Fonctions principales des Organismes Demandeurs

Guide concernant les organismes receveurs (GCOR)

FORMATIONS pré-enregistrées et Guides pour les Coordonnateurs Receveurs


1.<span>[Basedeconnaissances<span>[BaseHSPnet](file:///c:/temp/31412736-e95d-4f0d-a849-d006bea31dfc/input/Base-de-connaissances-HSPnet_4456787.html)</span></div>#&#10;<span id="title-text">&#10;                            Base de connaissances HSPnet : Fonctions principales des Organismes Demandeurs&#10;                        </span>&#10;                    
            </div>

            <div id="content" class="view">
                <div class="page-metadata">
                    
    


    

    
    
        Created by <span class="author"> Lise Lalonde</span>, last modified on juil. 21, 2023
                    </div>
                <div id="main-content" class="wiki-content group">
                ### <span style="color: rgb(0, 0, 255);">**<span style="color: rgb(0, 0, 128);"><span class="TextRun SCXW182237032 BCX9"><span class="NormalTextRun SCXW182237032 BCX9">FORMATIONS </span><span class="NormalTextRun SCXW182237032 BCX9">pré-enregistrées </span><span class="NormalTextRun SCXW182237032 BCX9">et</span><span class="NormalTextRun SCXW182237032 BCX9"> Guides</span><span class="NormalTextRun SCXW182237032 BCX9"> </span><span class="NormalTextRun SCXW182237032 BCX9">pour les</span><span class="NormalTextRun SCXW182237032 BCX9"> </span></span><span class="TextRun SCXW182237032 BCX9"><span class="NormalTextRun SCXW182237032 BCX9">Coordonnateurs Demandeurs</span></span></span><span class="EOP SCXW182237032 BCX9">&nbsp;</span>**</span>**Guide concernant les organismes demandeurs (GCOD)**<div class="table-wrap"><table class="wrapped relative-table confluenceTable" style="width: 100%;"><colgroup><col style="width: 48.0009%;"><col style="width: 52.0075%;"></colgroup><tbody><tr><td class="confluenceTd">








HSPnet](index.html)</span>

1.

de

connaissances




Disponibles dans Assistance > Base de connaissances
 

Trois façons de trouver un document dans la Base de connaissances connaissances :  

(1) en ordre alphabétique dans la colonne gauche de votre écran;  

(2) avec l’outil de recherche dans le milieu de la page;  

(3) dans la section vous concernant

~~HSPnet](index.html)</span>~~ 1.	de ~~connaissances~~
Disponibles dans Assistance > Base de connaissances Trois façons de trouver un document dans la Base de ~~connaissances~~ connaissances : (1) en ordre alphabétique dans la colonne gauche de votre écran; (2) avec l’outil de recherche dans le milieu de la page; (3) dans la section vous concernant




























































































































## 
**Thème**Thème 

## 
**Contenu**Contenu 

## 
**Lien vers le Guide**Guide 
## *Vous devez cliquer sur les liens dans HSPnet 


##

**Lien vers la capsule vidéo**vidéo 
## *Vous devez cliquer sur les liens dans HSPnet 



Introduction à HSPnet 


Première connexion : changer le mot de passe 
Options d’assistance/ ressources   

Bienvenue à HSPnet  



Première connexion pour nouveaux utilisateurs 


Confidentialité des données  
Vie privée et sécurité 

Vie privée et sécurité 

  

Rôles et responsabilités 
  
Glossaire : Rôles des utilisateurs  

Formation complète 


Formation complète 


Obligatoire pour devenir administrateur local 


 

  


Webinaire CDCR - Formation complète   
Durée : 2 :20 31 :5024 minutes  

DemandesConfiguration  

(pour les administrateurs locaux : AL)  


Maintenance des services et destinations 


Profils des organismes receveurs  





Déposer des documents   
Gestion des services et destinations  

Profil de stagedestination 

Ajouter ou désactiver un service d’un site  





 Maintenance > Configuration   
ComprendreFermeture d’un site ou d’une destination due à une situation de risque ou un danger 





Configuration  

(AL)  


Ajouter les 8membres étapesdu aupersonnel  cycle


Téléversement des demandesfichiers du personnel (grande quantité) 




Créer de stagenouveaux comptes utilisateurs : coordonnateurs receveurs, utilisateurs réguliers, agents de destination, etc.  
Maintenance > personnel   

 Configuration de nouveaux comptes d’utilisateurs  

  

Gérer l’accès des utilisateurs  



Configuration  

(AL)  


Modifier le coordonnateur receveur 

Maintenance > Configuration > Services  


Services – Modifier le nom du coordonnateur receveur affecté aux services  





Traiter les demandes  


Gestion des demandes : réacheminer, accepter, refuser  

Raisons de refus et d’annulation  


Cycle des demandes de stage  



Webinaire CD - Formation complète 
Durée :  :2 :20 :50 


Étape 1: Configuration 

(pour les administrateurs locaux : AL) 


Maintenance des programmes, cours et sessions 

Ajouter un nouveau cours ou stage; réviser la configuration d’un cours. 

Maintenance > configuration 


Cours – Ajouter un nouveau cours 






 


Étape 1: Configuration 

(AL) 


Ajouter les membres du personnel 

Maintenance > personnel 


Téléversement des fichiers du personnel 

 


 


Étape 2: Étudiants 


Configuration et gestion des cohortes 

Cohortes 


Gestion des cohortes: Ajouter, copier et inactiver




 


Étape 2: Étudiants 


Téléverser des listes d’étudiants et les inscrire dans une cohorte 

 . Maintenance > Etudiants  

. Cohortes 


Téléversement automatisé des étudiants  



 


Écran de maintenance – Étudiants 

Durée 4 :38 
GestionGlossaire des inscriptionsraisons despour étudiantsannuler, 

Durée : 4 :18 


Étape 2: Étudiants 


Identifier les préalables de l’étudiant requis par l’OR  

. Maintenance > étudiant   

. Boite de sortie > Inscriptionsaccepter ou Affectation 


Préalables de l’étudiant 



(ex : déclaration d’antécédents judiciaires, Engagement à la confidentialité, vaccination, etc.) 


 


Étape 3: Fiche de travail 


Créer des fiches de travail 

Cohortes 


Créer une fiche de groupe ou une fiche de stage individuelle

 


 


Horaire 


Définir l’horaire quotidien et identifier les quarts 

 Cohortes  


Stages de groupe 



Stages individuels 


Webinaire CD - Formation complète 

à partir de 1:22 :07 

 


Étape 4: Créer des places 


Trouver et sélectionner des milieux de stage 



Nouveaux milieux 


Copier les mêmes demandes que la cohorte précédente 


Créer les horaires 



Options pour créer des places dans les fiches de travail 



 


Webinaire CD - Formation complète 

à partir de 1:51:59 

Fonctions de la recherche  

Durée : 4 :07 


Étape 4: Créer des places

(Fonction plus avancée) 


Gérer des demandes impliquant plusieurs destinations (demandes divisées) 

Division, liaison et fusion des demandes  


Horaire avancé 

Division, liaison et fusionrefuser des demandes de stage  
 



Superviseurs  


Affecter plusieurs superviseurs à un stage  


HoraireSuperviseurs-précepteurs avancémultiples 
Durée : 4 :49 


ÉtapeAffectation 5:de Finalisermultiples lessuperviseurs demandes(précepteurs)  

 

Agents de destination  

(AL)  

Donner accès aux agents de destination  

Maintenance > personnel 

Présenter HSPnet aux agents de destination 


CycleActivation des demandesAD deet stagedestinations  


 

WebinaireAccès CDà -HSPnet Formation(pour complèteagents de destination  
àDurée : partir8 :18  de 2:01:17 

ÉtapeVue 6:d’ensemble  Envoyer les demandes 

Visualiser le niveau d’occupation d’un site, service ou destination 

Sommaire DS  

Cycle des demandes de stage 


 


Étape 6: Envoyer les demandes 


Faire des demandes à des OR non-utilisateurs de HSPnet 


 


Délivrer des demandes à des personnes non-utilisatrices 

Durée : 4 :27 


Étape 7: Surveiller les réponses 


Confirmer les demandes 


Cycle des demandes de stage 


 


Étape 8: Affecter 


Affecter des étudiants et enseignants à des stages 


 


Affectation des étudiants 

Durée : 4 :41 


Étape 8: Affecter


Retrait d’un étudiant en stage 


Gestion des étudiants : retrait du stage 

Annuler l’attribution d’un élève confirmé 


 


Courriels 


Courriels de rappel : Prévoir un courriel de rappel pour un stage ou autre 


Courriels de rappel 


 


Vue d’ensemble 


Gérer la capacité d’accueil et l’utilisation des milieux  

Fiches de travail > Sommaire DS 


Sommaire des demandes de stage  




Recherche  

Recherche 


Chercher et trouver des milieux de stage, une demande, un étudiant ou enseignantenseignant  

Chercher 

  

Fonctions de la recherche  
Durée : 4 :0707  

CréationNon-utilisateurs d’accèsHSPnet  


Collaborer avec des organismes non-utilisateurs  
(AL)Raccourci 

Créer de nouveaux comptes utilisateurs : coordonnateurs demandeurs, utilisateurs réguliers, étudiants, enseignants  

Maintenance >  Personnel OU Cohortes 

Création d’accès pour étudiants  

Activation de l’accès étudiant (accès de base)

 




Configuration de nouveaux comptes d’utilisateurs 





Accès avancé (recommandéRaccourci pour utiliserorganismes lereceveurs  téléversement de documents) 
  


Guide étudiant – TéléverserDélivrer des documentsdemandes (pourà lesdes étudiantspersonnes avecnon-utilisatrices  accès avancé)  
Gérer l’accès des utilisateurs 








Accès à HSPnet pour étudiants 

Durée : 4 :4427  


Rapports 


Introduction aux fonctions de rapport 
Rapports 
> 
Menu des rapports  

Enseignants  

(AL) 

Donner accès à HSPnet aux enseignants 


ActivationRapports de– l’accèsIntroduction  enseignant 
Durée : 6 :41 


Facturation 


Produire des rapports de facturation  

Rapports > Menu des rapports  


 SurvolModule HSPnetde pourfacturation  enseignants 



Accès à HSPnet pour enseignants 

Durée : 5 :51 


Facturation 


Indiquer le montant à facturer 

Configuration > Maintenance des programmes 


Facturation des stages 


Webinaire sur le module de facturation  
Durée : 51 :1414  

Rapports 

Introduction aux fonctions de rapport 

Rapports > Menu des rapports 


 


Rapports – Introduction 

Durée : 6 :41 


Rapports 


Créer, modifier, copier et sauvegarder un rapport avec les assistants HSPnet (pré-définis)définis)  
Rapports > Menu des rapportsrapports  

Assistant aux rapports  

  
 

Rapports – Assistants  
Durée : 5 :5555  

 

Rapports 
(Fonctionfonction plus avancée) 

Soumettre des demandes de rapports personnalisés au centre d’assistance de HSPnet,HSPnet, pour les rapports que vous ne pouvez pas créer vous-même.  
Rapports > Menu des rapportsrapports  

File de rapports personnalisés  

Rapports – File de rapports personnalisés  
Durée : 3 :3535  
  








































# **Rôles et responsabilités **

# Il y a deux niveaux d’utilisateurs dans HSPnet:HSPnet:
lesLes utilisateurs réguliers (UR), et les administrateurs locaux (AL). 

Les **utilisateurs réguliers** peuvent gérer le cycle d’un stage c’est à dire: 

 




InscrireGérer les étudiantsdemandes d’une(Réacheminer, cohorteaccepter, dansrefuser, HSPnet; etc.); 
Changer Créerla desdestination demandes,d’un les annuler, les confirmer, les modifier; stage; 
Associer Produireune lespréceptrice horairesà une demande de stage; 


Affecter des étudiants inscrits à des stages; 


Apporter des modifications à un stage.  

