Fonctions principales des Organismes Receveurs

Guide concernant les organismes receveurs (GCOR)

FORMATIONS pré-enregistrées et Guides pour les Coordonnateurs Receveurs

Thème	Conteau	Lien vers le Guide Vous devez cliquer sur les liens dans HSPnet	Lien vers la capsule vidéo Vous devez cliquer sur les liens dans HSPnet
Introduction à HSPnet	Première connexion : changer le mot de passe Options d’assistance/ ressources	Bienvenue à HSPnet	Première connexion pour nouveaux utilisateurs
	Confidentialité des données	Vie privée et sécurité	Vie privée et sécurité vidéo
	Rôles et responsabilités	Glossaire : Rôles des utilisateurs
Formation complète	Obligatoire pour devenir administrateur local		Formation pour coordonnateurs receveurs - Index des vidéos
Configuration  (pour les administrateurs locaux : AL)	Maintenance des services et destinations	Profils des organismes receveurs
	Déposer des documents	Gestion des services et destinations  Profil de destination Ajouter ou désactiver un service d’un site
	Maintenance > Configuration	Fermeture d’un site ou d’une destination due à une situation de risque ou un danger
Configuration  (AL)	Ajouter les membres du personnel	Téléversement des fichiers du personnel (grande quantité)
	Créer de nouveaux comptes utilisateurs : coordonnateurs receveurs, utilisateurs réguliers, agents de destination, etc.  Maintenance > personnel	Configuration de nouveaux comptes d’utilisateurs    Gérer l’accès des utilisateurs
Configuration  (AL)	Modifier le coordonnateur receveur Maintenance > Configuration > Services	Services – Modifier le nom du coordonnateur receveur affecté aux services
Traiter les demandes	Gestion des demandes : réacheminer, accepter, refuser  Raisons de refus et d’annulation	Cycle des demandes de stage  Glossaire des raisons pour annuler, accepter ou refuser des demandes de stage
Superviseurs	Affecter plusieurs superviseurs à un stage	Superviseurs-précepteurs multiples	Affectation de multiples superviseurs (précepteurs)
Agents de destination  (AL)	Donner accès aux agents de destination  Maintenance > personnel Présenter HSPnet aux agents de destination	Activation des AD et destinations	Accès à HSPnet (pour agents de destination Durée : 8 minutes
Vue d’ensemble	Visualiser le niveau d’occupation d’un site, service ou destination Sommaire DS	Sommaire des demandes de stage
Recherche	Chercher et trouver des milieux de stage, une demande, un étudiant ou enseignant  Chercher		Fonctions de la recherche Durée : 4 minutes
Non-utilisateurs HSPnet	Collaborer avec des organismes non-utilisateurs  Raccourci	Raccourci pour organismes receveurs	Délivrer des demandes à des personnes non-utilisatrices  Durée : 4 minutes
Rapports	Introduction aux fonctions de rapport Rapports > Menu des rapports		Rapports – Introduction  Durée : 6  minutes
Facturation	Produire des rapports de facturation  Rapports > Menu des rapports	Module de facturation	Webinaire sur le module de facturation  Durée : 51 minutes
Rapports	Créer, modifier, copier et sauvegarder un rapport avec les assistants HSPnet (pré-définis)  Rapports > Menu des rapports	Assistant aux rapports	Rapports – Assistants  Durée : 5 minutes
Rapports (fonction plus avancée)	Soumettre des demandes de rapports personnalisés au centre d’assistance de HSPnet, pour les rapports que vous ne pouvez pas créer vous-même.  Rapports > Menu des rapports	File de rapports personnalisés	Rapports – File de rapports personnalisés  Durée : 3 minutes

Rôles et responsabilités	Il y a deux niveaux d’utilisateurs dans HSPnet: Les utilisateurs réguliers (UR), et les administrateurs locaux (AL).
Les utilisateurs réguliers peuvent gérer le cycle d’un stage c’est à dire:	Gérer les demandes (Réacheminer, accepter, refuser, etc.); Changer la destination d’un stage; Associer une préceptrice à une demande de stage.
L'administrateur local est responsable de :	La gestion de sa base de données au sein de son département; La mise à jour de la configuration des services et destinations;   La gestion les dossiers et des comptes des utilisateurs lorsqu'il est nécessaire d'ajouter, modifier et archiver leurs renseignements; Soutien aux utilisateurs de son établissement ou département, particulièrement aux nouveaux utilisateurs.
Les bonnes pratiques de gestion HSPnet:	Les administrateurs ont accès à toutes les fonctionnalités des utilisateurs réguliers. Les bonnes pratiques de gestion HSPnet veulent qu’il y ait au moins un administrateur local par site ou programme. Idéalement, chaque site aura deux administrateurs locaux afin d’assurer du soutien lors d’absences de l'un des deux. Pour connaître votre rôle, allez à Maintenance > Personnel; entrer votre nom > Rechercher; une clef bleue = administrateur local; une clef jaune = utilisateur régulier. Pour avoir le rôle d’administrateur local, il faut être utilisateur et visionner le Webinaire Formation pour coordonnateurs receveurs - Index des vidéos puis contacter HSPnet.
	Pour en savoir plus sur les accès et fonctions rattachées à chaque rôle, consultez Gérer l’accès des utilisateurs   Pour en savoir plus sur les différents utilisateurs HSPnet : Glossaire: rôles des utilisateur s
ASSISTANCE HSPnet Quand faut-il contacter HSPnet : assistance@hspcanada.net	Pour faire créer un compte administrateur local; Pour faire ajouter un nouveau programme (OD) ou un nouveau site (OR); Pour faire ajouter certaines fonctionnalités; Pour faire des changements en grand nombre; Besoin de soutien technique sur une fonctionnalité de HSPnet.
COORDINATION PROVINCIALE HSPnet-Québec	Vous souhaitez vous impliquer dans la communauté HSPnet soit en: Offrant des capsules de formation; Chapeautant un comité d’utilisateurs dans votre région; Collaborant à un de nos comités; Vous aimeriez partager des pistes d’amélioration ? Vous avez des questions sur la facturation ? Vous voudriez que HSPnet soit présent lors d’un événement ou d’une réunion ? Questions ou commentaires sur la formation ? Sur ce document ? Contactez hspnetqc.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca