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Fonctions principales des Organismes Demandeurs

                        1. 
                                <span>[Base de connaissances HSPnet](index.html)</span>
                            
                                                1. 
                                <span>[Base de connaissances HSPnet](file:///c:/temp/31412736-e95d-4f0d-a849-d006bea31dfc/input/Base-de-connaissances-HSPnet_4456787.html)</span>
                            
                                            
                </div>
                # &#10;                                                <span id="title-text">&#10;                            Base de connaissances HSPnet : Fonctions principales des Organismes Demandeurs&#10;                        </span>&#10;                    
            </div>

            <div id="content" class="view">
                <div class="page-metadata">
                    
    


    

    
    
        Created by <span class="author"> Lise Lalonde</span>, last modified on juil. 21, 2023
                    </div>
                <div id="main-content" class="wiki-content group">
                ### <span style="color: rgb(0, 0, 255);">**<span style="color: rgb(0, 0, 128);"><span class="TextRun SCXW182237032 BCX9"><span class="NormalTextRun SCXW182237032 BCX9">FORMATIONS </span><span class="NormalTextRun SCXW182237032 BCX9">pré-enregistrées </span><span class="NormalTextRun SCXW182237032 BCX9">et</span><span class="NormalTextRun SCXW182237032 BCX9"> Guides</span><span class="NormalTextRun SCXW182237032 BCX9"> </span><span class="NormalTextRun SCXW182237032 BCX9">pour les</span><span class="NormalTextRun SCXW182237032 BCX9"> </span></span><span class="TextRun SCXW182237032 BCX9"><span class="NormalTextRun SCXW182237032 BCX9">Coordonnateurs Demandeurs</span></span></span><span class="EOP SCXW182237032 BCX9">&nbsp;</span>**</span>**Guide concernant les organismes demandeurs (GCOD)**<div class="table-wrap"><table class="wrapped relative-table confluenceTable" style="width: 100%;"><colgroup><col style="width: 48.0009%;"><col style="width: 52.0075%;"></colgroup><tbody><tr><td class="confluenceTd">

Disponibles dans Assistance > Base de connaissances 

Trois façons de trouver un document dans la Base de connaissances :  

(1) en ordre alphabétique dans la colonne gauche de votre écran;  

(2) avec l’outil de recherche dans le milieu de la page;  

(3) dans la section vous concernant 


## **Thème**  ## **Contenu**  ## **Lien vers le Guide**  ## *Vous devez cliquer sur les liens dans HSPnet  ## **Lien vers la capsule vidéo**  ## *Vous devez cliquer sur les liens dans HSPnet  
Introduction à HSPnet 

Première connexion : changer le mot de passe 

Options d’assistance/ ressources  

Bienvenue à HSPnet 

Première connexion pour nouveaux utilisateurs 

Confidentialité des données 

Vie privée et sécurité

Vie privée et sécurité 

Rôles et responsabilités 

Glossaire : Rôles des utilisateurs 

Formation complète 

Obligatoire pour devenir administrateur local 

  

Webinaire CD - Formation complète 

Durée : 2 :20 :50 

Demandes de stage 

Comprendre les 8 étapes au cycle des demandes de stage 

 

Cycle des demandes de stage 

Webinaire CD - Formation complète 

Durée :  :2 :20 :50 

Étape 1: Configuration 

(pour les administrateurs locaux : AL) 

Maintenance des programmes, cours et sessions 

Ajouter un nouveau cours ou stage; réviser la configuration d’un cours. 

Maintenance > configuration 

Cours – Ajouter un nouveau cours 

 

Étape 1: Configuration 

(AL) 

Ajouter les membres du personnel 

Maintenance > personnel 

Téléversement des fichiers du personnel 

 

 

Étape 2: Étudiants 

Configuration et gestion des cohortes 

Cohortes 

Gestion des cohortes: Ajouter, copier et inactiver

 

Étape 2: Étudiants 

Téléverser des listes d’étudiants et les inscrire dans une cohorte 

 . Maintenance > Etudiants  

. Cohortes 

Téléversement automatisé des étudiants  


 

Écran de maintenance – Étudiants 

Durée 4 :38 

Gestion des inscriptions des étudiants 

Durée : 4 :18 

Étape 2: Étudiants 

Identifier les préalables de l’étudiant requis par l’OR  

. Maintenance > étudiant   

. Boite de sortie > Inscriptions ou Affectation 

Préalables de l’étudiant 


(ex : déclaration d’antécédents judiciaires, Engagement à la confidentialité, vaccination, etc.) 

