Glossaire des raisons pour annuler, accepter ou refuser des demandes de stage

Glossaire (GLRY)

À compter du 1er octobre 2021, les raisons d'annulation et de refus des demandes de stage seront modifiés. Seuls les nouveaux choix de raisons seront offerts à partir de cette date. Tous les rapports d'annulation ou de refus à partir du 1er octobre 2021 contiendront les nouvelles raisons. Les rapports générés jusqu'au 30 septembre 2021 contiendront les anciennes raisons.

? Pourquoi avons-nous modifié la description des raisons?
Un groupe de travail, composé de membres de l'Alliance nationale de HSPnet, a examiné et révisé en profondeur la liste des raisons parmi lesquelles les utilisateurs de HSPnet doivent choisir lorsqu'ils refusent ou annulent une demande de stage. Un des facteurs considéré était le fait qu'un certain nombre des raisons actuelles pour l'annulation/ou le refus d'une demande de stage étaient considérées comme ambiguës et pouvaient avoir des définitions qui se chevauchaient, ou n'étaient pas aussi claires et concises qu'elles pourraient l'être. Cette liste révisée de raisons et ces définitions qui l'accompagnent ont été mises à l'essai dans sept (7) provinces en mai et juin 2021. Les commentaires des groupes de discussion dans ces provinces ont été examinés et des modifications finales ont été apportées. Vous trouverez ci-dessous, un document final qui a été fourni à l'équipe de HSPnet pour sa mise en oeuvre dans notre système.

? Pourquoi avons-nous modifié la description des raisons?

Un groupe de travail, composé de membres de l'Alliance nationale de HSPnet, a examiné et révisé en profondeur la liste des raisons parmi lesquelles les utilisateurs de HSPnet doivent choisir lorsqu'ils refusent ou annulent une demande de stage. Un des facteurs considéré était le fait qu'un certain nombre des raisons actuelles pour l'annulation/ou le refus d'une demande de stage étaient considérées comme ambiguës et pouvaient avoir des définitions qui se chevauchaient, ou n'étaient pas aussi claires et concises qu'elles pourraient l'être. Cette liste révisée de raisons et ces définitions qui l'accompagnent ont été mises à l'essai dans sept (7) provinces en mai et juin 2021. Les commentaires des groupes de discussion dans ces provinces ont été examinés et des modifications finales ont été apportées. Vous trouverez ci-dessous, un document final qui a été fourni à l'équipe de HSPnet pour sa mise en oeuvre dans notre système.

? Comment ces changements m'affectent-ils?
Le choix des raisons présentement dans le système pour accepter, annuler et refuser les stages sera utilisé jusqu'à la fin de la journée du 30 septembre 2021. Tous les rapports d'annulation ou de refus d'ici là utiliseront les raisons actuelles. À partir du 1er octobre, la nouvelle liste de choix inclura les nouvelles raisons des demandes annulées ou refusées. Tous les rapports à partir de cette date auront les nouvelles raisons. Les rapports générés antérieurement auront les anciennes raisons jusqu'au 30 septembre. Lorsque vous sélectionnerez le choix des nouvelles raisons dans le menu déroulant, la définition des raisons apparaîtra lorsque vous positionnerez votre curseur sur la nouvelle raison, comme indiqué sur la capture d'écran ci-dessous.

? Comment ces changements m'affectent-ils?

Le choix des raisons présentement dans le système pour accepter, annuler et refuser les stages sera utilisé jusqu'à la fin de la journée du 30 septembre 2021. Tous les rapports d'annulation ou de refus d'ici là utiliseront les raisons actuelles. À partir du 1er octobre, la nouvelle liste de choix inclura les nouvelles raisons des demandes annulées ou refusées. Tous les rapports à partir de cette date auront les nouvelles raisons. Les rapports générés antérieurement auront les anciennes raisons jusqu'au 30 septembre. Lorsque vous sélectionnerez le choix des nouvelles raisons dans le menu déroulant, la définition des raisons apparaîtra lorsque vous positionnerez votre curseur sur la nouvelle raison, comme indiqué sur la capture d'écran ci-dessous.

