Fonctions principales des Organismes Demandeurs
Guide concernant les organismes receveurs (GCOR)
FORMATIONS pré-enregistrées et Guides pour les Coordonnateurs Receveurs
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Thème |
Contenu |
Lien vers le Guide *Vous devez cliquer sur les liens dans HSPnet |
Lien vers la capsule vidéo *Vous devez cliquer sur les liens dans HSPnet |
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| Introduction à HSPnet |
Première connexion : changer le mot de passe Options d’assistance/ ressources |
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| Confidentialité des données | |||
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Rôles et responsabilités |
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Formation complète |
Obligatoire pour devenir administrateur local |
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Webinaire CD - Formation complète |
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Demandes de stage |
Comprendre les 8 étapes au cycle des demandes de stage
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Webinaire CD - Formation complète |
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Étape 1: Configuration (pour les administrateurs locaux : AL) |
Maintenance des programmes, cours et sessions Ajouter un nouveau cours ou stage; réviser la configuration d’un cours. Maintenance > configuration |
Cours – Ajouter un nouveau cours |
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Étape 1: Configuration (AL) |
Ajouter les membres du personnel Maintenance > personnel |
Téléversement des fichiers du personnel
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Étape 2: Étudiants |
Configuration et gestion des cohortes Cohortes |
Gestion des cohortes: Ajouter, copier et inactiver |
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Étape 2: Étudiants |
Téléverser des listes d’étudiants et les inscrire dans une cohorte . Maintenance > Etudiants . Cohortes |
Téléversement automatisé des étudiants
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Écran de maintenance – Étudiants Durée 4 minutes Gestion des inscriptions des étudiants Durée : 4 minutes |
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Étape 2: Étudiants |
Identifier les préalables de l’étudiant requis par l’OR . Maintenance > étudiant . Boite de sortie > Inscriptions ou Affectation |
(ex : déclaration d’antécédents judiciaires, Engagement à la confidentialité, vaccination, etc.) |
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Étape 3: Fiche de travail |
Créer des fiches de travail Cohortes |
Créer une fiche de groupe ou une fiche de stage
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Horaire |
Définir l’horaire quotidien et identifier les quarts Cohortes |
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Formation CD - Partie 8 - Cycle de demande de stage Durée: 35 minutes
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Étape 4: Créer des places |
Trouver et sélectionner des milieux de stage
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Options pour créer des places dans les fiches de travail
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Formation CD- Partie 9 - Création de demandes de stage Durée: 40 minutes Durée : 4 minutes |
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Étape 4: Créer des places (Fonction plus avancée) |
Gérer des demandes impliquant plusieurs destinations (demandes divisées) Division, liaison et fusion des demandes |
Division, liaison et fusion des demandes de stage
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Durée : 4 minutes |
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Étape 5: Finaliser les demandes |
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Étape 6: Envoyer les demandes |
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Étape 6: Envoyer les demandes |
Faire des demandes à des OR non-utilisateurs de HSPnet |
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Délivrer des demandes à des personnes non-utilisatrices Durée : 4 |
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Étape 7: Surveiller les réponses |
Confirmer les demandes |
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Étape 8: Affecter |
Affecter des étudiants et enseignants à des stages |
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Durée : |
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Étape 8: Affecter |
Retrait d’un étudiant en stage |
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Courriels |
Courriels de rappel : Prévoir un courriel de rappel pour un stage ou autre |
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Vue d’ensemble |
Gérer la capacité d’accueil et l’utilisation des milieux Fiches de travail > Sommaire DS |
Sommaire des demandes de stage |
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Recherche |
Chercher et trouver des milieux de stage, une demande, un étudiant ou enseignant |
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Durée : 4 |
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Création d’accès (AL) |
Créer de nouveaux comptes utilisateurs : coordonnateurs demandeurs, utilisateurs réguliers, étudiants, enseignants Maintenance > Personnel OU Cohortes Création d’accès pour étudiants Activation de l’accès étudiant (accès de base)
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Configuration de nouveaux comptes d’utilisateurs Accès avancé (recommandé pour utiliser le téléversement de documents) Guide étudiant – Téléverser des documents (pour les étudiants avec accès avancé) |
Durée : 4
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Enseignants (AL) |
Donner accès à HSPnet aux enseignants |
Accès à HSPnet pour enseignants Durée : 5 |
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Facturation |
Indiquer le montant à facturer Configuration > Maintenance des programmes |
Webinaire sur le module de facturation Durée : 51 |
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Rapports |
Introduction aux fonctions de rapport Rapports > Menu des rapports |
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Durée : 6 |
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Rapports |
Créer, modifier, copier et sauvegarder un rapport avec les assistants HSPnet (pré-définis) Rapports > Menu des rapports |
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Durée : 5 |
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Rapports (Fonction plus avancée) |
Soumettre des demandes de rapports personnalisés au centre d’assistance de HSPnet, pour les rapports que vous ne pouvez pas créer vous-même. Rapports > Menu des rapports |
Rapports – File de rapports personnalisés Durée :
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Rôles et responsabilités |
Il y a deux niveaux d’utilisateurs dans HSPnet: les utilisateurs réguliers (UR), et les administrateurs locaux (AL) |
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| Les utilisateurs réguliers peuvent gérer le cycle d’un stage c’est à dire: |
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| L'administrateur local est responsable de : |
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Les bonnes pratiques de gestion HSPnet: |
Les administrateurs ont accès à toutes les fonctionnalités des utilisateurs réguliers. Les bonnes pratiques de gestion HSPnet veulent qu’il y ait au moins un administrateur local par site ou programme. Idéalement, chaque site aura deux administrateurs locaux afin d’assurer du soutien lors d’absences de l'un des deux. Pour connaître votre rôle, allez à Maintenance > Personnel; entrer votre nom > Rechercher; une clef bleue = administrateur local; une clef jaune = utilisateur régulier. Pour avoir le rôle d’administrateur local, il faut être utilisateur et visionner le Webinaire CD – Formation complète, puis contacter HSPnet. |
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Pour en savoir plus sur les accès et fonctions rattachées à chaque rôle, consultez Gérer l’accès des utilisateurs Pour en savoir plus sur les différents utilisateurs HSPnet : Glossaire, rôles des utilisateurs |
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ASSISTANCE HSPnet Quand faut-il contacter HSPnet : assistance@hspcanada.net |
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| COORDINATION PROVINCIALE HSPnet-Québec |
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