 

Étape 3: Fiche de travail 

Créer des fiches de travail 

Cohortes 

Créer une fiche de groupe ou une fiche de stage individuelle

 

 

Horaire 

Définir l’horaire quotidien et identifier les quarts 

 Cohortes  

Stages de groupe 


Stages individuels 

Webinaire CD - Formation complète 

à partir de 1:22 :07 

 

Étape 4: Créer des places 

Trouver et sélectionner des milieux de stage 

  • Nouveaux milieux 
  • Copier les mêmes demandes que la cohorte précédente 
  • Créer les horaires 

Options pour créer des places dans les fiches de travail 


 

Webinaire CD - Formation complète 

à partir de 1:51:59 

Fonctions de la recherche  

Durée : 4 :07 

Étape 4: Créer des places

(Fonction plus avancée) 

Gérer des demandes impliquant plusieurs destinations (demandes divisées) 

Division, liaison et fusion des demandes  

Horaire avancé 

Division, liaison et fusion des demandes de stage 

 

Horaire avancé 

Durée : 4 :49 

Étape 5: Finaliser les demandes 

 

Cycle des demandes de stage 

 

Webinaire CD - Formation complète 

à partir de 2:01:17 

Étape 6: Envoyer les demandes 

 

Cycle des demandes de stage 

 

Étape 6: Envoyer les demandes 

Faire des demandes à des OR non-utilisateurs de HSPnet 

 

Délivrer des demandes à des personnes non-utilisatrices 

Durée : 4 :27 

Étape 7: Surveiller les réponses 

Confirmer les demandes 

Cycle des demandes de stage 

 

Étape 8: Affecter 

Affecter des étudiants et enseignants à des stages 

 

Affectation des étudiants 

Durée : 4 :41 

Étape 8: Affecter

Retrait d’un étudiant en stage 

Gestion des étudiants : retrait du stage 

Annuler l’attribution d’un élève confirmé 

 

Courriels 

Courriels de rappel : Prévoir un courriel de rappel pour un stage ou autre 

Courriels de rappel 

 

Vue d’ensemble 

Gérer la capacité d’accueil et l’utilisation des milieux  

Fiches de travail > Sommaire DS 

Sommaire des demandes de stage 

 

Recherche 

Chercher et trouver des milieux de stage, une demande, un étudiant ou enseignant 

 

Fonctions de la recherche  

Durée : 4 :07 

Création d’accès 

(AL) 

Créer de nouveaux comptes utilisateurs : coordonnateurs demandeurs, utilisateurs réguliers, étudiants, enseignants  

Maintenance >  Personnel OU Cohortes 

Création d’accès pour étudiants  

Activation de l’accès étudiant (accès de base)

 

Configuration de nouveaux comptes d’utilisateurs 



Accès avancé (recommandé pour utiliser le téléversement de documents) 

Guide étudiant – Téléverser des documents (pour les étudiants avec accès avancé)  

Gérer l’accès des utilisateurs 


Accès à HSPnet pour étudiants 

Durée : 4 :44 

 


 

Enseignants 

(AL) 

Donner accès à HSPnet aux enseignants 

Activation de l’accès enseignant 

Survol HSPnet pour enseignants 

Accès à HSPnet pour enseignants 

Durée : 5 :51 

Facturation 

Indiquer le montant à facturer 

Configuration > Maintenance des programmes 

Facturation des stages 

Webinaire sur le module de facturation 

Durée : 51 :14 

Rapports 

Introduction aux fonctions de rapport 

Rapports > Menu des rapports 

 

Rapports – Introduction 

Durée : 6 :41 

Rapports 

Créer, modifier, copier et sauvegarder un rapport avec les assistants HSPnet (pré-définis) 

Rapports > Menu des rapports 

Assistant aux rapports 


 

Rapports – Assistants 

Durée : 5 :55 

Rapports 

(Fonction plus avancée) 

Soumettre des demandes de rapports personnalisés au centre d’assistance de HSPnet, pour les rapports que vous ne pouvez pas créer vous-même. 

Rapports > Menu des rapports 

File de rapports personnalisés 

Rapports – File de rapports personnalisés 

Durée : 3 :35 

 



# **Rôles et responsabilités ** # Il y a deux niveaux d’utilisateurs dans HSPnet: les utilisateurs réguliers (UR), et les administrateurs locaux (AL)
Les **utilisateurs réguliers** peuvent gérer le cycle d’un stage c’est à dire: 
  • Inscrire les étudiants d’une cohorte dans HSPnet; 
  • Créer des demandes, les annuler, les confirmer, les modifier; 
  • Produire les horaires de stage; 
  • Affecter des étudiants inscrits à des stages; 
  • Apporter des modifications à un stage. 
L'a**dministrateur local**** **est responsable de : 
  • La gestion de sa base de données au sein de son département; 
  • La mise à jour de la configuration des cours (stages), session, cohortes;   
  • La gestion les dossiers et des comptes des utilisateurs lorsqu'il est nécessaire d'ajouter, modifier et archiver leurs renseignements; 
  • Soutien aux utilisateurs de son établissement ou département, particulièrement aux nouveaux utilisateurs. 

Les bonnes pratiques de gestion HSPnet:

Les administrateurs ont accès à toutes les fonctionnalités des utilisateurs réguliers. 

Les bonnes pratiques de gestion HSPnet veulent qu’il y ait au moins un administrateur local par site ou programme. Idéalement,  chaque site aura deux administrateurs locaux afin d’assurer du soutien lors d’absences de l'un des deux.

Pour connaître votre rôle, allez à Maintenance > Personnel; entrer votre nom > Rechercher; une clef bleue = administrateur local; une clef jaune = utilisateur régulier. 

Pour avoir le rôle d’administrateur local, il faut être utilisateur et visionner le Webinaire CD – Formation complète, puis contacter HSPnet. 

Pour en savoir plus sur les accès et fonctions rattachées à chaque rôle, consultez Gérer l’accès des utilisateurs 

Pour en savoir plus sur les différents utilisateurs HSPnet : Glossaire, rôles des utilisateurs 

ASSISTANCE HSPnet 

Quand faut-il contacter HSPnet : assistance@hspcanada.net ? 
  • Pour faire créer un compte administrateur local; 
  • Pour faire ajouter un nouveau programme (OD) ou un nouveau site (OR); 
  • Pour faire ajouter certaines fonctionnalités; 
  • Pour faire des changements en grand nombre; 
  • Besoin de soutien technique sur une fonctionnalité de HSPnet. 
**COORDINATION PROVINCIALE HSPnet-Québec **

Vous souhaitez vous impliquer dans la communauté HSPnet soit en: 

  • Offrant des capsules de formation; 
  • Chapeautant un comité d’utilisateurs dans votre région; 
  • Collaborant à un de nos comités; 

Vous aimeriez partager des pistes d’amélioration ? 

Vous avez des questions sur la facturation ? 

Vous voudriez que HSPnet soit présent lors d’un événement ou d’une réunion ? 

Questions ou commentaires sur la formation ? Sur ce document ? 

Contactez hspnetqc.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca



## Attachments: 
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                            [Step 1.PNG](attachments/68124923/68124869.png) (image/png)
                              

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                            [Step 6.PNG](attachments/68124923/68124875.png) (image/png)
                              

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                            [Step 4.PNG](attachments/68124923/68124876.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 5.PNG](attachments/68124923/68124877.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 3.PNG](attachments/68124923/68124878.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 13.PNG](attachments/68124923/68124879.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 12.PNG](attachments/68124923/68124880.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 11.PNG](attachments/68124923/68124881.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 10.PNG](attachments/68124923/68124882.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 9.PNG](attachments/68124923/68124883.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 8.PNG](attachments/68124923/68124884.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Inscrire les etudiants.PNG](attachments/68124923/68124885.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [find.PNG](attachments/68124923/68124886.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [goto enrollment.PNG](attachments/68124923/68124887.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 15.PNG](attachments/68124923/68124888.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 14.PNG](attachments/68124923/68124889.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2020-2-3_9-7-10.png](attachments/68124923/68124890.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [goto indv.PNG](attachments/68124923/68124891.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [goto group.PNG](attachments/68124923/68124892.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [edit grey.PNG](attachments/68124923/68124893.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [alert.PNG](attachments/68124923/68124894.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2019-12-17_15-17-13.png](attachments/68124923/68124895.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2019-12-18_8-9-28.png](attachments/68124923/68124896.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [goto indv assign.PNG](attachments/68124923/68124897.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [goto group assign.PNG](attachments/68124923/68124898.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [goto outbox.PNG](attachments/68124923/68124899.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Soumettre.PNG](attachments/68124923/68124900.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Pin doc.JPG](attachments/68124923/68124901.jpg) (image/jpeg)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2019-12-18_8-31-28.png](attachments/68124923/68124902.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2019-12-18_9-11-36.png](attachments/68124923/68124903.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [add green.PNG](attachments/68124923/68124904.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Copier les stages acceptés derniere fois.PNG](attachments/68124923/68124905.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Copier les stages demandés.PNG](attachments/68124923/68124906.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2019-12-18_8-58-27.png](attachments/68124923/68124907.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2019-12-18_8-42-23.png](attachments/68124923/68124908.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2019-12-23_10-14-41.png](attachments/68124923/68124909.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2019-12-23_10-49-43.png](attachments/68124923/68124910.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [copy.PNG](attachments/68124923/68124911.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [add worksheet placements.PNG](attachments/68124923/68124912.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Selectionner tous.JPG](attachments/68124923/68124913.jpg) (image/jpeg)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [gss.PNG](attachments/68124923/68124914.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [iss.PNG](attachments/68124923/68124915.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [comment - green.PNG](attachments/68124923/68124916.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Soumettre.JPG](attachments/68124923/68124917.jpg) (image/jpeg)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2020-2-7_8-47-2.png](attachments/68124923/68124918.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
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                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
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                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [comment.PNG](attachments/68124923/68124921.png) (image/png)
                              

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                            [ibubble.PNG](attachments/68124923/68124922.png) (image/png)
                              

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                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
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                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
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                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
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                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2023-6-26_14-50-6.png](attachments/68124923/68125654.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2023-6-26_14-52-7.png](attachments/68124923/68125656.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Base de connaissances schema.png](attachments/68124923/68125719.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Fonctionnement HSPnet schema.png](attachments/68124923/68125723.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Cycle des demandes schema.png](attachments/68124923/68125724.png) (image/png)
                              

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