? Où puis-je voir le lien entre les anciennes et les nouvelles raisons ?
Le diagramme ci-dessous vous indique la relation entre les anciennes et les nouvelles raisons. Nous avons également créé une infographie sur le cheminement des demandes de placement pour les diverses raisons afin de vous aider à faire votre choix. Cliquez sur l'un des liens ci-dessous pour accéder à cette section.

Raisons pour “Accepter par l'organisme” (ou par la destination)

Raisons pour accepter une demande	Définition ou utilisation typique
Organisme non-utilisateur de HSPnet	Un organisme demandeur qui répond au nom d'un organisme receveur qui n'utilise pas HSPnet.
Accord par courriel	Un coordonnateur demandeur accepte une demande au nom de l'organisme receveur, ou un coordonnateur receveur accepte au nom d'une destination, en se basant sur le contenu d'un courriel.
Arrangement continu (historique)	Un coordonnateur demandeur ou un coordonnateur receveur accepte au nom d'une destination sur la base d'un arrangement continu (historique), par ex: un accord permanent pour accepter XX étudiants à chaque année.
Négociation prédéterminée avec le représentant du site	Un coordonnateur demandeur accepte au nom d'un organisme receveur sur la base d'une négociation avec un représentant du site (généralement l'agent de destination ou le superviseur/précepteur).
Accord téléphonique	Un coordonnateur demandeur accepte au nom de l'organisme receveur, ou le coordonnateur receveur accepte au nom d'une destination, sur la base d'une discussion téléphonique ou d'un message vocal.
Accord de réunion	Un coordonnateur demandeur accepte au nom de l'organisme receveur, ou un coordonnateur receveur accepte au nom d'une destination, sur la base d'une discussion lors d'une réunion, par ex: un comité régional.
Saisie de données historiques	Un coordonnateur demandeur ou un coordonnateur receveur entre des données historiques concernant des stages qui ont été négociés en dehors de HSPnet.
L'Agent de destination a conseillé l'enseignant de l'OD	Un coordonnateur demandeur accepte au nom de l'organisme receveur sur la base d'une négociation directe entre l'agent de destination et un enseignant, par ex. lorsqu'une nouvelle opportunité de rotation est ajoutée à une demande de stage principale.
Accord direct avec l'étudiant ou le précepteur	Un coordonnateur demandeur accepte au nom de l'organisme receveur, ou le coordonnateur receveur accepte au nom de la destination, sur la base d'une négociation directe entre un étudiant et un précepteur, par ex: quand les étudiants trouvent leurs propres stages.
Autre (voir les notes)	Aucune des réponses ci-dessus ne s'applique, voir les notes pour une explication.

Raisons pour ''Annuler une demande''

NOTE - une demande de stage ne peut être annulée que si son statut est Acceptée ou Confirmée; les demandes de stage qui ne sont pas encore acceptées (ex: si le statut est Envoyé ou en Attente) et les demandes refusées, ne peuvent pas être annulées.

Les nouvelles raisons pour ''annuler une demande'' seront disponibles après le 1er octobre 2021.

Raisons pour annuler une demande	Définition ou utilisation typique
CAPACITÉ / PLANIFICATION
Fermeture de lits, de l’unité ou du programme	Le stage ne peut plus être accepté en raison de la fermeture des lits, de l'unité ou du programme (par ex: pour l'entretien ou la gestion de la capacité en lits).
Modification de la capacité d'accueil	Le stage qui a été accepté ou confirmé ne peut pas être considéré car il entre en conflit avec d'autres demandes confirmées au cours de la même période de stage et la destination a atteint le nombre maximum d'apprenants pouvant être reçus.
Aucun enseignant disponible (organisme demandeur)	Le stage qui a été accepté ou confirmé est annulé car l'enseignant qui était précédemment affecté n'est plus disponible.
Aucun superviseur/précepteur disponible (organismes receveurs)	Le stage qui a été accepté ou confirmé est annulé car le précepteur qui était précédemment affecté au stage n'est plus disponible et personne d'autre n'est en mesure de superviser l'étudiant..
Situation de risque/événement sur site	Le stage qui a été accepté ou confirmé est annulé en raison d'un évènement indésirable inattendu/non planifié au sein de l'OD ou l'OR; tel qu'une épidémie, catastrophe sur le site (par ex: une incendie ou une inondation) des rénovations ou une défaillance de l'équipement.
PERTINENCE DE LA DEMANDE
Ne répond pas aux conditions de l’OR	L’OD n’est pas en mesure d'utiliser la demande de stage car elle ne peut pas remplir la condition d'acceptation stipulée par l'OR (par ex: habilitation de sécurité, exigence du sexe et d'autres exigences).
Ne répond plus aux objectifs de cours ou d'apprentissage pour l'OD	Le service a changé et, par conséquent, le stage ne peut plus répondre aux objectifs de cours ou d'apprentissage requis.
Étudiant manquant des préalables	L'étudiant n'avait pas complété les préalables requis ou les données sur le profil de l'étudiant n'étaient pas disponibles avant la date de début du stage.
N'EST PLUS REQUIS PAR L'OD
Annulé par l'étudiant	L'étudiant n'a pas accepté l'affectation du stage; refusé par l'étudiant.
Un autre stage a été trouvé	L’OD a trouvé un autre stage.
Pas de réponse de l'OR avant la date de début du stage	Aucune réponse n'a été donnée par le CR ou l'Agent de destination (AD) avant la date de début du stage.
Attrition des étudiants	Le stage n'est plus nécessaire pour ce cours en raison du nombre réduit d'étudiants.
Offre non utilisée d’un « appel d’offres »	Après avoir affecté tous les étudiants aux offres acceptées, cette offre n'a pas été requise ou utilisée.
AUTRES RAISONS
Erreur de l’utilisateur	La demande de stage a été créée ou modifiée par erreur et n'est pas nécessaire; ou le stage a été accepté et confirmé, mais il n'y avait pas de capacité suffisante.
Cas exceptionnels (à utiliser UNIQUEMENT si aucune autre raison ne s'applique)	Aucune des réponses ci-dessus ne s'applique, voir les Notes pour une explication.

Ci-dessous, vous trouverez la modélisation des anciennes raisons aux nouvelles raisons pour ''annuler un stage''. Les anciennes raisons seront utilisées jusqu'au 30 septembre 2021.

Anciennes raisons jusqu'au 30 septembre 2021	Nouvelle catégorie	Nouvelles raisons après le 1er octobre 2021
Trop d'étudiants venant de cet OD	Capacité / Planification	Modification de la capacité d'accueil
Le nombre total d'apprenants trop élevé (OD et interne)	Capacité / Planification	Modification de la capacité d'accueil
Les exigences du stage entrent en conflit avec un autre OD	Capacité / Planification	Modification de la capacité d'accueil
Chevauchement d'horaires ou conflit	Capacité / Planification	Modification de la capacité d'accueil
Fermeture de lits, de l'unité ou du programme	Capacité / Planification	Fermeture de lits, de l'unité ou du programme
Situation de risque/évènement sur site	Capacité / Planification	Situation de risque/événement sur site
Aucun enseignant disponible (organisme demandeur)	Capacité / Planification	Aucun enseignant disponible (organisme demandeur)
Aucun superviseur / précepteur disponible (organisme receveur)	Capacité / Planification	Aucun superviseur / précepteur disponible (organisme receveur)
Le superviseur affecté n'est plus disponible	Capacité / Planification	Le superviseur affecté n'est plus disponible
La demande attribuée à un autre étudiant	N'est plus requis par l'OD	Un autre stage a été trouvé
Impossible de répondre aux conditions de l'OR	Pertinence de la demande	Ne répond pas aux conditions de l’OR
N'est pas approprié pour le cours / l'étudiant	Pertinence de la demande	Ne répond plus aux objectifs de cours ou d'apprentissage pour l'OD
Étudiant manquant des préalables	Pertinence de la demande	Étudiant manquant des préalables
Attrition des étudiants	N'est plus requis par l'OD	Attrition des étudiants
Un autre stage a été trouvé	N'est plus requis par l'OD	Un autre stage a été trouvé
Pas de réponse de l'OR	N'est plus requis par l'OD	Pas de réponse de l'OR avant la date de début du stage
Offre non utilisée d’un « appel d’offres »	N'est plus requis par l'OD	Offre non utilisée d’un « appel d’offres »
N'est plus requis par l'OD - autre raison (voir notes)		Aucune
Demande acceptée par une autre destination		Aucune
N'est plus requis par l'OD - Autre raison (voir notes)		Aucune
Erreur de l'utilisateur	Autres raisons	Erreur de l’utilisateur
Autre/raison spécifique (à n'utiliser QUE si aucune autre raison ne s'applique)	Autres raisons	Cas exceptionnels (à utiliser UNIQUEMENT si aucune autre raison ne s'applique)
Aucune	N'est plus requis par l'OD	Annulé par l'étudiant

Raisons pour “Refuser par l'organisme” (ou par la destination)

Les nouvelles raisons pour ''refuser par l'organisme'' (ou par la destination) seront disponibles après le 1er octobre 2021.

Raisons pour refuser	Définition ou utilisation typique
CAPACITÉ / PLANIFICATION
Fermeture de lits, d'unité ou de la destination pendant la période du stage	La demande de stage est refusée en raison de la fermeture de lits, d'unité ou de la destination.
Aucun personnel expérimenté/formé pour le rôle de précepteur/superviseur: aucun personnel formé	Aucun superviseur n'est disponible pour le stage (ne s'applique pas aux groupes dirigés par un enseignant).
Aucun personnel expérimenté/formé pour le rôle de précepteur/superviseur: En raison des congés du personnel	Aucun superviseur n'est disponible pour le stage (ne s'applique pas aux groupes dirigés par un enseignant).
Aucun personnel expérimenté/formé pour le rôle de précepteur/superviseur: Il y a des poste(s) vacant(s) au sein de l'unité/du programme	Aucun superviseur n'est disponible pour le stage (ne s'applique pas aux groupes dirigés par un enseignant).
Aucun personnel expérimenté/formé pour le rôle de précepteur/superviseur: Autres priorités assignées au personnel (par ex. pour la formation)	Aucun superviseur n'est disponible pour le stage (ne s'applique pas aux groupes dirigés par un enseignant).
Le nombre de demandes dépasse l'espace, l'équipement ou la technologie disponibles	La demande de stage est refusée en raison des limitations d'espace, d'équipements ou de technologie.
Le nombre de demandes ou le nombre de rotations de quarts dépasse le nombre de personnel disponible	La demande de stage ou le nombre de rotations de quarts est refusée en raison de pénurie de personnel.
Situation de risque/événement sur site: Pandémie (par ex: la COVID-19)	La demande de stage est refusée en raison de circonstances temporaires et des imprévus dans le milieu.
Situation de risque/événement sur site: Catastrophes sur le site (par ex: un incendie ou une inondation)	La demande de stage est refusée en raison de circonstances temporaires et des imprévus dans le milieu.
Situation de risque/événement sur site: Rénovations	La demande de stage est refusée en raison de circonstances temporaires et des imprévus dans le milieu.
Situation de risque/événement sur site: Pannes d'équipement	La demande de stage est refusée en raison de circonstances temporaires et des imprévus dans le milieu.
PERTINENCE DE LA DEMANDE
Le(s) service(s) de santé a changé	La destination ne peut pas répondre à ce type de demande en raison d'un changement temporaire ou continu des services de santé fournis et/ou du manque de personnel qualifié.
Erreur dans la demande de stage	Certains détails de la demande sont incomplets ou incorrects ; veuillez corriger et soumettre à nouveau.
La demande de stage ne convient pas au milieu demandé	Le milieu ne peut pas accueillir l'étudiant(s) car l'année du programme de l'étudiant(s) est inappropriée et/ou les objectifs du cours ne peuvent pas être atteints.
L'étudiant ne convient pas au milieu demandé	Le milieu ne peut pas accueillir cet étudiant car il ne répond pas à certaines exigences concernant les préalables, dans le résumé, durant l'entrevue ou toutes autres données.
AUTRES RAISONS
Cas exceptionnels (à utiliser UNIQUEMENT si aucune autre raison ne s'applique)	Aucune des réponses ci-dessus ne s'applique, voir les Notes pour une explication.
Absence d'un contrat d'association	L'OR n'a pas d'entente avec l'institution d'enseignement ou le programme.
Aucune réponse du milieu (Coordonnateur Receveur)	Refusé car aucune réponse a été fournie par le CR ou l'Agent de destination.
Aucune réponse d'un non utilisateur provenant de l'Organisme Receveur (pour les CD)	Refusé au nom d'un Organisme Receveur qui est un non utilisateur (pour les CD).

Ci-dessous, vous trouverez la modélisation des anciennes raisons aux nouvelles raisons pour ''refuser par l'organisme'' (ou par la destination). Les anciennes raisons seront utilisées jusqu'au 30 septembre 2021.

Anciennes raisons jusqu'au 30 septembre 2021	Nouvelle catégorie	Nouvelles raisons après le 1er octobre 2021
Nombre d'étudiants trop élevé dans l'unité/le programme	Capacité / Planification	Le nombre de demandes dépasse l'espace, l'équipement ou la technologie disponibles.
Charge de travail élevée dans l'unité	Capacité / Planification	Le nombre de demandes ou le nombre de rotations de quarts dépasse le nombre de personnel disponible.
Conflits avec d'autres demandes	Capacité / Planification	Le nombre de demandes ou le nombre de rotations de quarts dépasse le nombre de personnel disponible.
Trop d'heures/quarts de travail demandés	Capacité / Planification	Le nombre de demandes ou le nombre de rotations de quarts dépasse le nombre de personnel disponible.
La destination est fermée durant la période de stage	Capacité / Planification	Fermeture de lits, d'unité ou de la destination pendant la période du stage.
Situation de risque/évènement sur site	Capacité / Planification	Situation de risque/événement sur site: Pandémie (par ex: la COVID-19).
		Situation de risque/événement sur site: Catastrophes sur le site (par ex: un incendie ou une inondation).
		Situation de risque/événement sur site: Rénovations.
		Situation de risque/événement sur site: Pannes d'équipement.
La demande de stage ne convient pas au milieu demandé	Pertinence de la demande	La demande de stage ne convient pas au milieu demandé.
L'étudiant ne convient pas au milieu demandé	Pertinence de la demande	L'étudiant ne convient pas au milieu demandé.
Le(s) service(s) de santé a changé (voir les commentaires)	Pertinence de la demande	Le(s) service(s) de santé a changé.
Groupe principal refusé		Aucune
Aucune		Aucune réponse d'un non utilisateur provenant de l'Organisme Receveur (pour les CD)
Aucune réponse de la part de la destination (pour utilisateurs CR)	Autres raisons	Aucune réponse du milieu (Coordonnateur Receveur)
Pas de raisons données	Autres raisons	Cas exceptionnels (explication requise)
Autre milieu identifié par l'OR (nouvelle demande créée)		Aucune
Absence d'un contrat d'association	Autres raisons	Aucun accord d'affiliation en place
Autre raison spécifique (à n'utiliser QUE si aucune autre raison ne s'applique)	Autres raisons	Cas exceptionnels (à utiliser UNIQUEMENT si aucune autre raison ne s'applique)
Aucune	Pertinence de la demande	Erreur dans la demande de stage

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