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Rôles et responsabilités de l'administrateur local

Guide concernant les organismes demandeurs et receveurs (GCOD) (GCOR)

Il y a trois niveaux d'utilisateurs dans HSPnet: leceux dossieravec un Dossier du personnel, les comptesComptes utilisateurs et les administrateursAdministrateurs locauxlocaux.

 

Le personnel avec un Dossier du personnel n'a pas accès à HSPnet. Il est simplement dans la base de données HSPnet.

 

LesLe personnel avec un utilisateursCompte réguliersutilisateur régulier  peuventpeut gérer le cycle d'un stage c'est-à-dire:
Coordonnateurs demandeurs Coordonnateurs receveurs
  • Inscrire les étudiants d’une cohorte dans HSPnet;
  • Gérer les demandes (Réacheminer, accepter, refuser, etc.);
  • Créer des demandes, les annuler, les confirmer, les modifier;
  • Changer la destination d’un stage;
  • Produire les horaires de stage;
  • Associer une préceptrice à une demande de stage.
  • Affecter des étudiants inscrits à des stages;
  
  • Apporter des modifications à un stage.
  
L'Le personne avec un compte d'administrateurAdministrateur local est responsable de :

Coordonnateurs demandeurs

Coordonnateurs receveurs

  • La mise à jour de la configuration des cours (stages), session, cohortes;  

  • La mise à jour de la configuration des services et destinations;  

  • La gestion de sa base de données au sein de son département;

  • La gestion des dossiers et des comptes des utilisateurs lorsqu'il est nécessaire d'ajouter, modifier et archiver leurs renseignements;

  • Accompagner l’utilisateur régulier qui souhaite devenir administrateur local : l’informer de la procédure, lui partager le lien de la vidéo à regarder, écrire à HSPnet lorsque l’employé a visionné la vidéo pour demander la promotion de son compte à celui d’administrateur local;

  • Soutenir les utilisateurs de son établissement ou département, particulièrement aux nouveaux utilisateurs. (Ex : première connexion, mots de passe)
Les administrateurs locaux ont accès à toutes les fonctionnalités des utilisateurs réguliers.

Les bonnes pratiques de gestion HSPnet veulent qu’il y ait au moins un administrateur local par site ou programme. Idéalement, chaque site aura deux administrateurs locaux afin d’assurer du soutien lors d’absences de l'un des deux.

 

Pour connaître votre rôle,

  • Allez à Maintenance > Personnel; entrer votre nom > Rechercher; une clef bleue = administrateur local; une clef jaune = utilisateur régulier.

Pour avoir le rôle d’administrateur local,
Voir la feuille de route ci-bas pour tous les détails.

Pour en savoir plus sur les accès et fonctions rattachées à chaque rôle, consultez Gérer l’accès des utilisateurs 

 

Pour en savoir plus sur les différents utilisateurs HSPnet : Glossaire, rôles des utilisateurs 

Comment obtenir le rôle d'administrateur local HSPnet

Étapes et références

à la Base de connaissances

Quoi

Qui

Quand 

  

Actions

1.  Si l’employé n’a pas de compte HSPnet => Commencer par créer un compte utilisateur pour l'employé.

 

Configuration de nouveaux comptes d'utilisateur 

 

ou StaffUsers - User Account Receiving Agency new user set up and editing

(en anglais mais plus détaillé)

Deux étapes:

  • Création d'un compte utilisateur

  • Activation du compte utilisateur

Administrateur local du département

(si aucun administrateur local, contactez l’assistance HSPnet)

Lorsque l'employé doit gérer les stages

Courriel automatique envoyé à l'employé avec nom d'utilisateur et mot de passe provisoire, instructions pour faciliter la première connexion et orientation  en ligne à compléter.

2. Employé doit compléter une orientation en ligne:

 

Première connexion pour nouveaux utilisateurs 

 

Vie privée et sécurité 

Visionner l'orientation en ligne;

Accepter les responsabilités d'utilisateur en ce qui concerne la sécurité des renseignements personnels

Employé

À la réception du courriel de HSPnet

Le compte sera créé automatiquement au niveau régulier.
 3. Si l'employé a un compte utilisateur => Visionner la Formation de base en ligne

 

Webinaire pour coordonnateur receveur (formation complète)

 

Webinaire pour coordonnateur demandeur (formation complète)

Webinaire CD ou CR dans la Base de connaissances

Employé

L'administrateur local ou l'équipe HSPnet fournira le lien au webinaire et demandera à l'employé de contacter HSPnet lorsque le visionnement sera complété

L'administrateur local ou l'employé doit contacter HSPnet.

 4. Contacter l'équipe d'assistance HSPnet

assistance@hspcanada.net

Promotion du compte utilisateur au rôle d'administrateur local

L'équipe HSPnet

Lorsque le visionnement du webinaire a été complété et que HSPnet en a été informé

Envoyer courriel à l'équipe HSPnet.  Le compte utilisateur sera promu rapidement et les fonctions d'édition seront accessibles.

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