L'a**dministrateuradministrateur local****local **est responsable de :  


La gestion de sa base de données au sein de son département;  

La mise à jour de la configuration des coursservices (stages),et session, cohortes;destinations;    

La gestion les dossiers et des comptes des utilisateurs lorsqu'il est nécessaire d'ajouter, modifier et archiver leurs renseignements;  

Soutien aux utilisateurs de son établissement ou département, particulièrement aux nouveaux utilisateurs.  




Les bonnes pratiques de gestion HSPnet:

Les administrateurs ont accès à toutes les fonctionnalités des utilisateurs réguliers. 
Les bonnes pratiques de gestion HSPnet veulent qu’il y ait au moins un administrateur local par site ou programme. Idéalement,  chaque site aura deux administrateurs locaux afin d’assurer du soutien lors d’absences de l'un des deux.
Pour connaître votre rôle, allez à Maintenance > Personnel; entrer votre nom > Rechercher; une clef bleue = administrateur local; une clef jaune = utilisateur régulier. 
Pour avoir le rôle d’administrateur local,local, il faut être utilisateur et visionner le Webinaire CDCR – Formation complète (Webinaire CR (formation complète) (enregistrement)), puis contacter HSPnet.HSPnet. 



Pour en savoir plus sur les accès et fonctions rattachées à chaque rôle, consultez Gérer l’accès des utilisateurs 
Pour en savoir plus sur les différents utilisateurs HSPnet : Glossaire, rôles des utilisateurs  https://kb.hspcanada.net/pages/viewpage.action?pageId=33361304 

ASSISTANCE HSPnet 
Quand faut-il contacter HSPnet : assistance@hspcanada.net ? 



Pour faire créer un compte administrateur local;  

Pour faire ajouter un nouveau programme (OD) ou un nouveau site (OR);  

Pour faire ajouter certaines fonctionnalités;  

Pour faire des changements en grand nombre; 


Besoin de soutien technique sur une fonctionnalité de HSPnet.  

**COORDINATION PROVINCIALE HSPnet-HSPnet-Québec ** 
Vous souhaitez vous impliquer dans la communauté HSPnet soit en: 


Offrant des capsules de formation;  

Chapeautant un comité d’utilisateurs dans votre région;  

Collaborant à un de nos comités;  

Vous aimeriez partager des pistes d’amélioration ? 
Vous avez des questions sur la facturation ? 
Vous voudriez que HSPnet soit présent lors d’un événement ou d’une réunion ? 
Questions ou commentaires sur la formation ? Sur ce document ? 
Contactez hspnetqc.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca


  




                        
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                            [Step 1.PNG](attachments/68124923/68124869.png) (image/png)
                              

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                            [Step 7.PNG](attachments/68124923/68124874.png) (image/png)
                              

