Cycle des demandes de stage pour OD

Étape 1 : Réviser la configuration du cours

Dans l'écran Cohortes, révisez la configuration du cours afin de vous assurer que les renseignements sont exacts :

• Horaire : dates de début et de fin de stage, jours de la semaine, heures
• Responsable(s) de cours
• Commentaire par défaut (présent pour toutes les demandes de stage)

Si des étudiants sont inscrits, il y a deux options pour les placer sur une fiche de travail : 

Option #1 – Copier les étudiants sur une fiche de travail et les affecter plus tard

• Permet de créer des demandes avant que les préférences ou affectations ne soient connues;
• Permet d'utiliser l'action « Copier les demandes précédentes » pour réutiliser rapidement les milieux demandés lors d'une session précédente;
• Les étudiants seront affectés plus tard et peuvent être réaffectés si nécessaire.
  
  

Option #2 – Copier les préférences sur la fiche de stage individuel et les affecter maintenant – les étudiants sont affectés automatiquement à leur milieu préféré, mais peuvent être réaffectés si nécessaire :

• L'action « Copier les demandes précédentes » ne peut être utilisée car les demandes sont basées sur les préférences des étudiants;
• Les étudiants sont affectés automatiquement, mais peuvent être réaffectés si des changements sont nécessaires.

Dans la fiche d'inscription, cochez la case d'un ou plusieurs étudiants, choisissez unes des options du menu déroulant « Action » et effectuez la copie en cliquant .

Option #1 – utilisez :

• « Copier à la fiche de groupe » pour les groupes (avec enseignant);
• « Copier à la fiche de stage individuel » quand les étudiants seront affectés plus tard (aussi utilisé pour les stages de type « appel d'offre »);
  
  

Option #2 - Utilisez « Copier les préférences à une fiche de stage individuel et affecter » quand les étudiants doivent être automatiquement affectés sur la base de leurs préférences.

Quand l'écran est actualisé :

• La colonne Action de chaque étudiant affiche « Indiv » s'il a été copié à la fiche de stage individuel et « Grp » s'il a été copié à la fiche de groupe;
• Un ou plusieurs boutons d'accès apparaitront dans la barre de filtres de vue actuelle:

• • • pour accéder à la fiche de groupe
    • pour accéder à la fiche de stage individuel
    • pour accéder à la boîte de sortie si une ou plusieurs demandes ont été créées (automatiquement lorsque l'option #2 est choisie)
    • ou  pour accéder à la fiche d'affectation de la fiche utilisée.

• L'écran « Cohortes » affichera aussi ces boutons d'accès, ce qui offre un résumé visuel de la progression de chaque étape.

Si vous choisissez l'option #1, passez à l'étape 4.

Si vous choisissez l'option #2, vos demandes ont déjà été créées et attribuées aux étudiants sur la base de leurs préférences, et sont prêtes à être envoyées depuis la boîte de sortie (passez directement à l'étape 5).

Étape 4 : Planifier et créer des places dans la fiche de travail 

Dans la fiche de travail, vous pouvez :

• • • Copier des demandes d'une fiche de travail dans un autre cours (la fiche « source ») à la fiche vide actuelle (la fiche « cible »); ou
    • Créer des places à partir de zéro selon différentes méthodes.

Dans les deux cas, vous devriez créer assez de places pour vos inscriptions actuelles ou prévues, et un décompte est visible en bas de chaque fiche de travail pour suivre votre progrès :

Copier les places d'une fiche de travail précédente

1. Quand une fiche de travail est créée vous avez deux choix pour copier les places d'une autre fiche, soit du même cours, ou d'un cours différent utilisant le même type de fiche :

• • •  

      

      copie toutes les demandes quel que soit leur statut (refusée, annulée, etc.);
    •  

      

      copie seulement les demandes acceptées de l'autre cours.

2. Lorsque vous copiez, vous avez aussi des options quant aux commentaires et horaires à utiliser:

• • • Cohorte actuelle utilise les commentaires par défaut et l'horaire (par ex. journées LMM) tels qu'entrés dans l'écran Cohortes de la cohorte / cours / session cible;

• • • Fiche de travail source copie les commentaires par défaut et horaire de chaque demande copiée depuis la fiche source sans tenir compte de ceux entrés dans l'écran Cohortes de la fiche cible.

