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Fonctions principales des Organismes Demandeurs

Guide concernant les organismes demandeurs (GCOD)

  • Liens à la FORMATION pré-enregistrée et aux Guides pour les coordonnateurs demandeurs
  • Rôles et responsabilités des utilisateurs

Thème 

Contenu 

Lien vers le Guide 

*Vous devez cliquer sur les liens dans HSPnet 

Lien vers la capsule vidéo 

*Vous devez cliquer sur les liens dans HSPnet  

Introduction à HSPnet 

Première connexion : changer le mot de passe 

Options d’assistance/ ressources  

Bienvenue à HSPnet 


Première connexion pour nouveaux utilisateurs 

Durée: 3 minutes


Confidentialité des données 

Vie privée et sécurité

Vie privée et sécurité 

Durée: 2min30


Rôles et responsabilités 

Glossaire : Rôles des utilisateurs 


Formation complète 

Obligatoire pour devenir administrateur local 

  

Webinaire CD - Formation complète (10 modules)

Durée: 125 minutes

Demandes de stage 

Comprendre les 8 étapes au cycle des demandes de stage 

 

Cycle des demandes de stage 

Webinaire CD - Formation complète

Durée: 125 minutes


Configuration 

(pour les administrateurs locaux : AL) 

Maintenance des programmes, cours et sessions 

  • Ajouter un nouveau cours ou stage; réviser la configuration d’un cours. 
  • Maintenance > configuration > Cours

Cours – Ajouter un nouveau cours 

(à venir)



 

Configuration 

Personnel

(AL) 

Ajouter les membres du personnel 

  • Maintenance > Personnel 

Téléversement des fichiers du personnel 

 

 

Gestion des cohortes

Configuration et gestion des cohortes 

  • Cohortes 

Gestion des cohortes: Ajouter, copier et inactiver


 

Gestion des Étudiants -

Cohortes

Téléverser des listes d’étudiants et les inscrire dans une cohorte 

  • Cohortes > Fiche d'inscriptions

Téléversement automatisé des étudiants  


 

Écran de maintenance – Étudiants 

Durée: 4 minutes

Gestion des inscriptions des étudiants 

Durée : 4 minutes

Gestion des Étudiants - Préalables

Identifier les préalables de l’étudiant requis par l’OR

  • Maintenance > Étudiants
  • Cohortes > Fiche d'inscriptions

 

Préalables de l’étudiant 


(ex : déclaration d’antécédents judiciaires, Engagement à la confidentialité, vaccination, etc.) 

 

Fiche de travail 

Créer des fiches de travail 

  • Cohortes > Fiche d'inscriptions

Créer une fiche de groupe ou une fiche de stage individuelle

 

 

Horaire 

Définir l’horaire quotidien et identifier les quarts 

  • Cohortes> Cours
  • Boîte de sortie

Horaire de stages de groupe


Horaire de stage individuel

Formation CD - Partie 8 - Cycle de demande de stage

Durée: 35 minutes

 

Créer des places 

Trouver et sélectionner des milieux de stage 

  • Nouveaux milieux 
  • Copier les mêmes demandes que la cohorte précédente 
  • Créer les horaires 

Options pour créer des places dans les fiches de travail 

 

Formation CD- Partie 9 - Création de demandes de stage

Durée: 40 minutes

Fonctions de la recherche

Durée : 4 minutes

Créer des places

(Fonction plus avancée) 

Gérer des demandes impliquant plusieurs destinations (demandes divisées) 

 

Division, liaison et fusion des demandes  

Horaire avancé 

Division, liaison et fusion des demandes de stage 

 

Horaire avancé 

Durée : 4 minutes

Finaliser les demandes 

Cohortes > Fiche d'affectation de groupe

Cycle des demandes de stage 

 

Formation CD- Partie 9 - Création de demandes de stage

Durée: 40 minutes 

Envoyer les demandes (utilisateur d'HSPnet)

Boîte de sortie

Cycle des demandes de stage 

 

Envoyer les demandes (non-utilisateur d'HSPnet)

Faire des demandes à des OR non-utilisateurs d'HSPnet 

 

Délivrer des demandes à des personnes non-utilisatrices 

Durée : 4 minutes

Surveiller les réponses 

Confirmer les demandes 

Cycle des demandes de stage 

 

Affecter 

Affecter des étudiants et enseignants à des stages 

 

Affectation des étudiants 

Durée : 5 minutes

Retrait

(étudiant)

Retrait d’un étudiant en stage 

Gestion des étudiants : retrait du stage 

Annuler l’attribution d’un élève confirmé 

 

Courriels 

Courriels de rappel : Prévoir un courriel de rappel pour un stage ou autre 

Courriels de rappel 

 

Vue d’ensemble 

Le sommaire des stages offre une fiche de travail commune pour la revue de la disponibilité d'une unité, la résolution de conflits d'horaire, pour les groupes et la distribution équitable des stages

  • Fiches de travail > Sommaire DS 

Sommaire des demandes de stage 


 