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                            [Step 6.PNG](attachments/68124923/68124875.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 4.PNG](attachments/68124923/68124876.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 5.PNG](attachments/68124923/68124877.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 3.PNG](attachments/68124923/68124878.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 13.PNG](attachments/68124923/68124879.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 12.PNG](attachments/68124923/68124880.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 11.PNG](attachments/68124923/68124881.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 10.PNG](attachments/68124923/68124882.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 9.PNG](attachments/68124923/68124883.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 8.PNG](attachments/68124923/68124884.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Inscrire les etudiants.PNG](attachments/68124923/68124885.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [find.PNG](attachments/68124923/68124886.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [goto enrollment.PNG](attachments/68124923/68124887.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 15.PNG](attachments/68124923/68124888.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Step 14.PNG](attachments/68124923/68124889.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2020-2-3_9-7-10.png](attachments/68124923/68124890.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [goto indv.PNG](attachments/68124923/68124891.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [goto group.PNG](attachments/68124923/68124892.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [edit grey.PNG](attachments/68124923/68124893.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [alert.PNG](attachments/68124923/68124894.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2019-12-17_15-17-13.png](attachments/68124923/68124895.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2019-12-18_8-9-28.png](attachments/68124923/68124896.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [goto indv assign.PNG](attachments/68124923/68124897.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [goto group assign.PNG](attachments/68124923/68124898.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [goto outbox.PNG](attachments/68124923/68124899.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Soumettre.PNG](attachments/68124923/68124900.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Pin doc.JPG](attachments/68124923/68124901.jpg) (image/jpeg)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2019-12-18_8-31-28.png](attachments/68124923/68124902.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2019-12-18_9-11-36.png](attachments/68124923/68124903.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [add green.PNG](attachments/68124923/68124904.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Copier les stages acceptés derniere fois.PNG](attachments/68124923/68124905.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Copier les stages demandés.PNG](attachments/68124923/68124906.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2019-12-18_8-58-27.png](attachments/68124923/68124907.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2019-12-18_8-42-23.png](attachments/68124923/68124908.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2019-12-23_10-14-41.png](attachments/68124923/68124909.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2019-12-23_10-49-43.png](attachments/68124923/68124910.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [copy.PNG](attachments/68124923/68124911.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [add worksheet placements.PNG](attachments/68124923/68124912.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Selectionner tous.JPG](attachments/68124923/68124913.jpg) (image/jpeg)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [gss.PNG](attachments/68124923/68124914.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [iss.PNG](attachments/68124923/68124915.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [comment - green.PNG](attachments/68124923/68124916.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [Soumettre.JPG](attachments/68124923/68124917.jpg) (image/jpeg)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2020-2-7_8-47-2.png](attachments/68124923/68124918.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2020-2-4_7-34-45.png](attachments/68124923/68124919.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2020-2-3_15-20-53.png](attachments/68124923/68124920.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [comment.PNG](attachments/68124923/68124921.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [ibubble.PNG](attachments/68124923/68124922.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2023-1-30_9-4-13.png](attachments/68124923/68124925.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2023-2-1_9-57-26.png](attachments/68124923/68124928.png) (image/png)
                              

                                                        ![](images/icons/bullet_blue.gif)
                            [image2023-2-1_10-2-36.png](attachments/68124923/68124929.png) (image/png)
                              

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                            [Fonctionnement HSPnet schema.png](attachments/68124923/68125723.png) (image/png)
                              

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                            [Cycle des demandes schema.png](attachments/68124923/68125724.png) (image/png)
                              

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                Document generated by Confluence on nov. 05, 2023 21:53
                <div id="footer-logo">[Atlassian](https://www.atlassian.com/)</div>
            </section>
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##	~~Thème~~Thème	##	~~Contenu~~Contenu	##	**Lien vers le GuideGuide** ## *Vous devez cliquer sur les liens dans HSPnet	##	**Lien vers la capsule vidéovidéo** ## *Vous devez cliquer sur les liens dans HSPnet
Introduction à HSPnet	Première connexion : changer le mot de passe Options d’assistance/ ressources	Bienvenue à HSPnet	Première connexion pour nouveaux utilisateurs
	Confidentialité des données	Vie privée et sécurité	Vie privée et sécurité

