Communiquer en temps de crise dû à une situation de risque ou un danger

LeGénérer le rapport: Liste d’accès/sécurité – étudiants/enseignants

• Pour : Coordonnateurs receveurs dans toutes les provinces et les CoordonnateurCoordonnateurs demandeurs en Alberta.

Le rapport : Liste d’accès/sécurité – étudiants/enseignants est le seul rapport qui comprenne des données des étudiants affectées au site de l’organisme receveur. Les coordonnateurs receveurs à travers le Canada peuvent produire ce rapport et en Alberta, les coordonnateurs demandeurs peuvent aussi produire ce rapport.

Puisque ce rapport est en cours d’audit, la raison qui est sélectionnée est celle de : Rapport de risque/évènement sur site. Ce rapport est produit en utilisant les Assistants de rapports sur l’écran du Menu des rapports.

Dans la Base de connaissances, vous avez accès aux outils suivants :

• Guide de consultation rapide : Assistants aux rapports
• Vidéo : Rapports – Assistants vidéo.

Les données de sortie peuvent être produites dansen plusieurs formats, notamment:notamment :

• Voir à l’écran (HTML)
• Imprimer envoyer par courriel (PDF)
• Extraction de données (Excel)
• Extraction de données (CSV).

LeRappelez-vous guide surque les politiques et procédures sur la vie privée et la sécurité nous décritstipulent que l’utilisationles données et divulgation deles renseignements personnels des données des étudiants (incluant l’adresse courriel) :

• Ne peuvent pas être utilisés ou divulgués sans le consentement des étudiants;
• Les données sontSont divulgués sur la base du principe d’accès sélectif;
• Les données sontSont accessibles uniquement aux personnes impliquéesresponsables dansde la gestion des stages dans le programme d’études ou dans un site de l’organisme receveur.

Stage partiellement complété - CDs et CRs utilisant Raccourci et l'Accès d'invité - Demande individuelle

Lorsqu'un étudiant n'a complété le stage que partiellement. leur nom ne devrait pas être supprimersupprimé de la demande de stage car l'étudiant était sur le site pour une période de tempstemps. et cetteCette information doit être affichée surdans leur historique des stages. Le nombre d'heures complétées doit être modifié dans l'écran Détails de la demande de stage, dans l'onglet Renseignements sur le stage pour les demandes individuelles. 

Une note peut être ajoutée surdans le profil de l'étudiant et un deuxième placement créé, mais l'étudiant devrait toujours demeurer affecté au placement d'origine (partiellement complété).

Voir

Lele guide de consultation rapide: Un stage partiellement complété

Demandes annulées - CDs et CRs utilisant Raccourci et l'Accès d'invité

Durant un évènement de risque sur le site, les demandes de stage pour les étudiants qui n’ont pas commencéscommencé leurs stages doivent être annulés.  Si nécessaire dans le futur, la demande peut être réactivée ou remplacée.

• Sélectionner la demande de stage dans votre boîte de sortie ou d’entrée
• Dans le menu déroulant de l’Action, sélectionner : Annuler et la raison : Situation de risque/évènement sur site.
• Cliquer Soumettre.

Courriel de masse aux enseignants ou aux agents de destination dansde votre organisme : CD et CR

Simplifier vos besoins de communication en utilisant des messages génériques qui peuvent être envoyés individuellement ou cliquez sur le lien suivant afin de savoir comment envoyer des messages en masse.

Coordonnateurs demandeurs: il vous est possible d’envoyer des courriels à partir de votre File d’impression en choisissant l’Action : Envoyer les rapports par courriel au destinataire par défaut. 

Par contre, toutes les demandes qui ont été sélectionnées doivent avoir un destinataire par défaut qui a déjà été désigné.défaut.  Si une de vos demandes n’a pas thede destinataire déjà désigné, un écran d’avertissement va vous communiquerprécisera que cele message ne peut être envoyé.  LeCependant, le système ne vous dira pas qu’ellequelle demande n’a pas de destinataire désigné.