Fonctions principales des Organismes Demandeurs
Guide concernant les organismes receveurs (GCOR)
FORMATIONS pré-enregistrées et Guides pour les Coordonnateurs Receveurs
|
|
|
|---|---|
| Disponibles dans Assistance > Base de connaissances
Trois façons de trouver un document dans la Base de connaissances : (1) en ordre alphabétique dans la colonne gauche de votre écran; (2) avec l’outil de recherche dans le milieu de la page; (3) dans la section vous concernant |
|
|
Thème |
Contenu |
Lien vers le Guide *Vous devez cliquer sur les liens dans HSPnet |
Lien vers la capsule vidéo *Vous devez cliquer sur les liens dans HSPnet |
||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Introduction à HSPnet |
Première connexion : changer le mot de passe
Options d’assistance/ ressources |
|
|||||
| Confidentialité des données | |||||||
|
Rôles et responsabilités |
|||||||
|
Formation complète |
Obligatoire pour devenir administrateur local |
|
Webinaire CD - Formation complète
|
||||
|
Demandes de stage |
Comprendre les 8 étapes au cycle des demandes de stage
|
|
Webinaire CD - Formation complète |
||||
|
Étape 1: Configuration (pour les administrateurs locaux : |
Maintenance des programmes, cours et sessions Ajouter un nouveau cours ou stage; réviser la configuration d’un cours. Maintenance > configuration |
Cours – Ajouter un nouveau cours |
|
||||
|
|
|
| |||||
| |||||||
| |||||||
(AL) |
Ajouter les membres du Maintenance > personnel |
||||||
|
| ||||||
|
|
Cohortes |
Gestion des cohortes: Ajouter, copier et inactiver |
|
||||
|
Étape 2: Étudiants |
Téléverser des listes d’étudiants et les inscrire dans une cohorte . Maintenance > . Cohortes |
Téléversement automatisé des étudiants
|
Écran de maintenance – Étudiants Durée 4 minutes Gestion des inscriptions des étudiants Durée : 4 minutes |
||||
|
Étape 2: Étudiants |
Identifier les préalables de l’étudiant requis par l’OR . Maintenance > . Boite de sortie > Inscriptions ou Affectation |
(ex : déclaration d’antécédents judiciaires, Engagement à la confidentialité, vaccination, etc.) |
|
||||
|
Étape 3: Fiche de travail |
Créer des fiches de travail Cohortes |
Créer une fiche de groupe ou une fiche de stage individuelle
|
|
||||
|
Horaire |
Définir l’horaire quotidien et identifier les quarts Cohortes |
|
Formation CD - Partie 8 - Cycle de demande de stage Durée: 35 minutes
|
||||
|
|
Trouver et sélectionner des milieux de stage
|
Options pour créer des places dans les fiches de travail
|
Formation CD- Partie 9 - Création de demandes de stage Durée: 40 minutes Durée : 4 minutes |
||||
|
Étape 4: Créer des places (Fonction plus avancée) |
Gérer des demandes impliquant plusieurs destinations (demandes divisées) Division, liaison et fusion des demandes |
Division, liaison et fusion des
|
Durée : |
||||
|
Étape 5: Finaliser les demandes |
|
| |||||
|
|
|
|||||
|
Étape 6: Envoyer les demandes |
|
|
|
||||
|
|
|
|
Durée : 4 :27 |
||||
|
Étape 7: Surveiller les réponses |
Confirmer les demandes |
|
|||||
|
Étape 8: Affecter |
Affecter des étudiants et |
|
Durée : |
||||
|
Étape 8: Affecter |
Retrait d’un étudiant en stage |
|
|||||
|
Courriels |
Courriels de rappel : Prévoir un courriel de rappel pour un stage ou autre |
|
|||||
|
Vue d’ |
Fiches de travail > Sommaire DS |
Sommaire des demandes de stage |
|
||||
|
|
Chercher et trouver des milieux de stage, une demande, un étudiant ou
|
|
Durée : 4 : |
||||
|
(AL) |
Création d’accès pour étudiants Activation de l’accès étudiant (accès de base)
|
Configuration de nouveaux comptes d’utilisateurs Accès avancé (recommandé pour utiliser le téléversement de documents) Guide étudiant – Téléverser des documents (pour les étudiants avec accès avancé) |
Durée : 4 :44
|
||||
|
Enseignants (AL) |
Donner accès à HSPnet aux enseignants |
Accès à HSPnet pour enseignants Durée : 5 :51 |
|||||
|
Facturation |
Indiquer le montant à facturer Configuration > Maintenance des programmes |
|
Durée : |
||||
|
Rapports |
Introduction aux fonctions de rapport Rapports > Menu des |
|
Durée : 6 :41 | ||||
|
|
|
|||||
|
Rapports |
Créer, modifier, copier et sauvegarder un rapport avec les assistants HSPnet (pré-définis) Rapports > Menu des |
|
Durée : 5 : 55 |
||||
|
Rapports ( |
Soumettre des demandes de rapports personnalisés au centre d’assistance de HSPnet, pour les rapports que vous ne pouvez pas créer vous-même. Rapports > Menu des |
Rapports – File de rapports personnalisés Durée : 3 :
|
Rôles et responsabilités |
Il y a deux niveaux d’utilisateurs dans
|
|---|---|
Les utilisateurs réguliers peuvent gérer le cycle d’un stage c’est à dire:
|
|
| L'a |
|
|
Les |
Les administrateurs ont accès à toutes les fonctionnalités des utilisateurs réguliers. Les bonnes pratiques de gestion HSPnet veulent qu’il y ait au moins un administrateur local par site ou programme. Idéalement, chaque site aura deux administrateurs locaux afin d’assurer du soutien lors d’absences de l'un des deux. Pour connaître votre rôle, allez à Maintenance > Personnel; entrer votre nom > Rechercher; une clef bleue = administrateur local; une clef jaune = utilisateur régulier. Pour avoir le rôle d’administrateur |
|
Pour en savoir plus sur les accès et fonctions rattachées à chaque rôle, consultez Gérer l’accès des utilisateurs Pour en savoir plus sur les différents utilisateurs HSPnet : Glossaire, rôles des utilisateurs |
|
|
ASSISTANCE HSPnet Quand faut-il contacter HSPnet : assistance@hspcanada.net ? |
|
| COORDINATION PROVINCIALE |
Vous souhaitez vous impliquer dans la communauté HSPnet soit en:
Vous aimeriez partager des pistes d’amélioration ? Vous avez des questions sur la facturation ? Vous voudriez que HSPnet soit présent lors d’un événement ou d’une réunion ? Questions ou commentaires sur la formation ? Sur ce document ? Contactez hspnetqc.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca |