stage. Si le stage est pour un site en dehors de vos droits d'accès, seules quelques informations seront fournies telles que les dates de stage et le nom du service. Les noms du site et de la destination seront masqués.
Deux onglets du profil de l'étudiant sont modifiables par un coordonnateur receveur Afin d'enregistrer directement les activités en rapport avec leurs sites, les coordonnateurs receveurs doivent : cliquer sur pour créer une nouvelle entrée compléter les champs obligatoires et cliquer sur sauvegarder pour continuer cliquer sur modifier ou supprimer si nécessaire pour changer les informations saisies. Orientation – une liste d'activités d'orientation pour un seul site ou pour tous les sites de l'organisme receveur telles qu'une formation en ligne sur la confidentialité des dossiers des patients ou une session ayant lieu sur le site. Prérequis – une liste de formulaires spécifiques aux sites ou à l'organisme tels que les formulaires pour protéger la confidentialité des dossiers des patients ou encore un formulaire pour l'accès aux systèmes d'information.
Rappelez-vous Si une saisie de données a été effectuée par un coordonnateur receveur pour son site, la mise à jour est possible. Cependant, si la saisie de données a été effectuée par un programme d'études, celle-ci n'est affichée que dans un but informatif et ne peut être modifiée que par l'organisme demandeur.