Créer de nouvelles demandes à partir de zéro

1. Dans la fiche de groupe ou de stage individuel, deux icônes sont disponibles pour créer de nouvelles demandes :

• • ajouter une nouvelle place en sélectionnant le milieu (l'organisme, site, service, et destination) et les informations sur la taille du groupe (pour un stage de groupe) et l'horaire (ci celui-ci est différent de l'horaire par défaut entré dans l'écran Cohortes) ou

• • « Trouver et créer » en recherchant la base de données pour une ou plusieurs destinations et créer des places en une seule étape

 2. Une fois la demande créée, vous pouvez :

• • Copier une entrée et cliquer Modifier  pour modifier la destination, l'horaire, etc. ; ou
  • Indiquer l'entrée comme horaire modèle afin que les informations sur l'horaire (dates de début et de fin, quarts, jours) soient appliquées lsi vous créez de nouvelles demandes par le biais des autres méthodes (ajout, copie, "trouver et créer").

 Étape 5 : Finaliser les demandes dans la boîte de sortie

1. Quand vous êtes prêt à produire des places dans la fiche de travail, cochez la case d'une ou plusieurs demandes ou cliquez pour toutes les sélectionner et :

• • • Choisissez « Copier à la boîte de sortie » dans le menu déroulant Action ; ou
    • Choisissez « Envoyer les demandes aux organismes receveurs » si les demandes sont prêtes à envoyer – ceci copiera les demandes à la boîte de sortie et les enverra d'un seul coup;
    • Cliquez sur pour procéder.

Étape 6 : Envoyer les demandes aux organismes receveurs 

Si les demandes n'ont pas été envoyées depuis la fiche de travail, il faut les envoyer depuis la boîte de sortie.

1. Cochez la case d'une ou plusieurs demandes, choisissez « Envoyer les demandes » dans le menu déroulant  « Action » et cliquez sur  pour effectuer l'envoi.

NOTE : L'organisme, site et service doivent être entrés avant qu'une demande ne puisse être envoyée. La destination peut être vide si le coordonnateur receveur détermine couramment la destination pour vous, ou si vous voulez l'entrer plus tard. Cependant, dans la plupart des cas, la destination devrait être précisée avant l'envoi. 

2. Après l'envoi de la demande, le statut de celle-ci sera « Env » (envoyé) si le site ou service receveur utilise HSPnet, ou « Env-P » sinon (envoyé au format PDF). Un fichier PDF sera produit automatiquement et ajouté à votre File d'impression pour toute demande en statut « Env-P » nécessitant une distribution par télécopie ou courriel à un organisme non-utilisateur.

Étape 7 : Surveiller et entrer les réponses 

L'écran de Bienvenue est le moyen le plus efficace de surveiller les réponses des sites utilisant HSPnet et d'entrer les réponses au nom des sites n'utilisant pas HSPnet. 

1. Quand un organisme n'utilisant pas HSPnet répond à vos demandes, trouvez ces demandes dans votre écran de bienvenue en cliquant sur le lien tel que « xx demandes en attente – Env-P ».
   
   
2. Dans la fenêtre Aperçu, cochez la case d'une ou plusieurs demandes, sélectionnez « Accepter par l'organisme » (ou « Refuser… » une raison est nécessaire lors d'un refus) ou « Annuler » avec comme raison « pas de réponse de la destination » si le site ne répond pas et cliquez 

Étape 8 : Affecter les enseignants et les étudiants

1. Les enseignants peuvent être affectés :
   
   • Au moment de la création de la demande dans la fiche de travail; ou
   • Dans l'écran d'affectation (auquel conduit le bouton d'accès  de la fiche de travail); ou
   • Dans la boîte de sortie en modifiant les détails d'une demande.
     
     
2. Les étudiants peuvent être affectés ou réaffectés dans l'écran d'affectation de la fiche de travail de groupe ou stage individuel  .
   • Cliquez Tout modifier et choisissez une destination dans le menu déroulant « Affecté » (ou cliquez modifier pour ajouter ou modifier l'affectation d'un seul étudiant);
   • Cliquez Tout sauvegarder pour sauvegarder les affectations d'un seul ou tous les étudiants;
   • Cochez la case d'un ou plusieurs étudiants et choisissez l'action appropriée pour affecter les étudiants temporairement (stage individuel) ou pour finaliser les affectations et divulguer le nom de l'étudiant (groupe ou stage individuel).

Pour réaffecter les étudiants, cochez la case des étudiants et choisissez l'action « Retirer les étudiants de cette affectation », puis modifiez et reconfirmez leur affectation comme dans la procédure ci-dessus.

NOTE : Si un stage individuel est attribué à plus d'un étudiant ou un stage de groupe est sur-alloué par rapport à la taille du groupe, un avertissement  apparaitra et les affectations devront être corrigées avant de confirmer.