	Rôles et responsabilités	Glossaire : Rôles des utilisateurs
Formation complète
~~Formation complète~~	Obligatoire pour devenir administrateur local			Webinaire CDCR - Formation complète  Durée : 2 :20 31 :5024 minutes
D~~emandes~~Configuration  (pour les administrateurs locaux : AL)	Maintenance des services et destinations	Profils des organismes receveurs
	Déposer des documents	Gestion des services et destinations  Profil de ~~stage~~destination Ajouter ou désactiver un service d’un site
	Maintenance > Configuration	~~Comprendre~~Fermeture d’un site ou d’une destination due à une situation de risque ou un danger
Configuration  (AL)	Ajouter les 8membres ~~étapes~~du aupersonnel  ~~cycle~~	Téléversement des ~~demandes~~fichiers du personnel (grande quantité)
	Créer de ~~stage~~nouveaux comptes utilisateurs : coordonnateurs receveurs, utilisateurs réguliers, agents de destination, etc.  Maintenance > personnel	Configuration de nouveaux comptes d’utilisateurs    Gérer l’accès des utilisateurs
Configuration  (AL)	Modifier le coordonnateur receveur Maintenance > Configuration > Services	Services – Modifier le nom du coordonnateur receveur affecté aux services
Traiter les demandes	Gestion des demandes : réacheminer, accepter, refuser  Raisons de refus et d’annulation	Cycle des demandes de stage	~~Webinaire CD - Formation complète~~ ~~Durée :  :2 :20 :5~~0
~~Étape 1: Configuration~~ (~~pour~~ ~~les administrateurs locaux : AL)~~	~~Maintenance des programmes, cours et sessions~~ ~~Ajouter un nouveau cours ou stage; réviser la configuration d’un cours.~~ ~~Maintenance > configuration~~	~~Cours – Ajouter un nouveau cours~~
~~Étape 1:~~ ~~Configuration~~ ~~(AL)~~	~~Ajouter les membres du personnel~~ ~~Maintenance > personnel~~	~~Téléversement des fichiers du personnel~~
~~Étape 2: Étudiants~~	~~Configuration et gestion des cohortes~~ ~~Cohortes~~	~~Gestion des cohortes: Ajouter, copier et inactiver~~
~~Étape 2: Étudiants~~	~~Téléverser des listes d’étudiants et les inscrire dans une cohorte~~ . ~~Maintenance >~~ E~~tudiants~~ . ~~Cohortes~~	~~Téléversement automatisé des étudiants~~	~~Écran de maintenance – Étudiants~~ ~~Durée 4 :38~~ ~~Gestion~~Glossaire des ~~inscriptions~~raisons ~~des~~pour ~~étudiants~~annuler, ~~Durée : 4 :18~~
~~Étape 2: Étudiants~~	~~Identifier les préalables de l’étudiant requis par l’OR~~ . ~~Maintenance > étudiant~~ . ~~Boite de sortie > Inscriptions~~accepter ou ~~Affectation~~	~~Préalables de l’étudiant~~ (ex ~~: déclaration d’antécédents judiciaires, Engagement à la confidentialité, vaccination, etc.)~~
~~Étape 3: Fiche de travail~~	~~Créer des fiches de travail~~ ~~Cohortes~~	~~Créer une fiche de groupe ou une fiche de stage individuell~~e
~~Horaire~~	~~Définir l’horaire quotidien et identifier les quarts~~ ~~Cohortes~~	~~Stages de groupe~~  ~~Stages individuels~~	~~Webinaire CD - Formation complète~~ à ~~partir de 1:22 :07~~
~~Étape 4: Créer des places~~	~~Trouver et sélectionner des milieux de stage~~ ~~Nouveaux milieux~~ ~~Copier les mêmes demandes que la cohorte précédente~~ ~~Créer les horaires~~	~~Options pour créer des places dans les fiches de travail~~	~~Webinaire CD - Formation complète~~ à ~~partir de 1:51:59~~ ~~Fonctions de la recherche~~ ~~Durée : 4 :07~~
~~Étape 4: Créer des places~~ ~~(Fonction plus avancée)~~	~~Gérer des demandes impliquant plusieurs destinations (demandes divisées)~~ ~~Division, liaison et fusion des demandes~~	~~Horaire avancé~~ ~~Division, liaison et fusion~~refuser des demandes de stage
Superviseurs	Affecter plusieurs superviseurs à un stage	~~Horaire~~Superviseurs-précepteurs ~~avancé~~multiples ~~Durée : 4 :49~~
~~Étape~~Affectation 5:de ~~Finaliser~~multiples ~~les~~superviseurs d~~emandes~~(précepteurs)
Agents de destination  (AL)	Donner accès aux agents de destination  Maintenance > personnel Présenter HSPnet aux agents de destination	~~Cycle~~Activation des ~~demandes~~AD deet ~~stage~~destinations	~~Webinaire~~Accès CDà -HSPnet ~~Formation~~(pour ~~complète~~agents de destination àDurée : ~~partir~~8 :18  ~~de 2:01:17~~
~~Étape~~Vue 6:d’ensemble  ~~Envoyer les demandes~~	Visualiser le niveau d’occupation d’un site, service ou destination Sommaire DS	~~Cycle des demandes de stage~~
~~Étape 6: Envoyer les demandes~~	~~Faire des demandes à des OR non-utilisateurs de~~ ~~HSPnet~~		~~Délivrer des demandes à des personnes non-utilisatrices~~ ~~Durée : 4 :27~~
~~Étape 7: Surveiller les réponses~~	~~Confirmer les demandes~~	~~Cycle des demandes de stage~~
~~Étape 8: Affecter~~	~~Affecter des étudiants et enseignants à des stages~~		~~Affectation des étudiants~~ ~~Durée : 4 :41~~
~~Étape 8: Affecter~~	~~Retrait d’un étudiant en stage~~	~~Gestion des étudiants~~ ~~: retrait du stage~~ ~~Annuler l’attribution d’un élève confirmé~~
~~Courriels~~	~~Courriels de rappel : Prévoir un courriel de rappel pour un stage ou autre~~	~~Courriels de rappel~~
~~Vue d’ensemble~~	~~Gérer la capacité d’accueil et l’utilisation des milieux~~  ~~Fiches de travail > Sommaire DS~~	Sommaire des demandes de stage
Recherche
~~Recherche~~	Chercher et trouver des milieux de stage, une demande, un étudiant ou ~~enseignant~~enseignant  Chercher		Fonctions de la recherche Durée : 4 :0707
~~Création~~Non-utilisateurs ~~d’accès~~HSPnet	Collaborer avec des organismes non-utilisateurs  ~~(AL)~~Raccourci	~~Créer de nouveaux comptes utilisateurs : coordonnateurs demandeurs, utilisateurs réguliers, étudiants, enseignants~~ ~~Maintenance > Personnel~~ OU ~~Cohortes~~ ~~Création d’accès pour étudiants~~ ~~Activation de l’accès étudiant (accès de base)~~	~~Configuration de nouveaux comptes d’utilisateurs~~ ~~Accès avancé (recommandé~~Raccourci pour ~~utiliser~~organismes lereceveurs  ~~téléversement de documents)~~	~~Guide~~ ~~étudiant – Téléverser~~Délivrer des ~~documents~~demandes (~~pour~~à ~~les~~des ~~étudiants~~personnes ~~avec~~non-utilisatrices  ~~accès avancé~~) ~~Gérer l’accès des utilisateurs~~	~~Accès à~~ ~~HSPnet~~ ~~pour étudiants~~ Durée : 4 :4427
Rapports	Introduction aux fonctions de rapport Rapports > Menu des rapports
~~Enseignants~~  ~~(AL)~~	~~Donner accès à~~ ~~HSPnet~~ ~~aux enseignants~~	~~Activation~~Rapports de– ~~l’accès~~Introduction  ~~enseignant~~ Durée : 6 :41
Facturation	Produire des rapports de facturation  Rapports > Menu des rapports	~~Survol~~Module ~~HSPnet~~de ~~pour~~facturation  ~~enseignants~~	~~Accès à~~ HSP~~net~~ ~~pour enseignants~~ ~~Durée : 5 :51~~
~~Facturati~~on	~~Indiquer le montant à facturer~~ ~~Configuration > Maintenance des programmes~~	~~Facturation des stages~~	Webinaire sur le module de facturation  Durée : 51 :1414
Rapports	~~Introduction aux fonctions de rapport~~ ~~Rapports > Menu des rapports~~		~~Rapports – Introduction~~ ~~Durée : 6 :~~41
~~Rapports~~	Créer, modifier, copier et sauvegarder un rapport avec les assistants HSPnet (pré-~~définis~~)définis)  Rapports > Menu des ~~rapports~~rapports	Assistant aux rapports	Rapports – Assistants  Durée : 5 :5555
Rapports (~~Fonction~~fonction plus avancée)	Soumettre des demandes de rapports personnalisés au centre d’assistance de ~~HSPnet~~,HSPnet, pour les rapports que vous ne pouvez pas créer vous-même.  Rapports > Menu des ~~rapports~~rapports	File de rapports personnalisés	Rapports – File de rapports personnalisés  Durée : 3 :3535

# Rôles et responsabilités	# Il y a deux niveaux d’utilisateurs dans HSP~~net~~:HSPnet: ~~les~~ Les utilisateurs réguliers (UR), et les administrateurs locaux (AL).
Les **utilisateurs réguliers** peuvent gérer le cycle d’un stage c’est à dire:	~~Inscrire~~Gérer les ~~étudiants~~demandes ~~d’une~~(Réacheminer, ~~cohorte~~accepter, ~~dans~~refuser, ~~HSPnet;~~ etc.); Changer ~~Créer~~la ~~des~~destination ~~demandes,~~d’un ~~les annuler, les confirmer, les modifier;~~ stage; Associer ~~Produire~~une ~~les~~préceptrice ~~horaires~~à une demande de ~~stage;~~ ~~Affecter des étudiants inscrits à des stages;~~ ~~Apporter des modifications à un~~ stage.
L'~~administrateur~~administrateur locallocal est responsable de :	La gestion de sa base de données au sein de son département; La mise à jour de la configuration des ~~cours~~services ~~(stages),~~et ~~session, cohortes;~~destinations;   La gestion les dossiers et des comptes des utilisateurs lorsqu'il est nécessaire d'ajouter, modifier et archiver leurs renseignements; Soutien aux utilisateurs de son établissement ou département, particulièrement aux nouveaux utilisateurs.
Les bonnes pratiques de gestion HSPnet:	Les administrateurs ont accès à toutes les fonctionnalités des utilisateurs réguliers. Les bonnes pratiques de gestion HSPnet veulent qu’il y ait au moins un administrateur local par site ou programme. Idéalement, chaque site aura deux administrateurs locaux afin d’assurer du soutien lors d’absences de l'un des deux. Pour connaître votre rôle, allez à Maintenance > Personnel; entrer votre nom > Rechercher; une clef bleue = administrateur local; une clef jaune = utilisateur régulier. Pour avoir le rôle d’administrateur ~~local,~~local, il faut être utilisateur et visionner le Webinaire CDCR – Formation complète (Webinaire CR (formation complète) (enregistrement)), puis contacter ~~HSPnet.~~HSPnet.
	Pour en savoir plus sur les accès et fonctions rattachées à chaque rôle, consultez Gérer l’accès des utilisateurs  Pour en savoir plus sur les différents utilisateurs HSPnet : Glossaire, rôles des utilisateurs  https://kb.hspcanada.net/pages/viewpage.action?pageId=33361304
ASSISTANCE HSPnet Quand faut-il contacter HSPnet : assistance@hspcanada.net ?	Pour faire créer un compte administrateur local; Pour faire ajouter un nouveau programme (OD) ou un nouveau site (OR); Pour faire ajouter certaines fonctionnalités; Pour faire des changements en grand nombre; Besoin de soutien technique sur une fonctionnalité de HSPnet.
**COORDINATION PROVINCIALE ~~HSPnet~~-HSPnet-Québec **	Vous souhaitez vous impliquer dans la communauté HSPnet soit en: Offrant des capsules de formation; Chapeautant un comité d’utilisateurs dans votre région; Collaborant à un de nos comités; Vous aimeriez partager des pistes d’amélioration ? Vous avez des questions sur la facturation ? Vous voudriez que HSPnet soit présent lors d’un événement ou d’une réunion ? Questions ou commentaires sur la formation ? Sur ce document ? Contactez hspnetqc.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca

Fonctions principales des Organismes Demandeurs

Trois façons de trouver un document dans la Base de connaissances connaissances :

(1) en ordre alphabétique dans la colonne gauche de votre écran;

(2) avec l’outil de recherche dans le milieu de la page;

(3) dans la section vous concernant

Trois façons de trouver un document dans la Base de connaissances connaissances :