Recherche 

Chercher et trouver des milieux de stage, une demande, un étudiant ou enseignant 

 

Fonctions de la recherche  

Durée : 4 minutes

Création d’accès 

(AL) 

Créer de nouveaux comptes utilisateurs : coordonnateurs demandeurs, utilisateurs réguliers, étudiants, enseignants  

Maintenance >  Personnel 

Maintenance > Étudiants

 

Création d’accès pour étudiants  

Activation de l’accès étudiant (accès de base)

 


Configuration de nouveaux comptes d’utilisateurs 



Accès avancé (recommandé pour utiliser le téléversement de documents) 

Guide étudiant – Téléverser des documents (pour les étudiants avec accès avancé)  

Gérer l’accès des utilisateurs 


 

 

 

Accès à HSPnet pour étudiants 

Durée : 4 minutes

 


 

Enseignants 

(AL) 

Donner accès à HSPnet aux enseignants 

Activation de l’accès enseignant 

Survol HSPnet pour enseignants 

Accès à HSPnet pour enseignants 

Durée : 5 minutes

Facturation 

Indiquer le montant à facturer 

Configuration > Profil des programmes 

Facturation des stages 

Webinaire sur le module de facturation 

Durée : 51 minutes

Rapports 

Introduction aux fonctions de rapport 

  • Rapports > Menu des rapports 

 

Rapports – Introduction 

Durée : 6 minutes

Rapports (assistant)

Créer, modifier, copier et sauvegarder un rapport avec les assistants HSPnet (pré-définis) 

  • Rapports > Menu des rapports 

Assistant aux rapports 


 

Rapports – Assistants 

Durée : 5 minutes

Rapports 

(Fonction plus avancée) 

Soumettre des demandes de rapports personnalisés au centre d’assistance d'HSPnet, pour les rapports que vous ne pouvez pas créer vous-même. 

  • Rapports > Menu des rapports > File de rapports personnalisés

File de rapports personnalisés 

Rapports – File de rapports personnalisés 

Durée : 4 minutes 

 



Rôles et responsabilités 

Il y a deux niveaux d’utilisateurs dans HSPnetles utilisateurs réguliers (UR), et les administrateurs locaux (AL)

 

Les utilisateurs réguliers peuvent gérer le cycle d’un stage c’est-à-dire: 

 

  • Inscrire les étudiants d’une cohorte dans HSPnet; 
  • Créer des demandes, les annuler, les confirmer, les modifier; 
  • Produire les horaires de stage; 
  • Affecter des étudiants inscrits à des stages; 
  • Apporter des modifications à un stage. 
L'administrateur local est responsable de : 
  • La gestion de sa base de données au sein de son département; 
  • La mise à jour de la configuration des cours (stages), session, cohortes;   
  • La gestion les dossiers et des comptes des utilisateurs lorsqu'il est nécessaire d'ajouter, modifier et archiver leurs renseignements; 
  • Soutien aux utilisateurs de son établissement ou département, particulièrement aux nouveaux utilisateurs. 


Les bonnes pratiques de gestion HSPnet:

Les administrateurs ont accès à toutes les fonctionnalités des utilisateurs réguliers. 

Les bonnes pratiques de gestion HSPnet veulent qu’il y ait au moins un administrateur local par site ou programme. Idéalement,  chaque site aura deux administrateurs locaux afin d’assurer du soutien lors d’absences de l'un des deux.

Pour connaître votre rôle, allez à Maintenance > Personnel; entrer votre nom > Rechercher; une clef bleue = administrateur local; une clef jaune = utilisateur régulier. 

Pour avoir le rôle d’administrateur local, il faut être utilisateur et visionner le Webinaire CD – Formation complète, puis contacter HSPnet. 


Pour en savoir plus sur les accès et fonctions rattachées à chaque rôle, consultez Gérer l’accès des utilisateurs

Pour en savoir plus sur les différents utilisateurs HSPnet : Glossaire, rôles des utilisateurs

ASSISTANCE HSPnet 

Quand faut-il contacter HSPnet : assistance@hspcanada.net 

  • Pour faire créer un compte administrateur local; 
  • Pour faire ajouter un nouveau programme (OD) ou un nouveau site (OR); 
  • Pour faire ajouter certaines fonctionnalités; 
  • Pour faire des changements en grand nombre; 
  • Besoin de soutien technique sur une fonctionnalité de HSPnet. 
COORDINATION PROVINCIALE HSPnet-Québec 

Vous souhaitez vous impliquer dans la communauté HSPnet soit en: 

  • Offrant des capsules de formation; 
  • Chapeautant un comité d’utilisateurs dans votre région; 
  • Collaborant à un de nos comités; 

Vous aimeriez partager des pistes d’amélioration ? 

Vous avez des questions sur la facturation ? 

Vous voudriez que HSPnet soit présent lors d’un événement ou d’une réunion ? 

Questions ou commentaires sur la formation ? Sur ce document ? 

Contactez hspnetqc.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca