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Communiquer en temps de crise

Guide concernant les organismes demandeurs et receveurs (GCOD GCOR)

Exemples de risques ou dangers: catastrophes, évacuations, épidémies, etc.

Sommaire:
Que veut-on dire par des «risques ou des dangers sur le site»?  Par exemple : 

  • Catastrophes, incendies, déversements de produits chimiques, tremblements de terre, fuites de gaz, etc.
  • Épidémies, code vert : évacuation
  • Éclosions.

Généralités
Lors d’un évènement indésirable, l’organisme de santé (coordonnateur receveur, agent de destination et autres) :

  1. Communique avec l’école (coordonnateur demandeur, enseignant, ou autre), et
  2. L’école communique avec les étudiants sont affectés par les évènements puis modifie les demandes de stages qui sont en cause.

Ce guide vous donne des informations étape-par-étape sur les sujets ci-dessous :

  • Comment accéder aux données des étudiants afin de communiquer d’urgence, en utilisant le wizard du rapport : Liste d’accès/sécurité – étudiants/enseignants.
    • Ce rapport produit une liste des étudiants et des enseignants par site et destination.
  • Le processus de suivi des étudiants qui n’ont complétés leur stage que Partiellement.
  • L'envoi d'un courriel de masse à partir de votre menu : Maintenance – Personnel ou de votre Boîte de sortie ou d’Entrée.

Générer le rapport: Liste d’accès/sécurité – étudiants/enseignants

  • Pour : Coordonnateurs receveurs dans toutes les provinces et les Coordonnateurs demandeurs en Alberta.

Le rapport : Liste d’accès/sécurité – étudiants/enseignants est le seul rapport qui comprenne des données des étudiants affectées au site de l’organisme receveur. Les coordonnateurs receveurs à travers le Canada peuvent produire ce rapport et en Alberta, les coordonnateurs demandeurs peuvent aussi produire ce rapport.

Puisque ce rapport est en cours d’audit, la raison qui est sélectionnée est celle de : Rapport de risque/évènement sur site. Ce rapport est produit en utilisant les Assistants de rapports sur l’écran du Menu des rapports.

Dans la Base de connaissances, vous avez accès aux outils suivants :

  • Guide de consultation rapide : Assistants aux rapports
  • Vidéo : Rapports – Assistants vidéo.

Les données de sortie peuvent être produites en plusieurs formats, notamment :

  • Voir à l’écran (HTML)
  • Imprimer envoyer par courriel (PDF)
  • Extraction de données (Excel)
  • Extraction de données (CSV).

Rappelez-vous que les politiques et procédures sur la vie privée et la sécurité stipulent que les données et les renseignements personnels des étudiants (incluant l’adresse courriel) :

  • Ne peuvent pas être utilisés ou divulgués sans le consentement des étudiants;
  • Sont divulgués sur la base du principe d’accès sélectif;
  • Sont accessibles uniquement aux personnes responsables de la gestion des stages dans le programme d’études ou dans un site de l’organisme receveur.

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Stage partiellement complété - CDs et CRs utilisant Raccourci et l'Accès d'invité - Demande individuelle

 

Lorsqu'un étudiant n'a complété le stage que partiellement. leur nom ne devrait pas être supprimé de la demande de stage car l'étudiant était sur le site pour une période de temps. Cette information doit être affichée dans leur historique des stages. Le nombre d'heures complétées doit être modifié dans l'écran Détails de la demande de stage, dans l'onglet Renseignements sur le stage pour les demandes individuelles. 

 

Une note peut être ajoutée dans le profil de l'étudiant et un deuxième placement créé, mais l'étudiant devrait toujours demeurer affecté au placement d'origine (partiellement complété). Voir le guide de consultation rapide: Un stage partiellement complété

Demandes annulées - CDs et CRs utilisant Raccourci et l'Accès d'invité

 

Durant un évènement de risque sur le site, les demandes de stage pour les étudiants qui n’ont pas commencé leurs stages doivent être annulés.  Si nécessaire dans le futur, la demande peut être réactivée ou remplacée.

  • Sélectionner la demande de stage dans votre boîte de sortie ou d’entrée
  • Dans le menu déroulant de l’Action, sélectionner : Annuler et la raison : Situation de risque/évènement sur site.
  • Cliquer Soumettre.

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Courriel de masse aux enseignants ou aux agents de destination de votre organisme : CD et CR

 

Simplifier vos besoins de communication en utilisant des messages génériques qui peuvent être envoyés individuellement ou cliquez sur le lien suivant afin de savoir comment envoyer des messages en masse.

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Coordonnateurs demandeurs: il vous est possible d’envoyer des courriels à partir de votre File d’impression en choisissant l’Action : Envoyer les rapports par courriel au destinataire par défaut. 

 

Par contre, toutes les demandes qui ont été sélectionnées doivent avoir un destinataire par défaut.  Si une de vos demandes n’a pas de destinataire déjà désigné, un écran d’avertissement vous précisera que le message ne peut être envoyé.  Cependant, le système ne vous dira pas quelle demande n’a pas de destinataire désigné.

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